Utilización de datos para mejorar las reuniones

Por el Comité de Reuniones de GBTA

Muchas empresas invierten un capital significativo en tecnologías y recursos de gestión de reuniones para recopilar e informar sobre datos de reuniones y eventos. Quizás se pregunte: ¿vale la pena invertir tiempo, recursos y dinero? ¿Qué hacen las empresas con los datos? ¿Se analizan los datos de una manera significativa que conduzca a resultados comerciales positivos, como mitigación de riesgos, ahorros cuantificables o generación de ingresos? ¿Limitar la recopilación de datos perjudica su programa SMM o existe el exceso de datos?

Los datos de las reuniones pueden incluir cualquier cosa, desde tarifas de habitaciones, tarifas de suites, tarifas de salas de reuniones y costos de decoración hasta cuántas tazas de café se compraron, quiénes asistieron y cuál es su talla de camiseta. Puede haber tantos datos a nivel macro y micro que documentar y auditar su precisión puede resultar paralizante y llevar mucho tiempo. Ahora existe el riesgo añadido del RGPD, que exige minimizar la recopilación de datos personales para fines legales y legítimos y poner barreras al almacenamiento de datos.

Puede ahorrar tiempo al determinar qué decisiones debe tomar dentro de la empresa y su programa SMM, o para reuniones individuales que requieren datos de respaldo, y luego recopilar solo esos datos. Las tarifas de las habitaciones, los costos por persona, los costos de los proveedores y los costos específicos del macromercado pueden respaldar las decisiones de negociación y ubicación de las reuniones. Quizás podrías renunciar a recopilar algunos detalles a nivel micro. Por ejemplo, ¿cómo ayuda el cobro del precio de una taza de café a la gestión de su programa SMM? ¿Utilizarán sus planificadores esos datos para negociar mejor el café en el futuro? Si la respuesta es “no” o “no”, entonces no inviertas en la colección. En su lugar, documente el gasto final en alimentos y bebidas para la reunión y asócielo con el proveedor. Ese mayor nivel de datos le permite negociar descuentos en alimentos y bebidas y mostrar el valor de su negocio con los proveedores en función de los ingresos anuales totales de alimentos y bebidas que contribuyó. También le permite comprender cuánto cuestan los alimentos y bebidas por persona en una ciudad frente a otra al decidir el lugar de la reunión.

Considere qué decisiones enfrenta al administrar su programa SMM, no solo las reuniones individuales, sino también los datos colectivos, y qué puntos de datos necesita para tomar esas decisiones. Por ejemplo, ¿necesita gestionar el personal en función de los picos y valles? ¿Contratar contratistas durante los períodos pico? Si es así, es importante realizar un seguimiento e informar cuándo las reuniones comienzan el proceso de abastecimiento y cuándo se llevan a cabo, para tener una visión histórica clara para formar un pronóstico futuro.

Piense en una posible innovación dentro de su programa si tuviera datos que respaldaran la validez de las ideas: ¿50% de su gasto se realiza en una sola ciudad? Si es así, ¿cómo se puede agilizar el proceso de abastecimiento y contratación sabiendo que la base de suministro podría ser limitada? Por ejemplo, si su sede se encuentra en una ciudad de segundo nivel donde los dormitorios y el espacio para reuniones suelen estar agotados, considere la posibilidad de bloquear el espacio o firmar un acuerdo mensual para garantizar un número mínimo de habitaciones y salas de reuniones específicas disponibles solo para su empresa. Piense en ello como un arrendamiento de espacio que su SMM puede administrar en lugar de contratar cada reunión.

Concéntrese en recopilar información que generará conocimientos basados en datos que impactarán sus pérdidas y ganancias, la calidad del programa y la experiencia de los asistentes. No recopile datos por el simple hecho de recopilarlos.