Los profesionales de viajes aceptan que la reserva directa llegó para quedarse, trabajan para ganar visibilidad en el ahorro de costos y la gestión de riesgos

Un nuevo estudio de la Fundación GBTA, en asociación con Concur, explora las prioridades y los desafíos que enfrentan los programas de viajes corporativos en la actualidad. A medida que la industria de viajes evoluciona en respuesta a la tecnología móvil y el comportamiento de reserva directa de los empleados, los profesionales de viajes descubren que necesitan modernizar sus programas de viajes no solo para controlar los costos, sino también para aumentar la visibilidad general de viajes y gastos.

Reserva directa: llegó para quedarse
Cuando se trata de la efectividad del programa de viajes, los profesionales de viajes informan que la reserva directa es un desafío principal. Las reservas directas se están volviendo cada vez más populares dada la creciente preferencia entre los viajeros de negocios por un enfoque de autoservicio para la reserva, sin mencionar el hecho de que la satisfacción de los viajeros con las herramientas de reserva preferidas por la empresa no siempre ha seguido el ritmo de las herramientas de los proveedores. Cada vez más, los proveedores ahora ofrecen incentivos para reservar directamente, y la tecnología móvil también facilita que los viajeros de negocios se conecten con los proveedores.

Los profesionales de viajes intentan unir la tecnología móvil y el proceso de viajes corporativos no solo para mejorar la experiencia del viajero, sino también para aumentar el cumplimiento de los empleados. Sin embargo, los profesionales de viajes no pueden lograr plenamente sus prioridades de nivel superior de deber de cuidado y ahorro de costos sin abordar la reserva directa.

Implicaciones de la reserva directa
Los profesionales de viajes están de acuerdo en que la falta de visibilidad causada por la reserva directa tiene implicaciones en el deber de cuidado. La gran mayoría está de acuerdo en que, en tiempos de crisis, las herramientas tradicionales de gestión de viajes corporativos no pueden localizar a los viajeros que han reservado directamente con los proveedores.

Educar a los empleados, que generalmente quieren hacer lo correcto, sobre las técnicas adecuadas de reserva directa, no solo aumentará la visibilidad de los gastos, sino que también ayudará a las empresas a ahorrar en sus resultados. Algunas de estas técnicas adecuadas de reserva directa incluyen:

• Reserva a través de los canales autorizados
• seguimiento de gastos

La reserva directa del proveedor no administrado puede llevar a los viajeros a, sin saberlo, 'omitir' en tarifas y comodidades negociadas y, en última instancia, pagan precios más altos.

Próximos pasos: ¿Qué debe hacer un profesional de viajes?
Impulsados por la necesidad de controlar los gastos invisibles y adaptarse a las nuevas tendencias en el comportamiento de los viajeros, los profesionales de viajes están recurriendo a la tecnología para capturar datos de reservas directas. Algunos facilitan que los viajeros compartan la información de su viaje, mientras que otros utilizan un sistema de captura de datos automatizado, entre otros métodos. Algunos también confían en los datos de informes de gastos, pero debido a que se reciben después del viaje, este enfoque tiene serias implicaciones en el deber de cuidado.

Mediante la implementación de soluciones de viaje optimizadas que incluyen tecnología móvil, los profesionales de viajes esperan mejorar las probabilidades de recibir datos de reserva directa y obtener visibilidad del panorama general del comportamiento de viaje de los empleados. Sin embargo, todavía están buscando la capacidad de capturar información detallada del viaje, incluida la clase, el número de boleto y la asignación de asientos. Estas áreas también necesitan más cobertura de datos:

• Visibilidad en tiempo real de los gastos
• Informes de gastos automatizados
• Mejor integración entre sistemas tecnológicos
• Mayor alcance de proveedores para programas automatizados de captura de datos

Con los rápidos cambios de la industria, los profesionales de viajes se dan cuenta de que estar preparados para los cambios futuros es más crítico ahora que nunca. Coinciden en que todavía hay obstáculos que superar con la tecnología y la gestión de riesgos, pero confían en que la evolución de la tecnología en estas áreas seguirá ofreciendo mayores capacidades. Sienten que están avanzando en la obtención de datos valiosos que pueden generar mayores ahorros de costos e implementar más responsabilidades de deber de cuidado.

Tanto los profesionales de viajes como los viajeros, en última instancia, quieren lo mejor para su empresa y, aunque la reserva directa puede plantear algunos desafíos, también existen muchas oportunidades. Es posible que los profesionales de viajes alcancen las prioridades críticas del programa y, al mismo tiempo, satisfagan las preferencias de los viajeros, si se implementa la tecnología adecuada.

“El estudio de la Fundación GBTA confirmó contundentemente que casi el 40 % de los viajeros de negocios frecuentes administrados compran y reservan regularmente directamente con proveedores y OTA, además del canal OBT/TMC tradicional”, dijo Mike Koetting, vicepresidente ejecutivo, proveedores y servicios TMC de Concur. . “Este comportamiento multicanal es una realidad bien arraigada en todas las geografías y todos los grupos demográficos que se estudiaron. Es casi seguro que las empresas que siguen limitando el alcance de su programa de gestión de viajes al canal tradicional han perdido visibilidad, ahorros y control sobre el gasto en los canales no tradicionales. Capturar y administrar viajes, sin importar dónde se compraron, ya no es opcional para un programa de viajes bien administrado”.

Metodología: Este estudio utilizó un enfoque tanto cualitativo como cuantitativo. El lado cualitativo se basa en 11 entrevistas en profundidad de gerentes de viajes en los Estados Unidos y Europa, en su mayoría de organizaciones con programas de viajes maduros, realizadas en junio de 2016. El lado cuantitativo consistió en una encuesta complementaria completada por 84 agencias de viajes con sede en EE. UU. los gerentes se presentaron del 7 al 12 de julio de 2016.

Lea el informe completo: El estudio, Programas de viaje: desafíos, prioridades e implicaciones, está disponible de forma gratuita exclusivamente para los miembros de GBTA por haciendo clic aquí y los no miembros pueden comprar el informe a través de la Fundación GBTA enviando un correo electrónico pyachnes@gbtafoundation.org.