Lo que todos los nuevos en viajes gestionados deben saber

La gestión de viajes abarca una variedad de actores de la industria: corporaciones sin fines de lucro, hoteleros, pequeñas y medianas empresas, aerolíneas, empresas de gestión de viajes, consolidadores de datos, consultores que actúan como enlace entre compradores y proveedores: la lista sigue y sigue.

A pesar de la gran cantidad de información disponible, sumergirse en los viajes administrados como una persona con poca o ninguna experiencia ciertamente puede ser intimidante. GBTA organizó recientemente un seminario web en el que Mark Williams de GoldSpring Consulting brindó una descripción general de en qué deberían enfocar sus esfuerzos las personas nuevas en viajes administrados.

1. Determina tu estrategia

Primero, determine su estrategia y las mejores prácticas en lo que respecta a cada elemento de la gestión del programa, como la política de viajes, TMC y OBT, vuelos, hoteles, pagos y cualquier recurso adicional. Considere las siguientes preguntas: ¿Qué necesita desde una perspectiva política? ¿Qué tipo de servicios necesita de una TMC y qué TMC puede brindar esos servicios? ¿Qué aerolínea es la más adecuada en función de sus patrones de viaje, requisitos y cultura corporativa? ¿Qué tipo de sistema de pago ayudaría?

2. iniciar un comité

Las empresas suelen adoptar un enfoque de comité para redactar y revisar una política de viajes. Idealmente, el comité estaría compuesto por al menos cinco personas: un gerente de viajes, el empleado que maneja las cuentas por pagar, alguien que audita los informes de gastos, un representante de un departamento con una gran actividad de viajes y una persona externa para guiar el proceso.

3. Desarrolle una política de viajes

La política de viajes es la base de cualquier programa de viajes. Sin una política de viaje concisa o bien redactada, sus viajeros no tienen orientación ni dirección. Para desarrollar una política, primero determine cuáles son las prácticas actuales de su empresa y cómo desea que cambien. Además de tener términos claramente definidos, una política de viajes debe ser ejecutable, de fácil acceso para los viajeros y capaz de medir y rastrear el cumplimiento. Dado que la industria de viajes experimenta cambios frecuentes, Williams enfatizó la importancia de mantener su política actualizada y revisarla al menos una vez al año.

Una vez que su política esté implementada, puede determinar qué relaciones tienen sentido desde la perspectiva del proveedor. Williams también profundizó en la importancia de las TMC y las OBT y ofreció las mejores prácticas para aerolíneas, hoteles, pagos y más.

Para obtener una visión más profunda de los viajes administrados, los miembros de GBTA pueden ver el campo de entrenamiento de estrategia: lo que todos los nuevos en viajes administrados deben saber en su totalidad a través del Hub. Estas sesiones están a la vuelta de la esquina:

• Cómo crear un programa de reuniones pequeñas que encantará a toda la empresa (martes 5 de septiembre a las 2:00 p. m., hora del Este)
• Combinación de negocios y placer: comprensión del viaje Bleisure (miércoles 6 de septiembre a las 2:00 p. m., hora del este)
• El impacto de los viajes de negocios en la economía de EE. UU. (jueves 7 de septiembre a las 2:00 p. m., hora del este)
• Riesgo de viaje y el valor de la integración en la tecnología de extremo a extremo (miércoles 13 de septiembre a las 2:00 p. m., hora del este)

El programa completo de seminarios web está disponible aquí.