Melhorando o processo de RFP do hotel

A Fundação GBTA divulgou hoje um novo estudo em parceria com a Best Western Hotels & Resorts que explorou o processo de RFP de hotéis sob o ponto de vista de um gerente de viagens. A grande maioria (81%) dos gestores de viagens entrevistados está muito envolvida com o processo de RFP de hotéis, enquanto 56% dizem que dependem um pouco ou muito de um TMC para conduzir o processo de RFP.

Todos os anos, a maioria dos programas de viagens trabalha em estreita colaboração com os seus fornecedores de hotéis para negociar tarifas e comodidades, para que possam encontrar os melhores parceiros neste espaço. Normalmente, 12% das propriedades são abandonadas e 13% são recentemente assinadas como fornecedores preferenciais. Três quartos das empresas emitem a mesma RFP em todo o mundo, enquanto 21% personalizaram RFPs para diferentes regiões. No geral, o processo dura em média 3,2 meses.

Em geral, a maioria dos gestores de viagens está satisfeita com o processo de RFP (66 por cento), e aqueles que dependem um pouco de um TMC para esta tarefa apresentam níveis de satisfação notavelmente mais elevados (75 por cento). Os 33 por cento dos gestores de viagens em geral insatisfeitos com o processo de RFP observam vários factores que impulsionam a sua insatisfação, incluindo o tempo que demora, nenhum benefício tangível de passar pelo processo todos os anos e a falta de recursos para dedicar ao processo.

As empresas com maiores gastos com viagens também apresentam níveis mais elevados de satisfação com o processo de RFP, possivelmente porque são capazes de resolver algumas das reclamações mencionadas e dispõem de maiores recursos. Mais organizações com gastos mais elevados em viagens de $30 milhões ou mais (67%) afirmam confiar um pouco ou muito em um TMC em comparação com aquelas com gastos em viagens inferiores a $30 milhões (50%).

Em 2012, a Fundação GBTA e o Comitê Hoteleiro da GBTA trabalharam para desenvolver um modelo de RFP de hotel para tentar padronizar o processo. Dois terços (66 por cento) dos inquiridos conhecem o modelo, enquanto dois em cada cinco (40 por cento) afirmam que as suas empresas o utilizam atualmente. As organizações com gastos com viagens de $30 milhões ou mais têm maior probabilidade do que aquelas com gastos mais baixos com viagens de não apenas conhecer a RFP do hotel GBTA (80% versus 60%), mas também de usá-la (59% e 26%, respectivamente).

Ao analisar módulos específicos, como o módulo Grupos/Reuniões e o módulo Responsabilidade Social Corporativa, a maioria dos entrevistados indicou que usa esses módulos apenas para fins informativos, e não como parte do processo de tomada de decisão.

Os três principais motivos pelos quais os gerentes de viagens usam o modelo GBTA Hotel RFP são a capacidade de adicionar perguntas definidas pelo usuário, o fato de não haver custo associado ao seu uso e a capacidade de escolher quais módulos usar. A maioria dos gestores de viagens utiliza os módulos Blackout/Fair Dates (85%) e Safety and Security (82%).

“Os resultados deste estudo confirmam o valor que as TMCs trazem para o processo de RFP, já que esta é uma das suas principais áreas de especialização. Ao contar com um TMC para auxiliar no processo de RFP, os gerentes de viagens podem se concentrar em outras áreas de responsabilidade e, em última análise, agregar mais valor aos seus viajantes e fornecedores”, disse Dorothy Dowling, vice-presidente sênior e diretora de marketing da Best Hotéis e resorts ocidentais. “Este estudo é valioso porque realmente nos permite compreender melhor o processo de RFP de hotéis da perspectiva dos gestores de viagens, o que acabará por ajudar marcas como a Best Western a implementar mudanças para melhorar o processo.”

Como os gestores e fornecedores de viagens podem tornar o processo de RFP de hotéis mais eficiente? Use TMCs para atividades demoradas relacionadas ao processo de RFP enquanto permanece envolvido no processo de tomada de decisão. Entenda que não existe uma abordagem única para todos e, embora as revisões anuais possam funcionar para alguns programas, outros podem ter sucesso com revisões anuais.

Os programas de viagens devem analisar o seu processo de tomada de decisão para compreender os elementos-chave relevantes para eles, organizá-los em níveis hierárquicos de importância e identificar os principais elementos como essenciais para a tomada de decisões. Os elementos do nível inferior podem não necessitar necessariamente de ser recolhidos todos os anos. Com este método, os gestores de viagens podem poupar tempo e recursos e os fornecedores saberão quais os dados que são realmente necessários para desenvolver parcerias sólidas com programas de viagens.

Mais Informações: O relatório, Hotel RFPs – The Decision Making Process, está disponível exclusivamente para membros do GBTA clicando aqui e não-membros podem adquirir o relatório através da Fundação GBTA enviando um e-mail para pyachnes@gbtafoundation.org.

Metodologia: Esta Fundação GBTA conduziu uma pesquisa online com 161 gestores de viagens que são membros diretos da GBTA nos Estados Unidos e no Canadá. Foi realizado em fevereiro de 2017.