Construire et gérer un programme de voyage est un exercice d'équilibre

Les voyageurs d'affaires préfèrent réserver des hôtels proches de leur lieu de travail et à des prix compétitifs, selon une nouvelle enquête réalisée par la Global Business Travel Association en partenariat avec HRS.

De nombreux acheteurs de voyages d'affaires reconnaissent l'importance de facteurs pratiques tels que la proximité et le prix. Mais ce sont les éléments essentiels aux expériences et aux préférences des voyageurs qui sont le plus souvent sous-estimés, comme la proximité des restaurants et les avantages des programmes de fidélité.

L'enquête a été menée auprès de plus de 600 acheteurs de voyages et 2 500 voyageurs d'affaires entre mars et mai de cette année.

La majorité des personnes interrogées (92 % des voyageurs et 99 % des acheteurs) déclarent que la proximité du lieu de travail est importante dans le choix d'un hôtel. Quant au prix, 85 pour cent des voyageurs et 94 pour cent des acheteurs ont déclaré qu'il s'agissait d'un facteur essentiel.

L’aspect pratique est important pour les voyageurs, mais les préférences personnelles jouent également un rôle.

La proximité des restaurants et des divertissements était importante pour 84 % des voyageurs et 64 % des acheteurs. Les avis des voyageurs comptent pour 80 % des voyageurs et 67 % des acheteurs. Et les avantages du programme de fidélité étaient un facteur pour 70 % des voyageurs et 64 % des acheteurs. Les tarifs promotionnels réduits étaient importants tant pour les voyageurs que pour les acheteurs. Les propriétés séjournées dans le passé ont également été privilégiées.

Il y avait un décalage entre les voyageurs et les acheteurs en ce qui concerne l'outil de réservation d'entreprise de leur entreprise. Cinquante pour cent des voyageurs déclarent que leur outil de réservation en ligne pourrait proposer davantage d’hôtels dotés de commodités. Seulement 19 pour cent des acheteurs de voyages ont déclaré que c'était un besoin. Les options personnalisées telles que les surclassements et les modules complémentaires dans le processus de réservation étaient importantes pour 73 % des voyageurs, mais seulement pour 62 % des acheteurs.

En moyenne, la moitié des voyageurs et des acheteurs souhaitent que l'outil de réservation en ligne de leur entreprise propose plus d'hôtels dans une gamme de prix préférée, plus d'hôtels pratiques pour travailler et plus de disponibilité d'hôtels.

Les notes de frais sont un sujet important parmi les voyageurs et les acheteurs. Quatre-vingt-cinq pour cent déclarent souhaiter un processus plus simple pour remplir leurs notes de frais, obtenir des approbations de dépenses et obtenir des remboursements rapides.

« Construire et gérer un programme de voyages est un exercice d'équilibre », a déclaré Hannah Jaffee, analyste de recherche à la GBTA. « Bien que l'aspect pratique soit essentiel pour les voyageurs d'affaires, ils considèrent les voyages d'affaires comme une expérience et souhaitent que leurs options hôtelières reflètent cela. Si l’adoption des hôtels pose problème, les acheteurs de voyages peuvent prendre des mesures stratégiques pour garantir que les facteurs liés aux préférences et à l’expérience des voyageurs sont pris en compte dans les négociations contractuelles.

L'enquête a révélé que les voyageurs apprécient la possibilité de disposer d'un système de paiement centralisé. La plupart n’aimeraient pas avoir à utiliser une carte de crédit personnelle. Seuls 30 % des voyageurs paient généralement leur hôtel via un système de paiement central ou direct. Mais 88 % ont déclaré qu'ils réserveraient une propriété via un paiement central ou direct auprès d'un hôtel plutôt qu'un hôtel qui ne propose pas cela.

« Une fois que les voyageurs utilisent le paiement direct, ils le préfèrent. Et ils adorent la simplification des rapports de dépenses », a déclaré Suzanne Neufang, vice-présidente senior des solutions d'entreprise pour HRS Americas. « Pour les acheteurs, cela permet de conserver les employés dans le programme et fournit des données plus riches sur les voyageurs. Et les hôteliers gagnent en volume. C'est gagnant-gagnant-gagnant.