Comunicaciones durante la pandemia y riesgos asociados

Han pasado aproximadamente 18 meses desde el inicio de la pandemia mundial, COVID-19, y el mundo se ha acostumbrado a la “nueva normalidad”. Durante este tiempo ha habido multitud de información disponible sobre viajes, seguridad, salud y bienestar.

Es importante comunicarse de manera sucinta con los empleados, viajeros y clientes. El volumen de información en el ámbito de los viajes es bastante desalentador. Para los responsables de las comunicaciones, como los directores de viajes, los planificadores de eventos y los directores de recursos humanos, la tarea puede resultar abrumadora.

Proporcionar información desactualizada o incorrecta podría afectar negativamente el viaje de un viajero. Capacite a sus viajeros proporcionándoles los recursos que necesitan para tomar decisiones informadas.

Mejores prácticas:

• Confíe en sus proveedores y socios de viaje para mantenerlo actualizado sobre lo que están haciendo sus empresas en relación con los protocolos de seguridad, la desinfección, la capacitación de los empleados y el regreso a una “nueva normalidad”.
• Proporcionar enlaces a varios sitios web para evitar que la información esté desactualizada.
• Revise sus enlaces periódicamente para asegurarse de que estén actualizados.
• Utilice diversos modos de comunicación, como boletines informativos de la empresa, blogs y sitios de intranet, y proporcione sus fuentes y feche la información que está compartiendo.
• Considere organizar ayuntamientos virtuales y mantener horarios de oficina virtuales.
• Aproveche las encuestas y los sitios de redes sociales de la empresa para estar al tanto del tipo de información que sus viajeros y empleados desean y necesitan.
• Solicita comentarios sobre la experiencia de los viajeros para que puedas conocer de primera mano a qué se enfrentan.
• Organice un método para que los viajeros y organizadores de viajes hagan sugerencias y brinden comentarios, como un buzón de correo exclusivo.
• Asóciese con otras áreas dentro de su empresa (como RRHH, Seguridad y Protección, Reuniones y Eventos, EHS, Salud) para ayudar a defender y compartir su mensaje.
• Seleccione la información disponible y priorice lo que es más importante que sus empleados sepan. Considere publicar una guía AZ de temas.
• Promocione aplicaciones móviles, widgets de viaje y otras tecnologías disponibles para ayudar a sus viajeros.
• Incluya enlaces a la salud y el bienestar mientras viaja.
• No olvide buscar recursos para quienes tienen necesidades únicas (como movilidad).

Al comunicarse con claridad y brindar fácil acceso a la información adecuada, evitará los peligros de tener viajeros desinformados.