Comunicación del programa de viajes durante COVID-19 y más allá: lo que los viajeros de negocios quieren saber y cómo quieren escucharlo

Una nueva encuesta revela las preferencias de comunicación de los empleados que viajan en un mundo que cambia rápidamente

Alejandría, VA  – A medida que se reanudan los viajes de negocios en medio de una pandemia en curso, mantenerse conectado con los viajeros de negocios ha adquirido una urgencia renovada para las empresas y sus gerentes de viajes. Es fundamental que los empleados que viajan estén al tanto de los cambios y ha acelerado la necesidad de que los gerentes de viajes comuniquen información a menudo compleja y que cambia rápidamente mientras no solo deciden qué comunicarse, pero también cómo para comunicarse de la manera más efectiva.

Este es el tema abordado en una encuesta reciente realizada por Global Business Travel Association (GBTA) y posible gracias a Dinova Inc. La encuesta, "Sin reservas: comunicaciones de programas de viajes desde la perspectiva de los viajeros de negocios de EE. UU.", examina cómo se comunican los programas de viajes versus cómo los viajeros de negocios estadounidenses quieren que se comuniquen con ellos, en la era COVID y más allá.

“A medida que avanzamos a través de la pandemia, la comunicación y la información en tiempo real para los viajeros de negocios nunca ha sido más importante, incluso para los guerreros de la carretera más experimentados. Los gerentes de viajes corporativos se encuentran asumiendo un papel aún más vital como mensajeros y gerentes del cambio cuando se trata de mantener a sus empleados viajeros informados y seguros”, dijo Suzanne Neufang, directora ejecutiva de GBTA.

“Las políticas de viaje para las empresas han sido tradicionalmente bastante estáticas. Por lo general, se comunican durante la incorporación de los empleados y tal vez nuevamente en un recordatorio anual para los empleados. Sin embargo, el Covid ha cambiado por completo esa cadencia. Las empresas ahora deben ajustar constantemente sus políticas de viaje en función de las políticas gubernamentales de COVID, las variantes, las tasas de vacunas y las diferencias regionales para garantizar que sus empleados estén seguros”, dijo Alison Galik, directora ejecutiva de Dinova. “La investigación muestra que las empresas pueden estar haciendo un buen trabajo al administrar estas políticas, pero hay mucho margen de mejora cuando se trata de asegurarse de que sus empleados comprendan los últimos cambios. Creemos que existe una gran oportunidad para abordar esto ofreciendo más información sobre los requisitos locales de COVID y aprovechando los canales móviles”.

 

El rol actual de un administrador de viajes continúa en áreas tradicionales como los viáticos de comidas y los plazos de los informes de gastos para sus viajeros de negocios, pero ahora también tienen la tarea más crítica de comunicar continuamente actualizaciones especiales de seguridad y cambios y procesos en la política de viajes debido a la pandemia.

Estos son los aspectos más destacados de la encuesta sobre lo que los viajeros de negocios quieren ahora:

• ALGUNOS VIAJEROS DE NEGOCIOS NECESITAN MÁS INFORMACIÓN. La mayoría de los viajeros de negocios ya sienten que tienen suficiente información sobre varios cambios de viaje relacionados con COVID. Sin embargo, una minoría bastante significativa necesita más información. Si tuvieran que hacer un viaje de trabajo en los próximos seis meses:
  • 46% dijo que necesitarían al menos alguna información adicional sobre requisitos de entrada/cuarentena específicos del país
  • 42% necesitaría información adicional sobre medidas que están tomando los proveedores de viajes como aerolíneas, hoteles y restaurantes para reducir la propagación de COVID-19
  • 41% necesitaría información adicional sobre recursos de emergencia (es decir, a quién contactar si tiene síntomas de COVID-19 u otra emergencia médica mientras viaja)
  • 36% necesitaría información adicional sobre su proceso de aprobación de viajes de la empresa (es decir, los pasos que tendrían que seguir para obtener permiso para viajar en el entorno actual de COVID-19)
  • 31% necesitaría información adicional sobre las políticas de viaje relacionadas con COVID de su compañía (es decir, si su empresa actualmente permite viajar o si necesitan recibir una vacuna antes de viajar)
• SEGURIDAD DEL PROVEEDOR. Una abrumadora mayoría de los viajeros de negocios dijo que es "importante" o "muy importante" conocer las medidas de seguridad relacionadas con el COVID de los hoteles (94%), las aerolíneas (93%), los aeropuertos (92%), los restaurantes (86%), las empresas de alquiler de automóviles (84%) y empresas de viajes compartidos/taxi (82%). Estos pueden incluir esfuerzos de limpieza y saneamiento, y requisitos de mascarillas y vacunas para el personal y los clientes.

Además de la comunicación relacionada con COVID, el estudio también exploró las preferencias de comunicación de los viajeros de negocios en general. A pesar de la disponibilidad de nuevos canales y plataformas de comunicación, los viajeros de negocios aún prefieren los canales de comunicación probados y verdaderos.

