Mudanças operacionais do evento e estratégias de tecnologia: uma discussão do comprador

Neste período de pandemia, a realização de reuniões vem com um novo conjunto de complexidades de eventos – seja presencial, virtual ou um híbrido de ambos. Para o webinar de compradores do Collaboratory 2020 desta semana, possibilitado pelo Citi, Kathy Grau, vice-presidente de operações do programa do The CM Group e membro do GBTA Meetings & Events Committee, recebeu três palestrantes ilustres: Karen Bond, Card & Travel Manager da HNTB Corporação; Jennifer Kowal, Diretora de Reuniões e Eventos Corporativos da Aon Service Corporation; e Carmen Smith, gerente sênior de viagens e eventos da ICF.

 

Todas as recomendações compartilhadas sobre como fazer mudanças operacionais rápidas para dar suporte a reuniões híbridas e/ou virtuais e insights sobre a melhor forma de desenvolver, expandir e implementar uma estratégia de tecnologia robusta para atender a essa necessidade corporativa imediata.

 

• Use esse período para se envolver mais com parceiros e partes interessadas: Para Carmen Smith, isso significou ingressar em um grupo de trabalho COVID em sua empresa que inclui TI, departamento de contratos, marketing e comunicações, jurídico e outras equipes multifuncionais. Isso permitiu que ela se envolvesse mais com a empresa e aprendesse como as equipes podem trabalhar de forma mais colaborativa para encontrar soluções e enfrentar desafios.

 

• As empresas estão criando um plano de gerenciamento de crise e risco ou tornando o seu mais robusto. A pandemia destacou a necessidade de planos de gerenciamento de risco ou trouxe lacunas nos planos já desenvolvidos. Para a empresa de Jennifer Kowal, isso significou expandir seu plano para que seja verdadeiramente global e ofereça o mesmo nível de métricas e suporte em toda a empresa internacional, não apenas em algumas áreas do mundo.

 

• A opção de reunião híbrida pode ser o “ponto ideal:” As tecnologias de reunião virtual já existem há algum tempo, mas a pandemia acelerou seu uso. De acordo com Karen Bond, oferecer uma solução híbrida – uma combinação de componentes de reuniões presenciais e virtuais – pode ser uma opção espetacular, pois permite que as empresas recebam aqueles que se sentem à vontade com a experiência presencial e ampliam seu alcance para os participantes virtualmente de qualquer local. Além disso, a digitalização de ter o conteúdo gravado e disponível para visualização posterior oferece ainda mais oportunidades de engajamento.

 

• A tecnologia precisa fornecer uma experiência “uau”: Seja totalmente virtual ou híbrida, a tecnologia precisa não apenas ser fácil de usar, mas capaz de manter os participantes engajados. Os participantes do painel mencionaram o Cvent e o Meetings Evolution como exemplos de plataformas que encontraram para se adequar a esse projeto. Embora algumas dessas plataformas possam ser caras, os participantes do painel observaram que os fundos normalmente orçados para reuniões presenciais, principalmente para alimentos e bebidas, podem ser transferidos para garantir uma plataforma de reuniões virtuais mais atraente.

 

Para ver uma gravação deste e de outros webinars anteriores, visite a seção Recursos do Central de membros GBTA.

 

Próximos tópicos do webinar:

16 a 20 de novembro: Sustentabilidade