Puntos débiles e informes de gastos

Puede que no sea el tema más emocionante, pero los informes de gastos son algo que toda empresa debe abordar. El proceso de informe de gastos es diferente en cada empresa y, a menudo, también difiere según la región; puede obtener más información al respecto en mi Publicación anterior sobre el estado de los informes de gastos en todo el mundo. Incluso el sistema de informes de gastos más refinado puede tener sus puntos débiles.

En una encuesta reciente de la Fundación GBTA, realizada en asociación con HRS, los compradores de viajes identificaron los pasos iniciales, incluida la creación de un informe de gastos, el ingreso de datos y la adjuntación de recibos, como los más problemáticos.

Cuando observa las empresas que procesan internamente los informes de gastos sin software de terceros, la mitad de los compradores de viajes encuentran que configurar informes de gastos (49 por ciento), ingresar los datos (54 por ciento) y adjuntar recibos (55 por ciento) son los principales puntos débiles. No es sorprendente que la mayoría de los que subcontratan el proceso de informes de gastos o utilizan software de terceros digan que estas áreas no necesitan mejoras.

Si bien los compradores de viajes no encuentran que dirigir el informe de gastos a través de los canales adecuados para su aprobación y procesamiento sea un obstáculo tan grande como compilar y enviar el informe, esta área de informes de gastos en realidad presenta el mayor desafío para el tiempo y el dinero de las empresas.

Aproximadamente el 19 por ciento de los informes de gastos contienen errores y cuesta $52 y toma 18 minutos corregir cada uno de esos informes de gastos que contienen errores o información errónea, lo que equivale a medio millón de dólares y casi 3000 horas dedicadas a corregir informes de gastos cada año para la empresa promedio. Ese es tiempo y dinero que podría gastarse mejor en otro lugar.

Todos estos puntos débiles presentan oportunidades de mejora, por lo que las empresas pueden encontrar formas de aumentar la eficiencia ahorrando dinero, tiempo y recursos. Con la rápida introducción de nuevos productos financieros en la industria de los viajes de negocios, las empresas deben evaluar continuamente sus prácticas existentes y sus necesidades comerciales para asegurarse de que están trabajando de la manera más eficiente y consciente de los costos posible.