Une nouvelle étude révèle les points faibles de la déclaration des dépenses

En moyenne, les entreprises dépensent environ un demi-million de dollars et 3 000 heures pour corriger les notes de frais chaque année

Francfort, Allemagne (10 novembre 2015) - Chaque année, les entreprises du monde entier dépensent en moyenne environ un demi-million de dollars et près de 3 000 heures pour corriger les erreurs dans les notes de frais, selon une nouvelle étude qui a identifié les points faibles des notes de frais. Le coût moyen de traitement d'une note de frais pour un séjour d'une seule nuit à l'hôtel est de $58, mais 19 % des notes de frais contiennent des erreurs ou des informations manquantes, ce qui coûte $58 et 18 minutes supplémentaires pour corriger chaque note de frais.

Alors que les coûts de traitement des notes de frais représentent le plus grand défi pour le temps et l'argent de l'entreprise, les acheteurs de voyages ont identifié les premières étapes de la préparation d'une note de frais comme les plus gênantes, y compris la configuration de la note de frais (24 %), la saisie des données (33 %). et joindre des reçus (37 %).

Sept acheteurs de voyages sur dix (70 %) traitent actuellement les notes de frais en interne à l'aide d'un logiciel tiers, deux sur dix (19 %) traitent les notes de frais en interne sans l'aide d'un logiciel tiers et 4 % externalisent entièrement ce processus. La moitié des acheteurs de voyages dans les entreprises qui traitent en interne les notes de frais sans logiciel tiers trouvent que la configuration des notes de frais (49 %), la saisie des données (54 %) et la mise en annexe des reçus (55 %) sont des problèmes majeurs.

Ces résultats proviennent d'une nouvelle étude, Expense Reporting: Global Practices and Pain Points, menée par la Fondation GBTA, la branche éducation et recherche de la Global Business Travel Association, et parrainée par HRS Global Hotel Solutions. Les résultats de l'étude seront présentés aujourd'hui lors d'une session sur la scène centrale lors de la conférence GBTA 2015 à Francfort en partenariat avec VDR.

"Cette étude visait à identifier les points faibles et les domaines à améliorer dans le processus de déclaration des dépenses afin que les entreprises puissent trouver des moyens d'améliorer leur efficacité en économisant de l'argent, du temps et des ressources", a déclaré Joseph Bates, vice-président de la recherche de la GBTA Foundation. "Avec l'introduction rapide de nouveaux produits financiers dans l'industrie du voyage d'affaires, les entreprises doivent continuellement évaluer leurs pratiques existantes et leurs besoins commerciaux pour s'assurer qu'elles travaillent aussi efficacement et en respectant les coûts que possible."

« Les entreprises se concentrent souvent uniquement sur les coûts directs, par exemple le prix des vols, de l'hébergement ou du transport terrestre. Cependant, l'optimisation du processus de reporting des dépenses offre un énorme potentiel d'économies. Key est un processus automatisé et numérique, qui élimine le besoin de saisir manuellement les données ou de joindre des reçus papier », explique Tobias Ragge, PDG de HRS.

Différences mondiales dans les pratiques de déclaration des dépenses

• Les acheteurs de voyages en Amérique du Nord (86 %) et en Asie-Pacifique (84 %) utilisent le plus souvent un logiciel de notes de frais, tandis que les acheteurs de voyages d'Amérique latine déclarent utiliser un tel logiciel à un taux beaucoup plus faible (60 %). Au lieu de cela, ils sont beaucoup plus susceptibles d'utiliser un autre programme informatique pour soumettre leurs notes de frais (50 %, contre 22 % du total). Alternativement, les acheteurs de voyages en Europe (35 %), principalement en Allemagne (45 %), sont les plus susceptibles de soumettre des notes de frais sur papier.

• Avec les reçus, l'envoi de reçus papier reste la méthode la plus populaire (63 %), en particulier en Europe (81 %) et en Amérique latine (71 %). L'exception est l'Amérique du Nord, où la majorité des acheteurs de voyages déclarent soumettre des reçus via des images numérisées (84 %), par voie électronique (62 %) et en utilisant leur téléphone intelligent (61 %).

L'étude, Expense Reporting: Global Practices and Pain Points, est disponible exclusivement pour les membres GBTA en cliquant ici et les non-membres peuvent acheter le rapport via la Fondation GBTA en envoyant un e-mail à pyachnes@gbtafoundation.org.

À PROPOS D'HRS
HRS est le fournisseur mondial de solutions hôtelières et offre gratuitement à ses plus de 40 000 entreprises clientes dans le monde une variété d'outils et de services qui couvrent l'ensemble de la chaîne de valeur pour l'ensemble du processus de réservation hôtelière - de l'approvisionnement hôtelier aux transactions de réservation en passant par les solutions de paiement innovantes. à la transmission des données pertinentes pour l'analyse des dépenses d'hébergement. HRS s'occupe de ses clients individuellement et développe des solutions sur mesure qui permettent de réaliser des économies, d'augmenter la satisfaction des collaborateurs et de faciliter la gestion des déplacements. Des solutions intelligentes de bout en bout pour les réservations de conférences et de groupes complètent les services proposés aux entreprises.

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