Les programmes de voyages d'affaires obtiennent-ils les tarifs hôteliers qu'ils négocient ?

La Fondation GBTA, la branche éducative de la Global Business Travel Association, en partenariat avec HRS Global Hotel Solutions, a mené une enquête mondiale pour évaluer si et comment les gestionnaires de voyages auditent leurs tarifs hôteliers ainsi que les raisons pour lesquelles certains programmes de voyage choisissent de ne pas le faire. .

À l'échelle mondiale, 86 % des gestionnaires de voyages vérifient les informations sur leurs contrats hôteliers négociés, y compris les tarifs, les équipements et autres caractéristiques négociées, une fois qu'elles sont chargées dans le système pour vérifier leur exactitude. Cependant, seule une minorité vérifie fréquemment leurs taux, avec 6 % d'audits mensuels et 3 % hebdomadaires. Parmi ceux qui n'effectuent pas d'audit des tarifs hôteliers, 42 % disent que c'est parce qu'ils n'ont pas de ressources internes pour le faire et 16 % disent qu'ils n'ont pas de budget pour externaliser la tâche. De plus, 35 % comptent sur leur société de gestion de voyages (TMC) pour vérifier le tarif, 32 % font confiance à l'hôtel pour le faire pour eux et 18 % pensent que la réalisation de tels audits n'a pas d'impact significatif sur le tarif, donc cela ne fait pas partie de leurs priorités.

Étant donné qu'un audit sur six (17 %) révèle un écart entre ce qui a été négocié dans le contrat et ce qui apparaît dans le système, impliquant le plus souvent le tarif, cela pourrait être une occasion manquée d'économiser des revenus pour les programmes de voyage qui ne fonctionnent pas. audits de taux. En fait, ceux qui disent qu'ils n'ont pas le budget pour externaliser la tâche courent probablement un plus grand risque que la plupart de surpayer des taux mal chargés et pourraient potentiellement récupérer l'argent dépensé pour l'externaliser en détectant toutes les erreurs.

Lorsque des écarts de taux sont constatés, les entreprises paient en moyenne 14 % de plus que ce qui a été négocié. Les entreprises du LATAM ont enregistré les écarts les plus importants à 18 %, tandis que les entreprises des États-Unis et de l'APAC paient 14 % de plus que négocié et les entreprises de l'EMEA paient 11 %.

Cliquez ici pour voir les infographies mettant en évidence les statistiques par région : APAC, EMEA, LATAM, Nordiques et Amérique du Nord

En examinant les entreprises qui effectuent cet audit, 52 % utilisent des ressources internes et vérifient les tarifs manuellement, 38 % l'externalisent à leur TMC, 15 % l'externalisent à leur fournisseur de solutions hôtelières et 11 % l'externalisent à un autre consultant tiers. En outre, 16 % se fient aux rapports de leurs hôtels et 36 % comptent sur les voyageurs pour leur signaler lorsque le tarif n'est pas correct. Compte tenu des économies potentielles liées à la vérification de ces tarifs, compter sur les voyageurs ou les hôtels pour signaler les tarifs erronés n'est peut-être pas le moyen le plus efficace de gérer cela.

« Les résultats de la recherche montrent qu'il est nécessaire d'examiner de plus près les tarifs », explique le PDG de HRS, Tobias Ragge. "Les gestionnaires de voyages travaillent dur pour négocier des tarifs hôteliers rentables et les commodités souhaitées pour leurs voyageurs en tant qu'élément important d'un programme de voyages d'affaires réussi, mais tout cela se défait lorsqu'une part importante est accompagnée d'erreurs et que leurs voyageurs n'obtiennent pas ce qui était négocié. »

En n'effectuant pas d'audits réguliers et en dépendant de sources de données peu fiables, les entreprises paient beaucoup plus en frais d'hôtel qu'elles ne le devraient en raison d'erreurs dans le chargement des tarifs. La réalisation d'audits pour garantir l'exactitude peut aider à renforcer un programme de voyage.

Méthodologie et plus d'informations
Téléchargez le livre blanc : Audits des tarifs hôteliers - Ne laissez pas d'argent sur la table. Cette étude mondiale, menée par la GBTA Foundation, s'est déroulée en trois phases du 24 janvier au 3 avril 2017, donnant un total de 418 réponses (États-Unis - 41 %, EMEA - 28 %, LATAM - 16 % et APAC - 15 pour cent).

GBTA organisera également un webinaire sponsorisé par HRS Global Hotel Solutions le mercredi 14 juin à 10h HE. L'inscription est ouverte maintenant : Audit des tarifs hôteliers : ne laissez pas d'argent sur la table !