Un nouveau livre blanc dévoile les meilleures pratiques pour accroître l'efficacité des eRFP

Hier, le comité des réunions de la Global Business Travel Association (GBTA) et le groupe de travail APEX (APEX) du Convention Industry Council (CIC) ont publié un nouveau livre blanc conjoint, Amélioration de l'efficience et de l'efficacité des eRFP pour l'industrie des réunions. Le communiqué de presse suivant a été publié pour annoncer la nouvelle ressource :

Le livre blanc combine les résultats de recherches complémentaires menées par les deux groupes en 2014 examinant l'utilisation, les moteurs et les effets de l'eRFP afin de fournir des recommandations pour améliorer le processus d'eRFP.

GBTA a mené une enquête en ligne auprès de 412 acheteurs, fournisseurs et agences tierces en mars 2014 qui a examiné l'impact des eRFP sur les acheteurs, les tiers et les fournisseurs. La recherche de CIC comprenait 20 entrevues avec des personnes représentant un échantillon représentatif de planificateurs qui recherchent des emplacements pour des événements et a été menée par Terri Breining (Breining Group) et Mariela McIlwraith (Meeting Change).

L'utilisation des demandes de propositions électroniques (eRFP) pour trouver des hôtels et des lieux a explosé ces dernières années. Ce livre blanc conjoint se concentre sur les tendances de l'utilisation de l'eRFP du point de vue de toutes les parties prenantes impliquées dans le processus d'approvisionnement, y compris les acheteurs d'entreprises/associations, les hôteliers, les acheteurs tiers, les sociétés de gestion de réunions, les sociétés de technologie de réunion et les bureaux de congrès et de visiteurs. Bien que cela ait apporté de nombreux avantages à l'industrie des réunions, cela pose également des défis importants en raison du volume élevé d'eRFP émis, qui sont décrits dans le livre blanc.

"Les eRFP sont clairement un outil positif pour l'industrie des réunions, mais il ne fait aucun doute que ces dernières années, leur utilisation en croissance rapide a créé des défis importants", a déclaré Shimon Avish, membre du comité des réunions GBTA et directeur de Shimon Avish Consulting LLC. "Nous avons été ravis de travailler avec le groupe de travail APEX de CIC pour créer ce livre blanc identifiant les prochaines étapes pour rendre le processus eRFP plus efficace et efficient dans le but de continuer à renforcer l'industrie des réunions."

Le livre blanc révèle plusieurs meilleures pratiques émergentes pour réduire le nombre d'eRFP arrivant sur le marché et accroître la satisfaction de toutes les parties prenantes impliquées dans le processus :

• Éducation - les professionnels de l'approvisionnement doivent éduquer les acheteurs sur les impacts de l'émission excessive d'appels d'offres électroniques ainsi que sur les avantages de la recherche pour s'assurer que les hôtels/lieux appropriés sont sélectionnés et sur l'importance de fournir des informations complètes.
• Processus - l'adoption de modèles standardisés et de meilleures communications font partie des moyens d'améliorer les processus de traitement des eRFP.
• Limites - des limites peuvent être imposées par la politique ou la technologie pour réduire le nombre d'eRFP.
• Solutions technologiques – la technologie peut être utilisée pour faciliter les processus de gestion des leads pour les hôtels/lieux.
• Modèles technologiques alternatifs - des modèles alternatifs peuvent réduire la dépendance aux paiements des fournisseurs au système de technologie de réunion ou, dans certains cas, peuvent permettre un système de réservation sans contact qui élimine complètement le besoin d'un eRFP.

"Nous sommes reconnaissants d'avoir pu rassembler le travail et les conversations de deux groupes de travail indépendants de l'industrie dans un livre blanc qui articule nos problèmes et opportunités collectifs", a déclaré Christine "Shimo" Shimasaki, CDME, CMP, présidente du groupe de travail APEX de CIC sur les eRFP et directrice générale. de empowerMINT.com de DMAI. "Maintenant, le vrai travail commence alors que nous éduquons à la fois les acheteurs et les vendeurs et que nous nous efforçons de mettre en place des processus plus efficaces."

Les professionnels de l'industrie peuvent trouver le livre blanc et des ressources supplémentaires sur le Site Web de CIC et le Hub GBTA.