Cuando la planificación de eventos se encuentra con el marketing

La mitad (49 por ciento) de los planificadores de eventos informa que los departamentos de marketing de sus respectivas empresas siempre o con frecuencia participan en la planificación y ejecución de eventos, y una gran mayoría encuentra valor en este tipo de asociación. Hoy, la Fundación GBTA, el brazo de educación e investigación de la Asociación Global de Viajes de Negocios (GBTA), en asociación con Cvent, publicó una nueva investigación que explora la prevalencia y los tipos de colaboración entre los planificadores de eventos y los departamentos de marketing.

Muchas organizaciones de todas las industrias organizan eventos o reuniones a gran escala que requieren horas de planificación y coordinación. Si bien estas responsabilidades pueden recaer sobre los hombros de los planificadores de eventos de tiempo completo dentro de una empresa, la mayoría de las veces, un empleado que usa muchos sombreros, como un gerente de viajes, puede asumir esto.

“Los eventos son críticos para el resultado final del negocio, por lo que las funciones de marketing y planificación de eventos deben estar sincronizadas para garantizar que los eventos cumplan con los objetivos del departamento de marketing”, dijo Stacey Fontenot, vicepresidenta de marketing de plataforma de Cvent. “Los especialistas en marketing de empresa a empresa dependen en gran medida de los eventos, por lo que los planificadores de eventos pueden crear un valor comercial significativo al colaborar con sus colegas de marketing, elevando la importancia del equipo de planificación de eventos dentro de una organización”.

Más de la mitad (53 por ciento) de los planificadores de eventos sienten que establecer objetivos para respaldar las metas comerciales generales es el factor más importante a considerar al planificar una reunión o un evento. Esto resulta ser un área en la que los planificadores de eventos se destacan y están bien equipados para manejar. El diseño y el contenido de una reunión o evento, a menudo menos familiares para los planificadores de eventos, pueden ser igualmente vitales para su éxito general. Aquí es donde entra en juego la colaboración entre departamentos y puede ayudar a las empresas a mejorar el éxito de sus reuniones y eventos.

Cuando observa las oportunidades de colaboración, actualmente el nivel más alto de colaboración (59 por ciento) está en torno a la comunicación por correo electrónico. Durante las etapas de planificación del evento, los equipos de marketing y los planificadores de eventos suelen trabajar juntos para determinar el tema del evento (49 %), el logotipo (49 %) y la combinación de colores (37 %). La mayoría continúa trabajando en conjunto en el sitio con señalización (54 por ciento), pero la colaboración disminuye cuando se trata de comunicaciones posteriores al evento (41 por ciento) y el informe del evento (33 por ciento), lo que muestra oportunidades para continuar la colaboración para determinar el éxito del evento. .

Al igual que cualquier colaboración entre empresas, llegar a una buena relación de trabajo a menudo presenta desafíos en el camino, que incluyen falta de comunicación, problemas de control, restricciones presupuestarias y retrasos en el cronograma. Si bien no existe una hoja de ruta única para una colaboración exitosa entre los equipos de marketing y planificación de eventos, establecer líneas claras de comunicación, demostrar apertura a nuevas ideas y contabilizar el tiempo y el dinero gastados es un buen punto de partida. Al tener una alineación constante en los programas SMM (Gestión de Reuniones Estratégicas), equipos de marketing y comunicaciones, las empresas pueden ofrecer mensajes consistentes y mantener la integridad de su marca en todas las plataformas.

Metodología: Este estudio se basa en 10 entrevistas telefónicas detalladas e individuales con personas con responsabilidades de planificación de eventos a gran escala que residen y trabajan en América del Norte. Además, en febrero se realizó una encuesta en línea complementaria de 157 compradores de viajes en América del Norte que tienen algún nivel de participación en la planificación o supervisión de reuniones o eventos para su organización.

Lea el informe completo: El estudio, Colaboración interdepartamental: cuando la planificación de eventos se encuentra con el marketing, está disponible de forma gratuita exclusivamente para los miembros de GBTA por haciendo clic aquí y los no miembros pueden comprar el informe a través de la Fundación GBTA enviando un correo electrónico pyachnes@gbtafoundation.org.

Aprende más: Un seminario web con expertos de la industria de Cvent y la Fundación GBTA analizará la frecuencia con la que los equipos de marketing y eventos colaboran para planificar y ejecutar eventos, el valor de la colaboración y las mejores prácticas. Profundice más en esta investigación el 6 de octubre a las 2 p. m. ET. El registro de cortesía está disponible ahora.