TMC 101: si, por qué y cómo usar TMC

¿Qué valor puede aportar una empresa de gestión de viajes (TMC) a su programa? ¿Cómo encuentra una TMC que se ajuste a sus necesidades programáticas y organizativas? ¿Qué es un acuerdo razonable? Estas son solo algunas de las muchas preguntas que pueden tener las personas en el espacio de viajes administrados.

Independientemente del tamaño o el gasto, traer una TMC puede ser un proceso arduo. Para ayudar con el proceso, la Fundación GBTA se asoció recientemente con US Bank para delinear las "5 preguntas más frecuentes sobre TMC y sus respuestas". El documento de una página describe consejos útiles para los profesionales que recién comienzan en la gestión de viajes, como por ejemplo, cómo decidir cuándo incorporar una TMC o cuánto ahorro esperar.

GBTA también realizó un seminario web de preguntas y respuestas en vivo con gerentes de viajes veteranos, lo que permitió a los participantes irse con una mejor comprensión de cómo su programa de viajes podría beneficiarse de un TMC. Si bien ciertamente no existe un enfoque único para encontrar y elegir una TMC, las personas pueden beneficiarse al escuchar las experiencias y los consejos de los veteranos de la industria.

Kate Vasiloff dirigió el seminario web, durante el cual Eddie Martinez de Rackspace y Mauro Ruggiero de Finastra brindaron información valiosa. Aquí hay un par de conclusiones clave:

Sea exigente y sepa cuáles son sus no negociables. Cíñete a los artículos de tu lista de deseos y no hagas concesiones. Si un TMC no puede satisfacer una necesidad importante, está bien seguir adelante. Si algo no suena bien o no se siente bien para su programa, hay alguien más que encajará mejor, será más flexible y tendrá un conjunto de ofertas más adecuado para su organización. Una asociación que no beneficia a todos mutuamente no tiene poder de permanencia.

Traer un TMC lo ayudará a recuperar el valor de los boletos no utilizados. Cuando las TMC administran los canales de reserva, los agentes saben cuándo se reservan los boletos y se realizan las reservas. Los TMC tienen buenas relaciones con las aerolíneas y sus proveedores, lo que significa que pueden ayudar a recuperar parte del dinero perdido por boletos cambiados o perdidos.

No se avergüence de pedir a las TMC que sean creativas. Hay una variedad de modelos disponibles, y debe llegar a un acuerdo que beneficie tanto a su programa como al de ellos. Si los agota en la mesa de negociaciones, no estarán dispuestos a trabajar con usted en el futuro.

Durante el proceso de negociación, solicite funciones gratuitas como informes personalizados. Algunas TMC intentarán cobrarle por transacción, así que solicite beneficios tangibles que mejoren su programa de viaje por adelantado.

Las TMC son una extensión de su empresa. Cuando trae un TMC, hay un impacto inmediato. Ahora tiene un equipo completo de expertos en la materia detrás de usted a quienes no tiene que capacitar; simplemente puede incorporarlos y están listos para comenzar.

Haz las preguntas difíciles. No hay pregunta demasiado pequeña o demasiado específica. Los TMC lo han escuchado todo y están felices de tener la oportunidad de demostrarle su potencial.

Reserva el derecho de seguir haciendo preguntas y seguir cambiando. Al final del día, el TMC que funciona es el TMC que cambia y crece contigo.

Los miembros de GBTA pueden ver el seminario web completo a través del Hub. Estas sesiones están a la vuelta de la esquina:

• El gran debate: elegir entre un programa de viaje "gestionado" o "reserva abierta" (martes 24 de octubre - 2:00 p. m. ET)
• ¿Qué sigue en innovación de viajes corporativos? Escuche a varias estrellas de Innovation Row (jueves 26 de octubre a las 2:00 p. m. ET)
• GBTA ECPAT (Acabemos con la prostitución y el tráfico de niños) (martes 31 de octubre - 2:00 p. m. ET)
  Creación de una experiencia de viaje sin fricciones: región de Europa (lunes 6 de noviembre a las 9:00 a. m., hora del este)

El programa completo de seminarios web está disponible aquí.