Encuesta: La consolidación de los programas de eventos conduce al éxito futuro de los gerentes de viajes y planificadores de eventos

Dos años después, casi todos los gestores de viajes y organizadores de eventos con programas consolidados afirman tener éxito

Alexandria, Va. – 12 de diciembre de 2017 – La consolidación de programas de viajes, reuniones y eventos (cuando las organizaciones conectan estructuras internas que se superponen en funciones, pero que históricamente no se han comunicado entre sí) ha crecido un 62 por ciento desde 2015. Si esta tendencia continúa a este ritmo, dos tercios (68 por ciento) de Los programas se consolidarán completamente para 2019, según una nueva investigación publicada hoy por la Fundación GBTA, el brazo de educación e investigación de la Asociación Global de Viajes de Negocios (GBTA), en asociación con Cvent, Inc., la empresa líder en tecnología para reuniones, eventos y hotelería.

"Las organizaciones pueden aumentar la eficiencia, reducir las redundancias y, en última instancia, ahorrar tiempo y dinero al combinar viajes, eventos e incluso programas de marketing", afirmó Patrick Smith, director de marketing de Cvent. “Estos programas deberían funcionar de la mano entre sí, en lugar de funcionar de forma aislada. Estamos viendo que más programas de viajes y eventos se unen a un ritmo más rápido que nunca, lo que apunta al creciente reconocimiento de la industria de que todas estas funciones se apoyan y refuerzan entre sí y generan mejores resultados comerciales”.

"La paciencia es clave cuando se trata de consolidación", dijo Kate Vasiloff, directora de investigación de GBTA. “Los programas consolidados han disfrutado de un éxito increíble, pero es posible que los beneficios no lleguen de inmediato. Los administradores de viajes y planificadores de eventos con programas consolidados reportan un mayor éxito ahora que hace dos años, lo que hace que el valor de la consolidación valga la pena el tiempo y la inversión necesarios para implementar, solucionar problemas y optimizar un programa unificado”.

Esta investigación es la segunda edición de una encuesta realizada a gestores de viajes y planificadores de eventos en América del Norte, con el objetivo de descubrir qué porción del mercado incluye programas consolidados, qué factores impulsaron el paso a la consolidación y qué éxitos, si los hubo, han experimentado las empresas como un resultado. Casi todos los encuestados con programas consolidados informaron un gran éxito, más que hace dos años, una señal de que es posible que todos los beneficios y el valor de la consolidación no se obtengan inmediatamente después de la implementación.

 

Resultados clave

En los últimos dos años, la tendencia a colapsar la gestión de reuniones, eventos y/o programas de viajes casi se ha duplicado.

• Casi todos (97 por ciento) de aquellos con programas completamente consolidados reportan un gran éxito en el logro de sus objetivos de consolidación, lo que marca un aumento del 14 por ciento en el éxito reportado con respecto a hace dos años.
• Casi dos tercios (64 por ciento) de las reuniones, eventos y/o programas de viajes están completamente consolidados o en proceso de consolidación.
• Desde 2015, la proporción de gestores de viajes que dicen que actualmente están considerando la consolidación se redujo a casi la mitad (46 por ciento), y muchos más adoptaron la consolidación que no.
• Cuando se analizan objetivos de consolidación específicos, mejorar la transparencia (83 por ciento), aprovechar/maximizar el gasto (79 por ciento) y aumentar la eficiencia (77 por ciento) siguen siendo los principales impulsores, y muchos citan las mejoras en estas áreas como beneficios significativos para la consolidación.

