Sondage : la consolidation des programmes d'événements mène au succès futur des gestionnaires de voyages et des planificateurs d'événements

Deux ans plus tard, presque tous les travel managers et planificateurs d'événements avec des programmes consolidés rapportent du succès

Alexandria, Virginie - 12 décembre 2017 - La consolidation des programmes de voyages, de réunions et d'événements - lorsque les organisations connectent des structures internes dont les fonctions se chevauchent, mais qui n'ont pas historiquement communiqué entre elles - a augmenté de 62 % depuis 2015. Si cette tendance se poursuit à ce rythme, les deux tiers (68 %) des programmes seront entièrement consolidés d'ici 2019, selon une nouvelle étude publiée aujourd'hui par la Fondation GBTA, la branche éducation et recherche de la Global Business Travel Association (GBTA), en partenariat avec Cvent, Inc., la principale société de technologies pour les réunions, les événements et l'accueil.

"Les organisations peuvent accroître leur efficacité, réduire les redondances et, en fin de compte, économiser du temps et de l'argent en regroupant les voyages, les événements et même les programmes de marketing", a déclaré Patrick Smith, directeur du marketing chez Cvent. « Ces programmes devraient fonctionner main dans la main, au lieu de fonctionner en silos. Nous constatons que de plus en plus de programmes de voyages et d'événements se réunissent à un rythme plus rapide que jamais auparavant, ce qui montre que l'industrie reconnaît de plus en plus que toutes ces fonctions se soutiennent et se renforcent mutuellement - et génèrent de meilleurs résultats commerciaux.

"La patience est essentielle en matière de consolidation", a déclaré Kate Vasiloff, directrice de recherche GBTA. « Les programmes consolidés ont connu des succès incroyables, mais les avantages peuvent ne pas venir immédiatement. Les gestionnaires de voyages et les planificateurs d'événements avec des programmes consolidés rapportent un plus grand succès maintenant qu'il y a deux ans, ce qui fait que la valeur de la consolidation vaut bien le temps et l'investissement qu'il faut pour mettre en œuvre, dépanner et rationaliser un programme unifié.

Cette recherche est la deuxième édition d'une enquête auprès des gestionnaires de voyages et des planificateurs d'événements en Amérique du Nord, visant à découvrir quelle partie du marché comprend des programmes consolidés, quels facteurs ont conduit au passage à la consolidation et quels succès, le cas échéant, les entreprises ont connu comme un résultat. Presque tous les répondants ayant des programmes consolidés ont signalé un grand succès, plus qu'il y a deux ans - un signe que tous les avantages et la valeur de la consolidation peuvent ne pas être réalisés immédiatement après la mise en œuvre.

 

Principales conclusions

Au cours des deux dernières années, la tendance à l'effondrement de la gestion des réunions, des événements et/ou des programmes de voyage a presque doublé.

• Presque tous (97 %) ceux qui ont des programmes entièrement consolidés rapportent un grand succès dans la réalisation de leurs objectifs de consolidation, marquant une augmentation de 14 % du succès signalé par rapport à il y a deux ans.
• Près des deux tiers (64 %) des réunions, événements et/ou programmes de voyage sont entièrement consolidés ou en cours de consolidation.
• Depuis 2015, la proportion de travel managers déclarant envisager actuellement la consolidation a chuté de près de moitié (46 %), et beaucoup plus adoptent la consolidation que non.
• En ce qui concerne les objectifs de consolidation spécifiques, l'amélioration de la transparence (83 %), l'optimisation des dépenses (79 %) et l'augmentation de l'efficacité (77 %) restent les principaux moteurs, et beaucoup citent les améliorations dans ces domaines comme des avantages significatifs de la consolidation.

 

Les défis de la consolidation évoluent
En 2015, l'obtention de l'adhésion des dirigeants à la consolidation et l'utilisation des technologies de gestion ont été les plus grands défis pour les Travel Managers. Cependant, beaucoup de choses ont changé en deux ans, car les difficultés signalées pour obtenir le soutien de la direction ont diminué (47 % en 2017 contre 56 % en 2015). Cela est probablement dû en partie à l'utilisation croissante de la technologie, le nombre de gestionnaires de voyages utilisant la technologie de gestion des réunions, des événements et des voyages ayant presque doublé au cours de la même période (60 % en 2017 contre 34 % en 2015). Même si de plus en plus de programmes se consolident à un rythme plus rapide, près d'un quart (23 %) des gestionnaires de voyages et des planificateurs d'événements n'ont pas de programme consolidé de réunions, d'événements ou de voyages, et ne prévoient pas d'en mettre un en place, alors qu'un sur sept seulement (14 %) envisagent une consolidation.

