La necesidad crítica del deber de diligencia

Una vez más, la semana pasada, el mundo observó con horror cómo se desarrollaban las escenas de otro ataque terrorista. Tres ataques, que se produjeron apenas unos días después de otro, se produjeron en sectores populares y concurridos de las ciudades, donde los viajeros, turistas y profesionales de negocios continuaban con su vida cotidiana.

Por supuesto, mientras el mundo observa y llora, la vida de los espectadores debe volver a la normalidad. Para los profesionales de viajes de negocios, la incertidumbre y la aleatoriedad de tales incidentes solo refuerzan la necesidad de mejorar los procesos de aprobación previa para los viajeros de negocios y ampliar el deber de diligencia para garantizar que se tomen todas las medidas para proteger a quienes viajan en nombre de una organización.

A nueva encuesta patrocinado por Concur se centró en el comportamiento de viajes de negocios de los viajeros en el Reino Unido, Alemania y Francia. El estudio, patrocinado por Concur y llamado Comportamiento de reserva: la perspectiva del viajero de negocios descubrió que cada vez más empresas están incorporando procesos de aprobación previa en la experiencia de reserva de viajes. Si bien estos pueden variar desde una rápida aprobación verbal hasta un proceso más estricto, la lógica detrás de dichas aprobaciones es doble. Primero, ayuda a los gerentes a mantenerse informados sobre los gastos de viaje, las fechas y los planes. En segundo lugar, establece además el deber de diligencia para los viajeros de negocios que viajan en nombre de sus empresas. Saber que los empleados están seguros y accesibles es más importante ahora que nunca.

Según el nuevo estudio, “la aprobación previa al viaje puede ser un componente importante de un programa de viaje gestionado. Disponer de un proceso de aprobación previa al viaje puede permitir a las empresas cumplir con sus responsabilidades de deber de diligencia, garantizar el cumplimiento de la política de viajes y limitar los costos. Aproximadamente la mitad de los viajeros de negocios en cada país dicen que su empresa les exige obtener una aprobación previa al viaje para viajes de negocios nacionales, y dos tercios dicen que les exige obtener una aprobación previa al viaje para viajes de negocios internacionales”.

Como nos recuerdan los recientes ataques terroristas, hay pocos rincones del mundo que sean realmente seguros, incluso para los viajeros de negocios generalmente cautelosos. Tener un proceso de aprobación implementado que permita a una organización saber dónde están sus recursos (y poder reaccionar, responder y reagruparse después de que ocurra un evento de este tipo) brinda a todos una mayor tranquilidad. Se encontró que las tasas de cumplimiento del proceso de aprobación previa de una empresa eran altas. Los viajeros de negocios en los tres países admitieron adherirse a la política de su empresa la mayor parte del tiempo o siempre.

No existe una forma garantizada de garantizar que los viajes de negocios sigan siendo completamente seguros en el mundo actual, independientemente de si se realizan viajes nacionales o internacionales. Sin embargo, lo que encontró el estudio reciente de Concur es que tanto la organización como el viajero reconocen que se deben tomar y cumplir medidas para que se pueda conocer rápidamente el paradero de quienes viajan en caso de que algo suceda. Este es un aspecto de un plan de deber de cuidado más amplio que los compradores de viajes pueden tener para garantizar la seguridad de sus viajeros lo mejor que puedan.