 

Los desafíos a la consolidación están cambiando
En 2015, los mayores desafíos para los gestores de viajes fueron conseguir la aceptación del liderazgo para la consolidación y el uso de tecnología de gestión. Sin embargo, muchas cosas han cambiado en dos años, ya que los desafíos reportados para asegurar el apoyo del liderazgo han disminuido (47 por ciento en 2017 versus 56 por ciento en 2015). Es probable que esto se deba en parte al creciente uso de la tecnología, ya que el número de gestores de viajes que utilizan tecnología de gestión de reuniones, eventos y viajes casi se duplicó durante el mismo período (60 por ciento en 2017 frente a 34 por ciento en 2015). Aunque se están consolidando más programas a un ritmo más rápido, casi una cuarta parte (23 por ciento) de los administradores de viajes y planificadores de eventos no tienen un programa consolidado de reuniones, eventos o viajes, y no tienen planes de implementar uno, mientras que solo uno de cada siete (14 por ciento) están considerando la consolidación.

 

Motivaciones para la consolidación
En los últimos dos años, la consolidación se ha vuelto cada vez más atractiva para las organizaciones a medida que comienzan a reconocer sus beneficios. El setenta y cinco por ciento de los administradores de viajes y planificadores de eventos expresaron interés en mejorar la visibilidad y la transparencia de los costos generales de viajes, reuniones y eventos mediante la consolidación. Otros factores para avanzar hacia la consolidación incluyeron la obtención de mejores tarifas negociadas y precios dinámicos (69 por ciento), que aumentaron un 35 por ciento desde 2015, y un mejor apalancamiento del gasto y el gasto maximizado (66 por ciento).

 

Más información
El informe, Consolidación dos años después: cambios, tendencias y status quo, está disponible exclusivamente para los miembros de GBTA a través de haciendo clic aquí y los no miembros pueden comprar el informe a través de la Fundación GBTA enviando un correo electrónico a pyachnes@gbtafoundation.org.

La Fundación GBTA acogerá un seminario web en asociación con Cvent el 14 de diciembre de 2017 a las 11 a.m. ET para discutir los hallazgos del estudio y comprender cómo continúa evolucionando el panorama de reuniones, eventos y/o consolidación de programas de viajes. Regístrese hoy.

Metodología: La Fundación GBTA realizó una encuesta en línea a 124 gestores de viajes y planificadores de eventos en América del Norte. Para calificar, los participantes deben haber estado al menos "algo involucrados" en reuniones, eventos y viajes en su organización.

 

Acerca de Cvent, Inc.

Cvent, Inc. es una empresa líder en gestión de eventos empresariales basada en la nube, con decenas de miles de clientes y más de 2700 empleados en todo el mundo. Cvent ofrece soluciones de software a planificadores de eventos para registro de eventos en línea, selección de lugares, gestión de eventos, aplicaciones móviles para eventos, marketing por correo electrónico y encuestas web. Cvent proporciona a los hoteleros una plataforma integrada que permite a las propiedades aumentar la demanda empresarial del grupo a través de publicidad dirigida y mejorar la conversión a través de soluciones patentadas de gestión de la demanda y de inteligencia empresarial. Las soluciones de Cvent optimizan toda la cadena de valor de la gestión de eventos y han permitido a clientes de todo el mundo gestionar cientos de miles de reuniones y eventos. Para obtener más información, visite Cvent.com o conéctese con nosotros en Facebook, Gorjeo o LinkedIn.

 

Acerca de la Fundación GBTA

La Fundación GBTA es el brazo de educación e investigación de la Global Business Travel Association (GBTA), la principal organización de viajes de negocios y reuniones corporativas del mundo. En conjunto, los más de 9.000 miembros de GBTA gestionan anualmente más de $345 mil millones en gastos globales en viajes de negocios y reuniones. GBTA proporciona a su red de 21.000 gestores de reuniones y viajes empresariales y gubernamentales, así como a proveedores de servicios de viajes, eventos de networking, noticias, educación y desarrollo profesional, investigación y promoción. La fundación se estableció en 1997 para apoyar a los miembros de GBTA y a la industria en su conjunto. Como fundación líder en educación e investigación en la industria de viajes de negocios, la Fundación GBTA busca financiar iniciativas para promover la profesión de viajes de negocios. La Fundación GBTA es una organización sin fines de lucro 501(c)(3). Para más información, ver gbta.org y gbta.org/fundación.