Quand la planification d'événements rencontre le marketing

La moitié (49 %) des planificateurs d'événements rapportent que les services marketing de leurs entreprises respectives sont toujours ou souvent impliqués dans la planification et l'exécution des événements, et une écrasante majorité trouve de la valeur dans ce type de partenariat. Aujourd'hui, la Fondation GBTA, la branche éducation et recherche de la Global Business Travel Association (GBTA), en partenariat avec Cvent, a publié une nouvelle recherche qui explore la prévalence et les types de collaboration entre les organisateurs d'événements et les services marketing.

De nombreuses organisations de tous les secteurs organisent des événements ou des réunions à grande échelle nécessitant des heures de planification et de coordination. Bien que ces responsabilités puissent incomber aux planificateurs d'événements à temps plein au sein d'une entreprise, le plus souvent, un employé qui porte plusieurs casquettes, comme un responsable des voyages, peut s'en charger.

"Les événements sont essentiels au résultat net de l'entreprise, de sorte que les fonctions de marketing et de planification d'événements doivent être synchronisées pour garantir que les événements atteignent les objectifs du service marketing", a déclaré Stacey Fontenot, vice-présidente du marketing de la plate-forme chez Cvent. "Les spécialistes du marketing interentreprises dépendent fortement des événements, de sorte que les planificateurs d'événements peuvent créer une valeur commerciale significative en collaborant avec leurs pairs marketing, ce qui accroît l'importance de l'équipe de planification d'événements au sein d'une organisation."

Plus de la moitié (53 %) des planificateurs d'événements estiment que la définition d'objectifs pour soutenir les objectifs commerciaux globaux est le facteur le plus important à prendre en compte lors de la planification d'une réunion ou d'un événement. Il se trouve que c'est un domaine dans lequel les planificateurs d'événements excellent et sont bien équipés pour le gérer. La conception et le contenu d'une réunion ou d'un événement, souvent moins connus des planificateurs d'événements, peuvent être tout aussi essentiels à son succès global. C'est là que la collaboration entre les services entre en jeu et peut aider les entreprises à améliorer le succès de leurs réunions et événements.

Lorsque vous examinez les opportunités de collaboration, le niveau de collaboration le plus élevé (59 %) concerne actuellement la communication par e-mail. Pendant les étapes de planification de l'événement, les équipes marketing et les planificateurs d'événements travaillent souvent ensemble pour déterminer le thème de l'événement (49 %), le logo (49 %) et la palette de couleurs (37 %). Une majorité continue de travailler ensemble sur place avec la signalisation (54 %), mais la collaboration diminue en ce qui concerne les communications post-événement (41 %) et le débriefing de l'événement (33 %), ce qui montre des opportunités de poursuivre la collaboration pour déterminer le succès de l'événement. .

Comme toute collaboration interentreprises, l'établissement d'une bonne relation de travail s'accompagne souvent de défis, notamment un manque de communication, des problèmes de contrôle, des contraintes budgétaires et des retards dans les délais. Bien qu'il n'y ait pas de feuille de route unique pour une collaboration réussie entre les équipes de marketing et de planification d'événements, établir des lignes de communication claires, démontrer une ouverture aux idées nouvelles et tenir compte du temps et de l'argent dépensé est un bon point de départ. En ayant un alignement constant entre les programmes SMM (Strategic Meetings Management), les équipes de marketing et de communication, les entreprises peuvent diffuser des messages cohérents et maintenir l'intégrité de leur marque sur toutes les plateformes.

Méthodologie: Cette étude est basée sur 10 entretiens téléphoniques approfondis et individuels avec des personnes ayant des responsabilités de planification d'événements à grande échelle qui résident et travaillent en Amérique du Nord. De plus, une enquête en ligne supplémentaire auprès de 157 acheteurs de voyages en Amérique du Nord qui ont un certain niveau d'implication dans la planification ou la supervision de réunions ou d'événements pour leur organisation a été menée en février.

Lire le rapport complet : L'étude, Collaboration interdépartementale : lorsque la planification d'événements rencontre le marketing, est disponible gratuitement exclusivement pour les membres GBTA par cliquant ici et les non-membres peuvent acheter le rapport via la Fondation GBTA en envoyant un e-mail pyachnes@gbtafoundation.org.

Apprendre encore plus: Un webinaire mettant en vedette des experts de l'industrie de Cvent et de la Fondation GBTA discutera de la fréquence à laquelle les équipes marketing et événementielles collaborent pour planifier et exécuter des événements, de la valeur de la collaboration et des meilleures pratiques. Plongez plus profondément dans cette recherche le 6 octobre à 14 h HE. L'inscription gratuite est disponible dès maintenant.