Compradores de viajes: ¿El COVID ha descubierto lagunas en su programa de riesgos de viajes?

El seminario web de la semana pasada, “Discusión del comprador: ¿Ha descubierto COVID brechas en su política, programa y continuidad del negocio de riesgos de viajes?”, contó con expertos en gestión de riesgos y viajes de cuatro organizaciones diferentes que compartieron sus experiencias en la pandemia: Jafles Pacheco, jefe de Gasto en Material Indirecto. Gestión en Oerlikon; Catherine Rigby, GTP, CCTE, gerente de Riesgos y Seguridad en Viajes del CFA Institute; Jan Uecker, GTP, CTE, gerente de Viajes Globales en UL LLC; y Julie Kleim, gerente de adquisiciones de viajes y gastos corporativos en CLEAResult.

 

Cada panelista compartió ideas sobre el papel de las organizaciones, proveedores y viajeros en la evaluación de los riesgos de salud y seguridad, y herramientas y recursos utilizables para ayudar a mitigar esos riesgos dentro de su propia empresa:

 

Jan Uecker: En UL LLC, desarrollamos un proceso llamado “Reglas del camino: las 10 'R' para navegar en viajes en medio de una pandemia global”, que proporciona pasos que el viajero debe considerar antes y durante el viaje: reconsiderar; Investigación; Revisar; Requisitos; Reutilizar; Reajustar; Recordar; Reconfirmar; Descanse, Relájese y Repose; e Informe. Se pueden encontrar más detalles sobre cada “R” en el Kit de herramientas de gestión de riesgos del comprador de GBTA disponible en el Centro de miembros de gbta.org.

 

Catalina Rigby: Antes de que los viajeros vuelvan a viajar, considere la Política (identificar y llenar las lagunas en su programa de viajes antes de que los empleados reanuden el viaje); Hechos (tener recursos, como requisitos de cuarentena o fronteras, fácilmente disponibles); Apoyo (proporcionar una lista de verificación de viaje seguro para que los empleados la completen antes de viajar); y Planificar (crear una guía de recursos de “ventanilla única” con información como requisitos de entrada/salida, seguros y recursos del gobierno local a los que los empleados pueden consultar mientras viajan).

 

Julia Kleim: Considere la posibilidad de desarrollar un grupo de trabajo interno sobre pandemias para analizar las políticas de la empresa (como los requisitos de aprobación de viajes), interactuar con socios comerciales (evaluando los riesgos de la cadena de suministro y obtener herramientas útiles de los proveedores para gestionar la pandemia) y desarrollar procesos para alinear los objetivos comerciales con nuevos protocolos de seguridad (políticas de trabajo desde casa, exámenes de salud de los empleados, cómo hacer que el personal regrese de manera segura a la oficina).

 

Jafles Pacheco: Cree un plan de contingencia empresarial para la gestión de riesgos de la cadena de suministro analizando los riesgos "Upstream"/de abastecimiento y "Downstream"/riesgos operativos. Crear un proceso continuo que analice e identifique riesgos; cuantifica el impacto de los riesgos; y que crea, comunica y monitorea planes de contingencia. Priorizar las áreas o proveedores

a evaluarse en función del riesgo y el valor que representa la categoría.

 

Todos los panelistas coincidieron en que la mitigación de riesgos debe ser un proceso constante y en evolución, no sólo durante esta pandemia, sino también más allá. Otro punto de acuerdo para todos los panelistas: en esta época de cambios, manténganse ágiles, flexibles y estén abiertos al cambio. Sea como una esponja y aproveche todos los recursos disponibles para aprender. Y no tenga miedo de admitir lo que no sabe y de pedir ayuda a los demás.

 

Para obtener más información sobre los recursos y la información mencionados anteriormente, consulte el kit de herramientas de gestión de riesgos del comprador de GBTA disponible en el Centro de miembros de gbta.org.