Rapports de dépenses : État de l'industrie

Une étude récente de la GBTA Foundation, en partenariat avec HRS, a cherché à mieux comprendre le processus de déclaration des dépenses dans les entreprises du monde entier.

Tout d'abord, GBTA a identifié la manière dont les notes de frais sont actuellement traitées. Sept acheteurs de voyages sur dix (70 %) le font actuellement en interne à l'aide de logiciels tiers. Deux sur dix (19 %) traitent les notes de frais en interne sans l'aide d'un logiciel tiers et 4 % externalisent entièrement ce processus. En ventilant par région, l'utilisation de logiciels tiers est la plus populaire en Amérique du Nord (79 %), en Asie-Pacifique (75 %) et, dans une moindre mesure, en Europe (66 %). Il est beaucoup moins populaire en Amérique latine où 55 % des acheteurs utilisent des logiciels tiers.

Comment les dépenses sont-elles déclarées ?
Dans l'ensemble, 59 % des acheteurs de voyages travaillent pour des entreprises qui exigent que leurs voyageurs d'affaires déclarent leurs dépenses dans des listes détaillées par type. Environ un quart (27%) n'ont besoin de déclarer qu'une seule somme totale par transaction, ce qui signifie qu'ils comptabiliseraient le service de chambre et le nettoyage à sec et coderaient comme une seule dépense dans les frais annexes de l'hôtel. Seul un sur dix doit (10 %) déclarer des dépenses détaillées par article individuel. La déclaration des dépenses sous forme de coûts détaillés par type est la plus populaire en Amérique du Nord (72 %), tandis que le fait de fournir une somme totale par transaction est plus populaire en Asie-Pacifique (39 %) et en Europe (36 %), en particulier dans les pays nordiques (52 %). pour cent) par rapport aux acheteurs de voyages dans le monde.

Comment les notes de frais sont-elles soumises ?
Les acheteurs de voyages en Amérique du Nord (86 %) et en Asie-Pacifique (84 %) utilisent le plus souvent un logiciel de notes de frais, tandis que les acheteurs de voyages d'Amérique latine déclarent utiliser un tel logiciel à un taux beaucoup plus faible (60 %). Au lieu de cela, les acheteurs de voyages d'Amérique latine sont beaucoup plus susceptibles d'utiliser un autre programme informatique pour soumettre leurs notes de frais. D'un autre côté, les acheteurs de voyages en Europe (35 %) sont les plus susceptibles de soumettre des notes de frais sur papier, ce qui signifie qu'il existe une opportunité d'accroître l'efficacité en adoptant de nouvelles technologies.

Comment les reçus peuvent-ils être soumis ?
Comme vous pouvez le voir, les notes de frais sont pour la plupart passées à l'ère numérique. Il n'en va pas de même lorsqu'il s'agit de soumettre des reçus. La soumission de reçus papier reste la méthode la plus populaire, en particulier en Europe (81 %) et en Amérique latine (71 %). L'Amérique du Nord est l'exception où la majorité des acheteurs de voyages déclarent soumettre des reçus via des images numérisées (84 %), par voie électronique (62 %) et en utilisant leur téléphone intelligent (61 %). Alors que quatre acheteurs de voyages sur cinq (79 %) qui ne peuvent actuellement pas soumettre de reçus via des images numérisées ou des photos estiment que cela améliorerait l'expérience, certains pays exigent une trace écrite, ce qui peut ne pas être une option dans leur entreprise jusqu'à ce que le gouvernement fédéral met à jour ses exigences.

Cela vous donne une idée du terrain en ce qui concerne la manière dont les notes de frais sont rédigées dans le monde entier. Restez à l'écoute pour mon prochain article qui explore les points faibles du processus de déclaration des dépenses.