La collaboration des équipes de marketing et de planification d'événements est très appréciée pour la création d'événements réussis

Alexandria, VA (4 octobre 2016) - La moitié (49 %) des planificateurs d'événements rapportent de manière surprenante que les services marketing de leurs entreprises respectives sont toujours ou souvent impliqués dans la planification et l'exécution des événements, et une écrasante majorité trouve de la valeur dans ce type de partenariat. Aujourd'hui, la Fondation GBTA, la branche éducation et recherche de la Global Business Travel Association (GBTA), en partenariat avec Cvent, a publié une nouvelle recherche qui explore la prévalence et les types de collaboration entre les organisateurs d'événements et les services marketing.

"Comme toute collaboration interentreprises, l'établissement d'une bonne relation de travail s'accompagne souvent de défis, notamment un manque de communication, des problèmes de contrôle, des contraintes budgétaires et des retards", a déclaré Kate Vasiloff, directrice de la recherche de la Fondation GBTA. "Bien qu'il n'y ait pas de feuille de route unique pour une collaboration réussie entre les équipes de marketing et de planification d'événements, établir des lignes de communication claires, démontrer une ouverture aux idées nouvelles et tenir compte du temps et de l'argent dépensés est un bon point de départ."

"Les événements sont essentiels au résultat net de l'entreprise, les fonctions de marketing et de planification d'événements doivent donc être synchronisées pour garantir que les événements atteignent les objectifs du service marketing", a déclaré Stacey Fontenot, vice-présidente de Platform Marketing. "Les spécialistes du marketing interentreprises dépendent fortement des événements, de sorte que les planificateurs d'événements peuvent créer une valeur commerciale significative en collaborant avec leurs pairs marketing, ce qui accroît l'importance de l'équipe de planification d'événements au sein d'une organisation."

Plus de la moitié (53 %) des planificateurs d'événements estiment que la définition d'objectifs pour soutenir les objectifs commerciaux globaux est le facteur le plus important à prendre en compte lors de la planification d'une réunion ou d'un événement. Il se trouve que c'est un domaine dans lequel les planificateurs d'événements excellent et sont bien équipés pour le gérer. La conception et le contenu d'une réunion ou d'un événement, souvent moins connus des planificateurs d'événements, peuvent être tout aussi essentiels à son succès global. C'est là que la collaboration entre les services entre en jeu et peut aider les entreprises à améliorer le succès de leurs réunions et événements.

Lorsque vous examinez les opportunités de collaboration, le niveau de collaboration le plus élevé (59 %) concerne actuellement la communication par e-mail. Pendant les étapes de planification de l'événement, les équipes marketing et les planificateurs d'événements travaillent souvent ensemble pour déterminer le thème de l'événement (49 %), le logo (49 %) et la palette de couleurs (37 %). Une majorité continue de travailler ensemble sur place avec la signalisation (54 %), mais la collaboration diminue en ce qui concerne les communications post-événement (41 %) et le débriefing de l'événement (33 %), ce qui montre des opportunités de poursuivre la collaboration pour déterminer le succès de l'événement. .

Les défis identifiés parmi ceux qui collaborent actuellement entre les départements comprennent le manque de communication (43 %), les problèmes de contrôle entre les départements (42 %) et les contraintes budgétaires (41 %). Les personnes interrogées ont partagé les meilleures pratiques pour relever ces défis, telles que l'identification d'une personne de chaque département pour servir de point de contact principal et la formalisation d'un partenariat entre les départements avec l'adhésion de la direction. Pour une meilleure budgétisation, les planificateurs ont recommandé de suivre les dépenses liées aux réunions et aux événements, y compris les efforts de marketing, afin de mieux comprendre le volume considérable de ressources consacrées à un événement.

Méthodologie : Cette étude est basée sur 10 entretiens téléphoniques approfondis avec des personnes ayant des responsabilités de planification d'événements à grande échelle qui résident et travaillent en Amérique du Nord. De plus, une enquête en ligne supplémentaire auprès de 157 acheteurs de voyages en Amérique du Nord qui ont un certain niveau d'implication dans la planification ou la supervision de réunions ou d'événements pour leur organisation a été menée en février.

Lire le rapport complet : L'étude, Cross-Departmental Collaboration: When Event Planning Meets Marketing, est disponible gratuitement exclusivement pour les membres GBTA en cliquant ici et les non-membres peuvent acheter le rapport via la Fondation GBTA en envoyant un e-mail à pyachnes@gbtafoundation.org .

En savoir plus : un webinaire mettant en vedette des experts de l'industrie de Cvent et de la Fondation GBTA discutera de la fréquence à laquelle les équipes de marketing et d'événements collaborent pour planifier et exécuter des événements, de la valeur de la collaboration et des meilleures pratiques. Plongez plus profondément dans cette recherche le 6 octobre à 14 h HE.

À propos de Cvent
Cvent, Inc. (NYSE : CVT) est une société leader de gestion d'événements d'entreprise basée sur le cloud, avec environ 16 000 clients et 2 000 employés dans le monde. Cvent propose des solutions logicielles aux organisateurs d'événements pour l'inscription en ligne aux événements, la sélection des lieux, la gestion des événements, les applications mobiles pour les événements, le marketing par e-mail et les enquêtes Web. Cvent fournit aux hôteliers une plate-forme intégrée, permettant aux propriétés d'augmenter la demande des entreprises du groupe grâce à une publicité ciblée et d'améliorer la conversion grâce à des solutions propriétaires de gestion de la demande et de veille économique. Les solutions Cvent optimisent l'ensemble de la chaîne de valeur de la gestion d'événements et ont permis à des clients du monde entier de gérer des centaines de milliers de réunions et d'événements. Pour plus d'informations, veuillez visiter www.cvent.com, ou connectez-vous avec nous sur Facebook, Twitter ou LinkedIn.

À propos de la Fondation GBTA
La Fondation GBTA est la fondation d'éducation et de recherche de la Global Business Travel Association (GBTA), la première organisation commerciale de voyages d'affaires et de réunions au monde dont le siège est situé dans la région de Washington, DC et qui opère sur six continents. Collectivement, les plus de 8 000 membres de GBTA gèrent chaque année plus de $345 milliards de dépenses mondiales de voyages d'affaires et de réunions. GBTA fournit son réseau croissant de plus de 28 000 professionnels du voyage et 125 000 contacts actifs avec une éducation, des événements, des recherches, des plaidoyers et des médias de classe mondiale. La Fondation a été créée en 1997 pour soutenir les membres de GBTA et l'industrie dans son ensemble. En tant que principale fondation d'éducation et de recherche dans l'industrie du voyage d'affaires, la Fondation GBTA cherche à financer des initiatives visant à faire progresser la profession du voyage d'affaires. La Fondation GBTA est une organisation à but non lucratif 501(c)(3). Pour plus d'informations, voir gbta.org et gbta.org/foundation.