• EL CORREO ELECTRÓNICO SIGUE SIENDO EL REY. Los viajeros de negocios desean abrumadoramente que su empresa utilice Email para compartir información sobre políticas de viaje y recursos relacionados con viajes. Cuatro de cada cinco (81%) incluyen el correo electrónico como uno de los cinco principales métodos de comunicación que quieren que utilice su empresa (de 13 probados), que es mucho más alto que el porcentaje de cualquier otro método.
• LAS PLATAFORMAS DE COLABORACIÓN INTERNA GANAN IMPULSO, PERO SE QUEDAN DETRÁS DE LA INTRANET: las empresas utilizan plataformas de colaboración interna ─ como Slack y Microsoft Teams ─ para facilitar la colaboración entre colegas. Sin embargo, estos no se utilizan mucho para la comunicación de programas de viaje.
  • Solo un tercio de los viajeros de negocios (32%) afirma que su empresa utiliza una plataforma interna de mensajería o colaboración para comunicarse sobre viajes. Además, solo un tercio (33%) incluye este método como uno de los cinco principales que se utilizan para comunicarse sobre viajes.
  • Un mayor número de viajeros de negocios (51%) incluyen el empresa intranet/empleado portal como uno de sus cinco principales métodos de comunicación preferidos. Este es un pilar de la comunicación del programa de viajes que los viajeros de negocios siguen valorando.
• CONSIGUIENDO MÁS MÓVIL. A pesar de los avances recientes, los programas de viajes en gran medida no utilizan móvil primero métodos de comunicación. O si usan estos métodos, los viajeros de negocios podrían no saberlo. Solo alrededor de un tercio de los viajeros de negocios (36%) dice que su empresa se comunica sobre viajes a través de mensajes de texto y solo alrededor de una cuarta parte (21%) dice que se comunica a través de notificaciones automáticas a través de una aplicación móvil.

• ENVIAME UN MENSAJE. Los viajeros de negocios prefieren Mensaje de texto sobre notificaciones push. La mitad de los viajeros de negocios (51%) incluyen los mensajes de texto como uno de los cinco métodos principales que quieren que su empresa utilice para comunicarse sobre viajes. Esto se compara con solo 23% que incluyen notificaciones automáticas a través de una aplicación móvil como uno de los mejores métodos.
• PIEZAS DEL TAMAÑO DE UN BOQUETADO. La mayoría de las empresas tienen una política de viaje formal y por escrito. Pero, ¿están utilizando otros métodos para entregar información en fragmentos más pequeños? Solo el 12% de los encuestados dice que su empresa utiliza vídeos a la carta para comunicarse sobre viajes y solo 9% dicen infografías son usados. Y los viajeros de negocios indicaron que prefieren los videos a pedido a las infografías. Una cuarta parte (25%) incluye videos a pedido como uno de los cinco métodos principales que quieren que su empresa use para comunicar sobre viajes. Esto se compara con solo 8% que incluyen infografías como uno de sus cinco métodos principales.

 

Cuando se les preguntó acerca de la responsabilidad social, tres de cada cinco (61%) viajeros de negocios están interesados en la sostenibilidad de un proveedor de viajes, así como en las certificaciones/puntos de referencia de diversidad e inclusión.

• Los viajeros de negocios más jóvenes están más interesados, con los viajeros Gen Z (77%) y Millennial (78%) más interesados en diversidad e inclusión de proveedores Puntos de referencia en comparación con los viajeros Gen X (58%). Los Millennials (79%) están más interesados que la Generación X (63%) y la Generación Z (53%) en recibir información sobre sostenibilidad de los proveedores. Un poco más de un tercio de los Boomers indicó interés en recibir información sobre proveedores de viajes para cualquiera de las dos áreas.

 

PERSPECTIVAS ADICIONALES. Si bien el tema principal de la encuesta fue la comunicación del programa de viajes, también incluyó algunas preguntas sobre los comportamientos y preferencias gastronómicas de los viajeros de negocios. Entre los hallazgos clave:

• Los viajeros de negocios siguen valorando sentarse a cenar. Cuando se les pidió que clasificaran qué restaurantes se ajustaban a sus necesidades gastronómicas para viajes de negocios, casi un tercio (31%) eligió cenas informales como su primera opción. Uno de cada cinco (22%) elige comida informal de lujo, mientras que algunos eligen servicio rápido/comida rápida (17%), cena elegante (16%) o comida informal rápida (13%).

• Los encuestados utilizan diferentes fuentes para averiguar restaurantes mientras viajas. Estos incluyen sitios de revisión de restaurantes como Yelp o Open Table (63%), la recomendación de un compañero de trabajo o amigo (52%), y un conserje de hotel/guía local (47%) y redes sociales (43%). Sin embargo, los Millennials son más propensos que otros grupos de edad a usar las redes sociales para descubrir restaurantes, mientras que los Baby Boomers a menudo confían en el boca a boca de un compañero de trabajo o amigo o un conserje o guía de hotel.

La encuesta fue realizada del 20 de agosto al 8 de septiembre de 2021 por GBTA con respuestas de 508 viajeros de negocios en los EE. UU. Los miembros de GBTA pueden acceder al informe completo de la encuesta y la infografía adjunta. aquí.