Le pivot vers les réunions virtuelles pendant la pandémie entraîne des changements importants dans l'avenir des événements d'entreprise

Selon l'étude de recherche GBTA

Alexandrie, Virginie – La Global Business Travel Association (GBTA), la plus grande association de voyages d'affaires au monde et un leader mondial dans l'éducation, la recherche, le réseautage et la défense de l'industrie, publie aujourd'hui les résultats d'une étude sur les réunions d'entreprise et la stratégie d'événements des organisations en tant que résultat de la pandémie.

L'étude, rendue possible par Cvent, examine comment les planificateurs de réunions et d'événements de voyage basés aux États-Unis et au Canada gèrent leurs réunions d'entreprise au cours de l'année à venir, l'impact de COVID-19 sur leurs événements et l'utilisation de la technologie pour améliorer l'expérience des délégués.

Les principales conclusions comprennent :

• Le nombre de réunions hybrides devrait doubler en 2021.

Le lieu de travail en 2020 restera dans les mémoires pour les réunions virtuelles, mais en 2021, la tendance s'oriente vers des réunions hybrides, qui offrent à la fois des expériences en personne et virtuelles.

Avant la pandémie, environ sept répondants sur 10 (71%) n'avaient tenu aucune réunion hybride. Ce chiffre est resté inchangé en 2020.

À mesure que les restrictions s'assouplissent et que les réunions d'affaires reprennent, les réunions hybrides pourraient être à la hausse pour mieux accueillir les participants en personne et virtuels et atteindre un public plus large. Trois répondants sur cinq (60%) s'attendent à ce que leur entreprise tienne au moins une réunion hybride en 2021. De plus, les deux tiers des répondants (65%) souhaitent organiser davantage de réunions hybrides en raison de la pandémie.

• Les rencontres simples seront les premières à se redresser.

Environ la moitié des répondants (52%) s'attendent à ce que le nombre de réunions simples en personne organisées par leur entreprise - avec 50 participants ou moins - revienne au niveau d'avant la pandémie d'ici un an.

• Pour la plupart des entreprises, les dirigeants de la suite C jouent un rôle central dans l'approbation des demandes de tenue de réunions dans l'environnement actuel.

Les trois quarts des répondants (75%) affirment que les dirigeants de la suite C sont impliqués dans la décision de savoir s'il est sûr d'organiser une réunion ou un événement dans l'environnement COVID-19 actuel. La moitié disent que ces cadres (49%) ont le plus influence sur la décision, tandis que 17 % affirment que le service de sécurité/risque de leur entreprise a le plus d'influence sur la décision. Alors qu'un certain nombre d'autres parties prenantes, y compris les RH, les services juridiques/conformité, les gestionnaires de voyages/planificateurs de réunions et les propriétaires de budget/unités commerciales, sont généralement impliquées lorsqu'il s'agit de décider s'il est sûr d'organiser une réunion ou un événement, ils prennent rarement la décision finale.

• Peu d'entreprises disposent d'une visibilité centralisée sur l'ensemble de leurs réunions.

Seuls 30% des répondants déclarent que "la plupart" ou "toutes" les réunions de leur entreprise sont visibles sur un calendrier central. Un plus grand nombre disent que « peu de réunions » (19%) ou « aucune réunion » (20%) sont disponibles sur un calendrier central. Dans certains cas, différents départements ou bureaux régionaux planifient et suivent les réunions de différentes manières. Cela peut rendre difficile la localisation rapide de toutes les réunions programmées dans une situation d'urgence. De plus, sans cette visibilité, les organisations risquent de dépenser trop et de mal gérer leurs événements.

• Les répondants trouvent de la valeur dans les réunions virtuelles dans le cadre d'un programme d'événements plus robuste.

Le passage presque complet aux événements virtuels en 2020 a entraîné un changement positif dans l'opinion des répondants quant à leur efficacité dans le cadre de leur stratégie marketing globale.

• Les répondants veulent utiliser la technologie pour améliorer l'expérience virtuelle.

Une grande majorité est « intéressée » ou « très intéressée » par l'ajout de divers composants technologiques aux réunions virtuelles afin d'offrir un événement en ligne plus engageant et immersif. Ceux-ci inclus conférence virtuelle (79%), enregistrement en ligne (76%), sondages auprès des participants après l'événement (74%), suivi des participants/suivi des prospects (70%), sondage en direct (70%), et applications événementielles mobiles (66%).

Bien qu'il s'agisse d'aliments de base courants de en personne réunions, les répondants veulent les utiliser pour réunions virtuelles ainsi que pour augmenter l'engagement et maximiser le retour sur investissement de l'événement virtuel.

"La pandémie a eu un impact significatif sur la façon dont les organisations planifient et gèrent leurs réunions et événements d'entreprise", a déclaré Patrick Smith, directeur marketing de Cvent. « Un mélange intelligent d'événements virtuels, en personne et hybrides est l'avenir ; et ces trois modèles de prestation d'événements permettront aux entreprises d'atteindre et d'engager un public plus large et de mieux comprendre les intérêts des participants. L'utilisation de la technologie aidera à montrer la voie dans ce nouvel environnement où nous nous attendons à ce que les événements soient plus nombreux et percutants que jamais.

GBTA et Cvent organiseront un webinaire pour discuter plus en détail des résultats, y compris les changements opérationnels requis. Le webinaire aura lieu le 22 juin à 11h (HE). Pour vous inscrire, rendez-vous sur GBTA.org.