Le rôle de la technologie dans la planification d'événements

Une nouvelle étude de la GBTA Foundation a révélé les fonctionnalités les plus appréciées et les plus souhaitées en matière de technologie de sourçage de site. Réalisée en partenariat avec Lanyon, l'étude est publiée aujourd'hui lors d'un Lanyon en direct séance d'évasion. La planification des réunions et des événements commence bien avant que quiconque ne mette les pieds sur place, bien sûr, et de nombreux facteurs peuvent grandement contribuer ou nuire au succès d'un événement.

Une majorité de planificateurs (57 %) utilisent des technologies ou des logiciels de gestion d'événements ou de réunions lors de la planification d'événements et presque tous ceux qui le font (96 %) trouvent utile d'utiliser la technologie pour gérer leurs réunions et événements. De plus, près de six sur dix (58 %) de ceux qui ne l'utilisent pas actuellement voient le potentiel de la technologie pour améliorer leurs processus et programmes.

"La technologie a rendu plus facile que jamais d'être un acheteur intelligent", a déclaré Anthony Miller, directeur du marketing, Lanyon. « C'est parce que nous avons maintenant accès à une foule d'informations à jour sur presque tout ce que nous achetons, des rideaux aux voitures d'occasion. Pourquoi l'achat d'un lieu d'événement devrait-il être différent ? Si nous pouvons fournir aux planificateurs davantage d'informations de haute qualité, ils pourront alors choisir le lieu qui répond le mieux à leurs besoins, en moins de temps et avec moins de ratés.

Décider où organiser un événement
L'emplacement (27 %) et le coût (26 %) sont les principaux facteurs de choix d'une propriété pour accueillir une réunion ou un événement. Comment la technologie joue-t-elle un rôle dans le choix d'un emplacement ? Actuellement, seuls deux planificateurs sur cinq (43 %) ont accès à une technologie qui remplit automatiquement les spécifications de la ville, y compris tout, de la proximité du lieu à d'autres hôtels, restaurants et aéroports, ainsi que les tarifs des hôtels, les prix des aliments et des boissons ou même les taux de criminalité d'une ville. La moitié des planificateurs qui utilisent ce type de technologie trouvent qu'il est très utile de prendre des décisions plus éclairées, tout comme 45 % de ceux qui n'y ont pas accès. Certains planificateurs ont même déclaré que cette fonctionnalité figurerait en tête de leur liste de souhaits s'ils créaient leur propre produit de planification de réunions et d'événements.

Un autre outil précieux lors de la sélection d'une ville et d'un site d'événement serait un site de style Yelp pour les organisateurs de réunions. Cette approche formalisée de la consultation d'experts de l'industrie ne fonctionnerait toutefois qu'avec quelques mises en garde importantes, selon les planificateurs. Le site devrait être limité aux planificateurs expérimentés, rempli d'informations à jour et à l'abri des yeux des fournisseurs pour être considéré comme une ressource crédible et utile.

Appels d'offres
Une fois la ville choisie, les demandes de propositions sont souvent envoyées à un certain nombre de sites pour recueillir des informations supplémentaires avant de prendre une décision. Quatre planificateurs sur cinq (81 %) utilisent actuellement une technologie qui leur permet d'envoyer un seul RFP à plusieurs propriétés et permet aux propriétés de répondre directement à la RFP au sein de la plateforme pour des comparaisons faciles - deux fonctionnalités très appréciées. Sept planificateurs sur dix (70 %) utilisent la technologie pour comparer les détails des propriétés côte à côte et presque tous (88 %) trouvent cette fonctionnalité très utile.

Les planificateurs aimeraient également avoir la possibilité de suivre les prix de chaque site depuis l'offre initiale jusqu'au prix final négocié, ce qui devient très utile lorsque les entreprises mettent l'accent sur le suivi du budget et les économies de coûts.

Visites du site, préparation préalable et débriefing de l'événement
Les planificateurs trouvent que les visites de sites sont un aspect inestimable de la planification et du succès des réunions et des événements, cependant, beaucoup adoptent encore une approche low-tech. Sept sur dix (70 %) déclarent utiliser un stylo et du papier pour enregistrer les informations recueillies lors des visites sur site. Alors que de nombreux planificateurs préfèrent leur méthode stylo et papier, d'autres s'intéressent à l'enregistrement électronique des informations recueillies lors des visites de sites, y compris la possibilité d'enregistrer des notes ou de télécharger des photos par voie électronique.

La planification et la communication ne s'arrêtent pas après avoir choisi le lieu. Les deux tiers des planificateurs utilisent (63 %) et apprécient (67 %) la technologie de planification de réunions et d'événements qui permet une communication bidirectionnelle avec les fournisseurs. Rendre ce portail convivial pour les mobiles serait une grande amélioration pour de nombreux planificateurs. De plus, sept planificateurs sur dix utilisent la technologie des réunions et des événements pour les aider à charger et à suivre les informations budgétaires en cours de route, et alors que seulement un tiers (33 %) disposent actuellement d'une technologie qui permet aux planificateurs d'enquêter sur leur lieu et leurs fournisseurs après l'événement, beaucoup expriment leur intérêt à avoir cette option dans le cadre de leur technologie de gestion de réunions et d'événements.

Et après?
L'éducation est essentielle car de nombreux planificateurs expriment leur frustration de ne pas savoir où aller pour se renseigner sur les produits du marché qui pourraient répondre à leurs besoins spécifiques. Avec une pléthore de technologies déjà disponibles, il est impératif que les planificateurs se tournent vers les publications commerciales de l'industrie pour en savoir plus sur les dernières fonctionnalités, assistent aux événements de l'industrie pour voir les nouvelles technologies en action et parlent à leurs pairs pour en savoir plus sur les offres les plus récentes.

Méthodologie: Cette étude a utilisé à la fois une approche qualitative et quantitative. L'aspect qualitatif est basé sur neuf entretiens individuels approfondis menés avec des personnes ayant d'importantes responsabilités en matière de planification d'événements. Celles-ci ont eu lieu en avril et en août 2016. L'aspect quantitatif consistait en un sondage rempli par 94 personnes nord-américaines ayant des responsabilités de planification d'événements de moyenne (25 à 500 participants) à grande échelle (plus de 500 participants) qui étaient au moins « quelque peu impliqué » dans la planification ou la supervision de réunions et d'événements dans leur entreprise et « impliqué » ou « très impliqué » dans le processus d'approvisionnement du site. Cette enquête a été réalisée entre le 18 mai et le 2 juin 2016.

Lire le rapport complet : L'étude, Technologie de sourçage de site : fonctionnalités appréciées et souhaitées, est disponible gratuitement exclusivement pour les membres GBTA par cliquant ici et les non-membres peuvent acheter le rapport via la Fondation GBTA en envoyant un e-mail pyachnes@gbtafoundation.org. Voir un aperçu gratuit de la recherche maintenant.

Apprendre encore plus: Un webinaire mettant en vedette des experts de l'industrie de Lanyon et de la Fondation GBTA discutera des tendances et des technologies en matière de recherche de sites. Plongez plus profondément dans cette recherche le 10 novembre à 14 h HE. L'inscription gratuite est disponible dès maintenant.