Une nouvelle étude identifie les points de vue des voyageurs d'affaires sur les politiques de voyage, la conformité et les commodités appréciées de l'entreprise.

Quatre voyageurs d'affaires sur cinq déclarent que la politique de voyage de l'entreprise a le plus grand impact sur les décisions de réservation

Francfort, Allemagne (15 novembre 2016) – Quatre voyageurs d'affaires sur cinq (79 %) déclarent que la politique de voyage de leur entreprise a le plus grand impact sur leur décision lors de la réservation d'un voyage pour le travail, devant la commodité (71 %) et le coût (70 %). , selon un nouveau rapport publié aujourd'hui par la Fondation GBTA en partenariat avec HRS. Les politiques flexibles de changement (58 %) et d'annulation (56 %) sont également importantes, et la moitié d'entre eux déclarent que les rapports de dépenses automatisés (52 %) et l'adhésion à un programme de fidélité ou de récompense (50 %) jouent également un rôle important.

Le rapport, intitulé Travel Policy Communication: Understanding Disconnects and Increasing Compliance, révèle également que le courrier électronique est à la fois le moyen le plus courant (49 %) et le plus souhaité (56 %) pour communiquer la politique de voyage de l'entreprise aux voyageurs.

Toutefois, une approche universelle n’est pas la solution, car il est important de comprendre son entreprise, ses données démographiques et sa culture. De manière inattendue, une majorité de Millennials (18-34 ans) préfèrent se renseigner sur les politiques de l'entreprise lors d'une réunion en personne (51 %). Cela est probablement dû au fait qu'ils sont plus récents sur le marché du travail et dans les voyages d'affaires et préfèrent un briefing plus détaillé avec la possibilité de poser des questions. Les membres de la génération X (35-54 ans) et les baby-boomers (55 ans et plus) sont probablement déjà plus familiers avec la politique de voyage de l'entreprise et préfèrent les méthodes électroniques comme le courrier électronique (52 % et 69 %, respectivement) et les publications sur l'intranet de l'entreprise (47 % et 53 %, respectivement). ).

Des différences régionales existent également. Les Européens ont une préférence légèrement plus forte que leurs homologues nord-américains pour le courrier électronique comme moyen idéal pour communiquer sur la politique de voyage (60 % contre 53 %), et une préférence beaucoup plus forte pour l'utilisation de l'intranet de l'entreprise (51 % contre 34 %). À l’inverse, le manuel de l’employé est utilisé dans près de la moitié des entreprises nord-américaines (49 %), mais seulement dans moins d’un tiers (29 %) des entreprises européennes.

"Bien que le récit du professionnel du voyage puisse être plus fiable pour déterminer la manière dont la politique de voyage est communiquée, ce qui compte, c'est la perception et le souvenir du voyageur, car ses actions peuvent avoir des conséquences sur le devoir de diligence et les coûts pour l'entreprise", a déclaré Kate Vasiloff, directrice de la GBTA Foundation. recherche. "Ce n'est pas un manque de désir ou de volonté de suivre les directives de l'entreprise qui conduit à des réservations non conformes, c'est un manque de compréhension causé par une rupture de communication entre les professionnels du voyage et le voyageur."

« Les résultats de l’étude montrent que les voyageurs veulent faire le bon choix. Communiquer la politique voyages via les bons canaux, au bon moment et écouter les retours de vos voyageurs est essentiel. Les résultats soulignent également que la commodité et la facilité d'utilisation sont essentielles pour garantir la conformité des voyageurs d'affaires au programme de voyage, a déclaré Tobias Ragge, PDG de HRS. « Cela va au-delà de la convivialité des outils individuels. Un programme de voyage qui répond aux besoins des voyageurs est la base, mais les entreprises doivent prendre en compte l'ensemble du processus de bout en bout pour offrir une valeur supplémentaire à leurs voyageurs. Du processus de recherche et de réservation aux solutions complètes de paiement et de dépenses automatisées.

En comparant les résultats à une étude précédente de la GBTA Foundation examinant la manière dont les professionnels du voyage communiquent leur politique de voyage et le succès de ces efforts, ce rapport a révélé des différences significatives entre les perceptions et les souvenirs des voyageurs d'affaires et des professionnels du voyage :

Selon les professionnels du voyage, la moitié (54 %) organisent des réunions en personne pour communiquer la politique en matière de voyages, mais les voyageurs ont une impression différente (20 %).
Il existe d'énormes écarts entre la fréquence à laquelle les professionnels du voyage pensent que leurs voyageurs utilisent les canaux de réservation agréés pour réserver des vols (90 %) et des voitures de location (81 %) et ce que font réellement les voyageurs d'affaires (63 % et 57 %, respectivement).
L’importance de réduire l’écart devient de plus en plus évidente lorsqu’il s’agit de voyager vers des zones à haut risque. Un voyageur d'affaires sur six déclare ne recevoir aucune information supplémentaire avant de se rendre dans des zones à haut risque – un facteur de risque évident compte tenu du devoir de diligence de l'entreprise.
Bien qu'il existe une technologie disponible pour alerter les voyageurs d'affaires en cas de réservation non conforme aux conditions, une personne sur cinq (20 %) déclare ne jamais recevoir ce type d'alerte.

Commodités appréciées
Une responsabilité importante des professionnels du voyage consiste à négocier les services et les commodités les plus appréciés et les plus pertinents pour leurs voyageurs dans les contrats aériens, hôteliers et terrestres de la manière la plus rentable possible. Ces ajouts ne signifient cependant pas grand-chose si le voyageur ignore les avantages inclus. L'étude a montré qu'il existe des écarts majeurs entre les commodités appréciées par les voyageurs et ce qu'ils utilisent réellement ; l'utilisation des commodités par les voyageurs et la fréquence à laquelle cela est intégré aux contrats ; et la fréquence à laquelle les voyageurs sont remboursés pour un équipement ou une dépense accessoire déjà incluse dans les accords pré-négociés.

Méthodologie
L'étude est basée sur une enquête en ligne menée auprès de 492 voyageurs d'affaires nord-américains (50 pour cent) et européens (50 pour cent), qui sont tous employés par une entreprise, doivent adhérer à la politique de voyage ou aux directives énoncées de leur entreprise et avoir voyagé au moins quatre fois au cours de la dernière année pour les affaires. L'enquête a été réalisée du 26 mai au 14 juin 2016.

Plus d'information
Le rapport Communication sur la politique de voyage : Comprendre les déconnexions et accroître la conformité est disponible exclusivement pour les membres de la GBTA en cliquant ici et les non-membres peuvent acheter le rapport via la Fondation GBTA en envoyant un e-mail à pyachnes@gbtafoundation.org. Les résultats de l'étude seront présentés aujourd'hui lors d'une session Center Stage lors de la conférence GBTA 2016 de Francfort en partenariat avec VDR.

De plus, le 8 décembre à 10 h HE, des experts de HRS et de la Fondation GBTA discuteront des résultats de l'étude lors d'un webinaire gratuit.

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Le groupe d'entreprises en constante expansion compte plus de 1 600 employés répartis dans 26 bureaux dans le monde, parmi lesquels Shanghai, Tokyo, Singapour, Paris, Londres, Mumbai, São Paulo, New York et Sydney. Le siège social de HRS est situé à Cologne. De plus amples informations peuvent être trouvées sous http://corporate.hrs.com

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