 

Motivations pour la consolidation
Au cours des deux dernières années, la consolidation est devenue de plus en plus attrayante pour les organisations qui commencent à reconnaître ses avantages. Soixante-quinze pour cent des gestionnaires de voyages et des planificateurs d'événements ont exprimé leur intérêt pour l'amélioration de la visibilité et de la transparence des coûts globaux des voyages, des réunions et des événements via la consolidation. Parmi les autres facteurs d'évolution vers la consolidation, citons l'obtention de meilleurs tarifs négociés et d'une tarification dynamique (69 %) - qui a augmenté de 35 % depuis 2015 - et une meilleure exploitation des dépenses et des dépenses maximisées (66 %).

 

Plus d'information
Le rapport, Consolidation Two Years Later: Shifts, Trends, and Status Quo, est disponible exclusivement pour les membres de GBTA par cliquant ici et les non-membres peuvent acheter le rapport par l'intermédiaire de la Fondation GBTA en envoyant un courrier électronique à pyachnes@gbtafoundation.org.

La Fondation GBTA accueillera un webinaire en partenariat avec Cvent le 14 décembre 2017 à 11 h HE pour discuter des résultats de l'étude et comprendre comment le paysage des réunions, des événements et/ou de la consolidation des programmes de voyage continue d'évoluer. Inscrivez-vous aujourd'hui.

Méthodologie: La Fondation GBTA a mené une enquête en ligne auprès de 124 gestionnaires de voyages et planificateurs d'événements en Amérique du Nord. Pour être admissibles, les participants doivent avoir été au moins « quelque peu impliqués » dans des réunions, des événements et des voyages au sein de leur organisation.

 

À propos de Cvent, Inc.

Cvent, Inc. est l'une des principales sociétés de gestion d'événements d'entreprise basées sur le cloud, avec des dizaines de milliers de clients et plus de 2 700 employés dans le monde. Cvent propose des solutions logicielles aux planificateurs d'événements pour l'inscription à des événements en ligne, la sélection de lieux, la gestion d'événements, les applications mobiles pour les événements, le marketing par e-mail et les enquêtes Web. Cvent fournit aux hôteliers une plate-forme intégrée, permettant aux établissements d'augmenter la demande des entreprises du groupe grâce à une publicité ciblée et d'améliorer la conversion grâce à des solutions propriétaires de gestion de la demande et de business intelligence. Les solutions Cvent optimisent l'ensemble de la chaîne de valeur de la gestion d'événements et ont permis à des clients du monde entier de gérer des centaines de milliers de réunions et d'événements. Pour plus d'informations, rendez-vous sur Cvent.com ou contactez-nous sur Facebook, Twitter ou LinkedIn.

 

À propos de la Fondation GBTA

La Fondation GBTA est la branche éducation et recherche de la Global Business Travel Association (GBTA), la première organisation mondiale de voyages d'affaires et de réunions d'entreprise. Collectivement, les plus de 9 000 membres de GBTA gèrent chaque année plus de $345 milliards de dépenses mondiales de voyages d'affaires et de réunions. GBTA fournit à son réseau de 21 000 gestionnaires de voyages et de réunions d'affaires et gouvernementaux, ainsi qu'à des fournisseurs de services de voyage, des événements de réseautage, des actualités, de l'éducation et du développement professionnel, de la recherche et du plaidoyer. La fondation a été créée en 1997 pour soutenir les membres de GBTA et l'industrie dans son ensemble. En tant que principale fondation d'éducation et de recherche dans l'industrie du voyage d'affaires, la Fondation GBTA cherche à financer des initiatives visant à faire progresser la profession du voyage d'affaires. La Fondation GBTA est une organisation à but non lucratif 501(c)(3). Pour plus d'informations, voir gbta.org et gbta.org/fondation.