Changements opérationnels de l'événement et stratégies technologiques : une discussion avec les acheteurs

En cette période de pandémie, l'organisation de réunions s'accompagne d'un nouvel ensemble de complexités d'événements - qu'ils soient en personne, virtuels ou un hybride des deux. Pour le webinaire des acheteurs Collaboratory 2020 de cette semaine, rendu possible par Citi, Kathy Grau, vice-présidente des opérations de programme chez The CM Group et membre du GBTA Meetings & Events Committee, a accueilli trois panélistes distingués : Karen Bond, Card & Travel Manager chez HNTB Société; Jennifer Kowal, directrice des réunions et événements d'entreprise pour Aon Service Corporation ; et Carmen Smith, directrice principale des voyages et des événements pour ICF.

 

Tous ont partagé des recommandations sur la réalisation de changements opérationnels rapides pour prendre en charge des réunions hybrides et/ou virtuelles et des idées sur la meilleure façon de développer, d'étendre et de mettre en œuvre une stratégie technologique robuste pour répondre à ce besoin immédiat de l'entreprise.

 

• Utilisez cette période pour vous engager davantage avec les partenaires et les parties prenantes : Pour Carmen Smith, cela a signifié rejoindre un groupe de travail COVID dans son entreprise qui comprend l'informatique, le service des contrats, le marketing et les communications, le juridique et d'autres équipes interfonctionnelles. Cela lui a permis de s'impliquer davantage dans l'entreprise et d'apprendre comment les équipes peuvent travailler de manière plus collaborative pour trouver des solutions et relever des défis.

 

• Les entreprises créent un plan de gestion de crise et des risques ou renforcent le leur. La pandémie a mis en lumière la nécessité de plans de gestion des risques ou a mis en évidence des lacunes dans les plans déjà élaborés. Pour l'entreprise de Jennifer Kowal, cela a signifié élargir son plan afin qu'il soit véritablement mondial et offrir le même niveau de mesures et de soutien dans l'ensemble de l'entreprise internationale, et pas seulement dans certaines régions du monde.

 

• L'option de réunion hybride peut être le « sweet spot » : Les technologies de réunion virtuelle existent depuis un certain temps, mais la pandémie a accéléré leur utilisation. Selon Karen Bond, offrir une solution hybride - une combinaison de composants de réunion en personne et virtuelle - pourrait être une option spectaculaire car elle permet aux entreprises d'accueillir ceux qui sont à l'aise avec l'expérience en personne tout en élargissant votre portée à ceux qui assistent virtuellement de n'importe quel endroit. De plus, la numérisation du contenu enregistré et disponible pour une visualisation ultérieure offre encore plus de possibilités d'engagement.

 

• La technologie doit offrir une expérience "wow": Qu'elle soit entièrement virtuelle ou hybride, la technologie doit non seulement être conviviale, mais aussi capable de maintenir l'engagement des participants. Les panélistes ont mentionné Cvent et Meetings Evolution comme exemples de plateformes qu'ils ont trouvées pour s'adapter à ce projet de loi. Bien que certaines de ces plateformes puissent être coûteuses, les panélistes ont noté que les fonds généralement budgétés pour les réunions en personne, en particulier pour la nourriture et les boissons, pourraient être réorientés vers la sécurisation d'une plateforme de réunion virtuelle plus attrayante.

 

Pour visionner un enregistrement de ce webinaire et d'autres webinaires passés, visitez la section Ressources du Hub des membres GBTA.

 

Sujets des webinaires à venir :

16-20 nov. : Durabilité