Les comptes virtuels à usage unique atténuent les risques, contrôlent les dépenses et améliorent la conformité

Chaque année, les entreprises dépensent des millions de dollars en frais de voyage via différents modes de paiement. Alors que les cartes d'entreprise, les comptes centraux de voyage (CTA) et la carte personnelle d'un employé sont actuellement les méthodes de paiement les plus populaires, des alternatives, comme les paiements virtuels, pour les voyages d'affaires font leur apparition en tant qu'options avec moins de contrôle et de visibilité initiale, comme les espèces. progrès, sont laissés de côté.

Une nouvelle étude de la Fondation Global Business Travel Association (GBTA), Comptes virtuels à usage unique : état de l’industrie, réalisé en partenariat avec Banque américaine, identifie certaines raisons pour lesquelles les acheteurs et les fournisseurs de voyages aiment les comptes virtuels à usage unique et explique ce qui fait obstacle à une adoption plus large.

Comment fonctionnent les comptes virtuels à usage unique ?
Les paiements virtuels à usage unique sont des numéros de compte uniques générés pour un fournisseur, un montant de transaction et/ou une période spécifique. Dans la plupart des cas, une fois la transaction traitée, le numéro de compte n'est plus actif. Elles combinent la commodité, l'acceptation et la familiarité des cartes de crédit traditionnelles avec des fonctionnalités de sécurité et de contrôle améliorées.

Pourquoi utiliser des comptes virtuels à usage unique ?
Les acheteurs de voyages ont identifié plusieurs avantages clés du recours aux paiements virtuels. Premièrement, le risque de fraude est réduit grâce à la correspondance 1:1 du numéro de compte avec le paiement. Deuxièmement, les paiements virtuels à usage unique améliorent le contrôle des frais de déplacement du personnel extérieur à l’organisation, comme les candidats aux entretiens, les sous-traitants ou les consultants.

De plus, les entreprises peuvent choisir de fixer des limites de dépenses ou de restreindre leur utilisation aux fournisseurs agréés. Cela ouvre de nombreuses portes lorsqu’il s’agit de contrôler les dépenses liées aux voyages d’affaires et d’améliorer le respect de la politique de voyage de l’entreprise.

Un autre avantage clé pour les acheteurs de voyages réside dans le rapprochement des dépenses. L'achat et le paiement sont rapprochés électroniquement, éliminant ainsi la tâche fastidieuse et source d'erreurs consistant à associer manuellement les dépenses aux méthodes de paiement une fois l'achat traité. Un petit groupe d’acheteurs interrogés déclare ne consacrer qu’une heure par semaine à rapprocher les dépenses effectuées à l’aide de comptes virtuels à usage unique. Cela se compare à deux heures et demie consacrées au rapprochement des dépenses à l’aide d’un CTA et à deux heures pour les cartes d’entreprise.

Les fournisseurs de voyages voient également les bons côtés de l’utilisation de comptes virtuels à usage unique, notamment une réception plus rapide des paiements et des données de paiement améliorées. C’est peut-être la raison pour laquelle il y a actuellement beaucoup plus de fournisseurs qui acceptent les paiements virtuels que d’acheteurs qui les utilisent.

Qu’est-ce qui fait obstacle à l’adoption généralisée de ces comptes ?
Le principal problème signalé par les acheteurs est la confusion au point de vente chez certains fournisseurs de voyages, tels que les hôtels. Les acheteurs signalent également que les fournisseurs ont des difficultés à traiter les paiements et affirment que les comptes virtuels à usage unique ne sont pas suffisamment flexibles pour prendre en charge les frais accessoires. Cependant, il peut s'agir moins d'une limitation du mode de paiement que d'un manque de connaissances, car des limites de compte peuvent être fixées pour tenir compte des achats accessoires en fonction de la politique de l'entreprise.

Il existe clairement un déficit d’éducation en ce qui concerne l’utilisation de comptes virtuels à usage unique dans les voyages d’affaires. La moitié des acheteurs citant un simple manque de connaissances sur les avantages, il est probable que l'éducation sur les produits serait le moyen le plus efficace d'accroître leur utilisation.

Il y a aussi une situation un peu compliquée entre l’œuf et la poule lorsqu’il s’agit de ces types de paiement. Les fournisseurs citent le manque de demande des acheteurs comme l’une des principales raisons pour lesquelles ils n’acceptent pas les comptes virtuels à usage unique. Les acheteurs citent le manque d’acceptation des fournisseurs comme raison pour laquelle ils ne choisissent pas cette option. Si l’on veut accroître l’utilisation, les acheteurs et les fournisseurs doivent être proactifs.

Enfin, la cohérence est la clé. Les acheteurs et les fournisseurs mentionnent la confusion et les difficultés au point de vente comme des obstacles à l'utilisation, en particulier chez les prestataires de voyages dont les tarifs sont variables, comme les hôtels. Cela vient probablement d’un autre problème : l’absence d’application ou de processus unique pour tous les fournisseurs. Sans une pratique unifiée et appliquée de manière égale, la confusion persistera parmi ceux qui tentent d’utiliser des comptes virtuels à usage unique.

Apprenez-en davantage à la Convention GBTA
Le mardi 19 juillet, la banque américaine parraine une séance de formation dans la salle de l'Académie de la GBTA au Colorado Convention Center qui se concentrera sur les avantages et les obstacles des paiements virtuels à usage unique. Sur la base des résultats de cette recherche, la session réunira acheteurs et hôteliers pour discuter des pratiques actuelles et travailler à l'identification de moyens de minimiser les obstacles à l'acceptation et à l'utilisation. Assistez à cette session pour savoir si l'ajout de cette solution de paiement aux offres de votre entreprise vous convient.