Nuevo documento técnico revela las mejores prácticas para aumentar la eficiencia con eRFP

Ayer, el Comité de Reuniones de la Asociación Global de Viajes de Negocios (GBTA) y el Grupo de Trabajo APEX (APEX) del Consejo de la Industria de Convenciones (CIC) publicaron un nuevo documento técnico conjunto, Mejorando la eficiencia y eficacia de eRFP para la industria de reuniones. El siguiente comunicado de prensa salió anunciando el nuevo recurso:

El documento técnico combina los hallazgos de la investigación complementaria realizada por los dos grupos en 2014 que examinan el uso, los impulsores y los efectos de la eRFP para brindar recomendaciones para mejorar el proceso de la eRFP.

GBTA realizó una encuesta en línea de 412 compradores, proveedores y agencias de terceros en marzo de 2014 que analizó el impacto de los eRFP en compradores, terceros y proveedores. La investigación de CIC incluyó 20 entrevistas con personas que representan una muestra representativa de planificadores que buscan ubicaciones para eventos y fue realizada por Terri Breining (Breining Group) y Mariela McIlwraith (Meeting Change).

El uso de Solicitudes de Propuestas electrónicas (eRFP) para buscar hoteles y lugares se ha disparado en los últimos años. Este documento técnico conjunto se centra en las tendencias en el uso de eRFP desde la perspectiva de todos los grupos involucrados en el proceso de abastecimiento, incluidos compradores corporativos/asociaciones, hoteleros, compradores externos, empresas de gestión de reuniones, empresas de tecnología de reuniones y oficinas de convenciones y visitantes. Si bien esto ha traído muchos beneficios a la industria de las reuniones, también trae desafíos importantes debido al alto volumen de eRFP emitidos, que se describen en el documento técnico.

"Los eRFP son claramente una herramienta positiva para la industria de las reuniones, pero no hay duda de que en los últimos años su uso en rápido crecimiento ha creado desafíos importantes", dijo Shimon Avish, miembro del Comité de Reuniones de GBTA y director de Shimon Avish Consulting LLC. "Nos complació trabajar con el grupo de trabajo APEX de CIC para crear este documento técnico que identifica los próximos pasos para hacer que el proceso de eRFP sea más eficiente y efectivo en un esfuerzo por continuar impulsando la industria de reuniones".

El documento técnico revela varias mejores prácticas emergentes para reducir la cantidad de eRFP que llegan al mercado y aumentar la satisfacción de todas las partes interesadas involucradas en el proceso:

• Educación: los profesionales de abastecimiento deben educar a los compradores sobre los impactos de la emisión excesiva de eRFP, así como sobre los beneficios de la investigación para garantizar que se obtengan los hoteles/lugares apropiados y la importancia de proporcionar información completa.
• Procesos: la adopción de plantillas estandarizadas y mejores comunicaciones se encuentran entre las formas de mejorar los procesos al tratar con eRFP.
• Límites: se pueden imponer límites a través de políticas o tecnología para mantener bajo el número de eRFP.
• Soluciones tecnológicas: la tecnología se puede utilizar para facilitar los procesos de gestión de clientes potenciales para hoteles/lugares.
• Modelos de tecnología alternativos: los modelos alternativos pueden reducir la dependencia de los pagos de los proveedores al sistema de tecnología de reuniones o, en ciertos casos, pueden permitir un sistema de reserva sin contacto que elimina por completo la necesidad de una solicitud electrónica de propuestas.

"Estamos agradecidos de haber podido reunir el trabajo y las conversaciones de dos grupos de trabajo independientes de la industria en un documento técnico que articula nuestros problemas y oportunidades colectivos", dijo Christine "Shimo" Shimasaki, CDME, CMP, presidenta del grupo de trabajo APEX de CIC sobre eRFP y directora general. de empowerMINT.com de DMAI. “Ahora comienza el verdadero trabajo a medida que educamos tanto a los compradores como a los vendedores y nos esforzamos por lograr procesos más eficientes”.

Los profesionales de la industria pueden encontrar el documento técnico y recursos adicionales tanto en la sitio web de CIC y el Centro GBTA.