De nombreuses entreprises ne connaissent pas les détails de leurs méthodes de paiement de voyage

Solutions de paiement : ce que vous ne savez pas peut coûter cher à votre entreprise

Alexandrie, Virginie (31 octobre 2017) – Selon une nouvelle étude publiée aujourd'hui par la GBTA Foundation, l'éducation et la branche de recherche de la Global Business Travel Association. En ce qui concerne l'utilisation des cartes de crédit d'entreprise, des comptes de voyage centraux (CTA) et des cartes virtuelles, l'adoption est cohérente quelle que soit la taille de l'entreprise, ce qui montre que ces méthodes sont accessibles à diverses entreprises.

 

L'étude 2017 sur les paiements des voyages d'affaires, menée en partenariat avec AirPlus International, a révélé que l'utilisation des cartes de crédit d'entreprise reste répandue, puisque 9 programmes de voyage sur 10 les utilisent. Bien que les cartes d'entreprise soient presque universelles, plus de la moitié des programmes de voyage déclarent utiliser les paiements virtuels. Les moyens de paiement non professionnels – comme les espèces – jouent également un rôle.

En outre, l'étude a également révélé quelles méthodes de paiement les entreprises utilisent pour diverses dépenses de voyage. Comme on pourrait s’y attendre, les méthodes de paiement non professionnelles ne sont pas utilisées uniquement pour les repas. En fait, ils sont également couramment utilisés pour les hôtels et les transports terrestres.

 

"La persistance de méthodes non professionnelles telles que l'argent liquide, les factures des fournisseurs, les cartes personnelles ou les avances de fonds de l'entreprise peut refléter la prévalence des voyages peu fréquents et des non-employés", a déclaré Monica Sanchez, directrice de la recherche pour la Fondation GBTA. "Quelle qu'en soit la raison, ces méthodes peuvent poser des problèmes, notamment une visibilité réduite des dépenses, ce qui rend difficile à la fois le suivi et l'application de la conformité aux politiques et l'exécution de fonctions de back-office telles que le rapprochement et le remboursement".

 

Rabais et frais : ce que vous ne savez pas peut coûter cher à votre entreprise
De nombreux fournisseurs de paiement offrent un rabais annuel aux clients de cartes d'entreprise, cependant, si les entreprises n'atteignent pas les objectifs de dépenses ou ne paient pas leurs factures à temps, elles peuvent ne recevoir qu'un rabais partiel. Alors que 92 % des gestionnaires de voyages déclarent que leur entreprise a conclu un accord de remise avec leurs principaux fournisseurs de cartes d'entreprise, 22 % ne savent pas si leur entreprise reçoit le montant total. Cela suggère que de nombreuses entreprises ne suivent pas attentivement le retour sur investissement de leur programme de cartes.

 

Les programmes de voyage peuvent également entraîner des frais lorsqu'ils utilisent des produits de paiement d'entreprise, mais une partie des gestionnaires de voyages ne savent même pas si leur fournisseur leur facture divers frais, y compris des frais courants comme l'avance de fonds ou les frais de change. Cela pourrait entraîner des coûts inattendus pour les organisations.

 

 

« Souvent, une équipe négocie le contrat de paiement (par exemple, les achats ou les finances) tandis qu'une autre équipe exécute ce contrat (par exemple, les voyages). Il est essentiel que ces équipes travaillent ensemble lors de la négociation du contrat afin de maximiser leurs avantages en termes de coûts en ce qui concerne le paiement des voyages d'affaires », déclare Rebecca Kilby, PDG et présidente d'AirPlus International Inc.

De plus, la majorité des entreprises s'appuient principalement sur une ressource interne pour faciliter le rapprochement des données de voyage et de paiement plutôt que d'employer un processus de rapprochement automatisé. Par conséquent, lorsque les entreprises suivent un processus de rapprochement qui prend du temps, cela peut nuire à leurs résultats.

 

Les données sont dans les détails
L'un des avantages des produits de paiement d'entreprise est qu'ils améliorent la visibilité des dépenses. Même avec les nouvelles technologies telles que les applications mobiles qui analysent les données des reçus et des factures, rendant apparemment les produits d'entreprise moins nécessaires, il semble que les produits d'entreprise aient toujours un avantage en matière de visibilité des dépenses. Une grande majorité des gestionnaires de voyages sont satisfaits du niveau de données obtenues à partir des CTA (74 %) et des cartes d'entreprise (73 %), contre seulement 48 % qui sont satisfaits du niveau de données obtenues à partir des cartes personnelles/espèces. Pour de nombreux programmes de voyage, des données détaillées sur les dépenses sont essentielles pour suivre la conformité aux politiques.

 

Plus d'information

Le rapport, 2017 Business Travel Payment Methods, est disponible exclusivement pour les membres de la GBTA en cliquant ici et les non-membres peuvent acheter le rapport via la Fondation GBTA en envoyant un e-mail à pyachnes@gbtafoundation.org.

La Fondation GBTA organisera un webinaire avec le soutien d'AirPlus le 7 novembre 2017 à 14 h HE pour discuter des résultats de l'étude et encourager les programmes de voyage à réfléchir aux différentes méthodes de paiement disponibles et aux meilleures solutions pour leur programme. Inscrivez-vous aujourd'hui.

 

Méthodologie: La Fondation GBTA a mené une enquête en ligne auprès de 137 gestionnaires de voyages américains du 23 mai au 6 juin 2017. Les répondants se sont qualifiés parce qu'ils étaient un gestionnaire de voyages/acheteur ou un responsable des achats et qu'ils ont au moins une certaine influence dans la prise de décisions concernant les fournisseurs de solutions de paiement et les politiques.

 

À propos d'Air Plus

AirPlus est l'un des principaux fournisseurs internationaux de solutions de paiement pour la gestion quotidienne des voyages d'affaires. Plus de 49 000 entreprises clientes comptent sur AirPlus pour le paiement et l'analyse de leurs frais de déplacement professionnel. Des produits et services tels que des comptes de facturation centraux, des cartes virtuelles à usage unique, des cartes d'entreprise et des outils de gestion en ligne sont commercialisés dans le monde entier sous la marque AirPlus International. Le compte d'entreprise AirPlus est le compte de facturation central le plus performant basé sur l'UATP. Pour plus d'informations, veuillez visiter www.airplus.com/us/en

 

CONTACTEZ:         Colleen Lerro Gallagher, +1 703-236-1133, cgallagher@gbta.org
Marianne Varkiani, mvarkiani@gbta.org

 

 

À propos de la Fondation GBTA
La Fondation GBTA est la fondation d'éducation et de recherche de la Global Business Travel Association (GBTA), la première organisation commerciale de voyages d'affaires et de réunions au monde dont le siège est situé dans la région de Washington, DC et qui opère sur six continents. Collectivement, les plus de 9 000 membres de GBTA gèrent chaque année plus de $345 milliards de dépenses mondiales de voyages d'affaires et de réunions. GBTA fournit son réseau croissant de plus de 28 000 professionnels du voyage et 125 000 contacts actifs avec une éducation, des événements, des recherches, des plaidoyers et des médias de classe mondiale. La Fondation a été créée en 1997 pour soutenir les membres de GBTA et l'industrie dans son ensemble. En tant que principale fondation d'éducation et de recherche dans l'industrie du voyage d'affaires, la Fondation GBTA cherche à financer des initiatives visant à faire progresser la profession du voyage d'affaires. La Fondation GBTA est une organisation à but non lucratif 501(c)(3). Pour plus d'informations, voir gbta.org et gbta.org/foundation.