Le besoin critique du devoir de diligence

Une fois de plus, la semaine dernière, le monde a regardé avec horreur les scènes d’une autre attaque terroriste se dérouler. Trois attaques, survenues quelques jours après l'autre, ont toutes eu lieu dans des quartiers populaires et animés de la ville, où les navetteurs, les touristes et les hommes d'affaires poursuivaient leur vie quotidienne.

Bien sûr, alors que le monde regarde et pleure, la vie des spectateurs doit revenir à la normale. Pour les professionnels des voyages d'affaires, l'incertitude et le caractère aléatoire de tels incidents ne font que renforcer la nécessité d'améliorer les processus d'approbation préalable pour les voyageurs d'affaires et d'étendre le devoir de diligence pour garantir que toutes les mesures sont prises pour protéger les personnes voyageant au nom d'une organisation.

UN nouvelle enquête sponsorisé par Concur, s'est concentré sur le comportement des voyageurs d'affaires en matière de voyages d'affaires au Royaume-Uni, en Allemagne et en France. L'étude, parrainée par Concur et intitulée Comportement de réservation : le point de vue du voyageur d'affaires, a constaté que de plus en plus d'entreprises intègrent un processus de pré-approbation dans l'expérience de réservation de voyage. Même si celles-ci peuvent aller d’une approbation verbale rapide à un processus plus rigoureux, la justification de ces approbations est double. Premièrement, il aide les managers à rester informés des dépenses, des dates et des projets de voyage. Deuxièmement, il établit en outre un devoir de diligence pour les voyageurs d'affaires qui voyagent au nom de leur entreprise. Savoir que les employés sont en sécurité et accessibles est plus important que jamais.

Selon la nouvelle étude, « l’approbation préalable au voyage peut être un élément important d’un programme de gestion des voyages. La mise en place d'un processus d'approbation avant le voyage peut permettre aux entreprises de s'acquitter de leur devoir de diligence, de garantir la conformité à la politique de voyage et de limiter les coûts. Environ la moitié des voyageurs d'affaires dans chaque pays déclarent que leur entreprise exige qu'ils obtiennent une autorisation préalable au voyage pour les voyages d'affaires nationaux, et les deux tiers déclarent qu'elle leur impose d'obtenir une autorisation préalable au voyage pour les voyages d'affaires internationaux.

Comme nous le rappellent les récents attentats terroristes, rares sont les régions du monde qui sont réellement sûres, même pour les voyageurs d’affaires généralement prudents. Avoir un processus d’approbation en place qui permet à une organisation de savoir où se trouvent ses ressources – et de pouvoir réagir, réagir et se regrouper après qu’un tel événement se produise – donne à chacun une tranquillité d’esprit supplémentaire. Les taux de conformité du processus d'approbation préalable d'une entreprise se sont révélés élevés. Les voyageurs d'affaires des trois pays ont admis adhérer à la politique de leur entreprise la plupart du temps ou toujours.

Il n'existe aucun moyen garanti de garantir que les voyages d'affaires restent totalement sûrs dans le monde d'aujourd'hui, qu'ils voyagent au niveau national ou international. Ce que révèle cependant la récente étude de Concur, c'est que l'organisation et le voyageur reconnaissent que des mesures doivent être prises et respectées afin que l'on puisse savoir rapidement où se trouvent les voyageurs en cas d'incident. Il s’agit d’un aspect d’un plan plus large de devoir de diligence que les acheteurs de voyages peuvent mettre en place pour assurer la sécurité de leurs voyageurs au mieux de leurs capacités.