Novo whitepaper revela as melhores práticas para aumentar a eficiência com eRFPs

Ontem, o Comitê de Reuniões da Global Business Travel Association (GBTA) e o Convention Industry Council (CIC) APEX Workgroup (APEX) lançaram um novo whitepaper conjunto, Melhorando a eficiência e eficácia do eRFP para a indústria de reuniões. O seguinte comunicado de imprensa saiu anunciando o novo recurso:

O whitepaper combina descobertas de pesquisas complementares realizadas pelos dois grupos em 2014, examinando o uso, os direcionadores e os efeitos do eRFP para fornecer recomendações para melhorar o processo de eRFP.

A GBTA realizou uma pesquisa online com 412 compradores, fornecedores e agências terceirizadas em março de 2014 que analisou o impacto dos eRFPs em compradores, terceiros e fornecedores. A pesquisa do CIC incluiu 20 entrevistas com indivíduos que representam uma seção transversal de planejadores que fornecem locais para eventos e foi conduzida por Terri Breining (Grupo Breining) e Mariela McIlwraith (Meeting Change).

O uso de Solicitações de Propostas eletrônicas (eRFPs) para fornecer hotéis e locais cresceu nos últimos anos. Este whitepaper conjunto se concentra nas tendências no uso de eRFP da perspectiva de todos os públicos envolvidos no processo de fornecimento, incluindo compradores corporativos/associados, hoteleiros, compradores terceirizados, empresas de gerenciamento de reuniões, empresas de tecnologia de reuniões e escritórios de convenções e visitantes. Embora isso tenha trazido muitos benefícios para o setor de reuniões, também traz desafios significativos devido ao alto volume de eRFPs emitidos, descritos no whitepaper.

“Os eRFPs são claramente uma ferramenta positiva para a indústria de reuniões, mas não há dúvida de que nos últimos anos seu uso em rápido crescimento criou desafios significativos”, disse Shimon Avish, membro do Comitê de Reuniões GBTA e diretor da Shimon Avish Consulting LLC. “Tivemos o prazer de trabalhar com o APEX Workgroup da CIC para criar este whitepaper identificando as próximas etapas para tornar o processo eRFP mais eficiente e eficaz em um esforço para continuar fortalecendo o setor de reuniões.”

O whitepaper revela várias práticas recomendadas emergentes para reduzir o número de eRFPs chegando ao mercado e aumentar a satisfação de todas as partes interessadas envolvidas no processo:

• Educação – os profissionais de sourcing devem educar os compradores sobre os impactos da emissão excessiva de eRFPs, bem como os benefícios de ambas as pesquisas para garantir que os hotéis/locais apropriados sejam adquiridos e a importância de fornecer informações completas.
• Processos – a adoção de templates padronizados e melhores comunicações estão entre as formas de melhorar os processos no tratamento de eRFPs.
• Limites – os limites podem ser impostos por meio de política ou tecnologia para manter o número de eRFPs baixo.
• Soluções Tecnológicas – a tecnologia pode ser usada para facilitar os processos de gerenciamento de leads para hotéis/locais.
• Modelos alternativos de tecnologia – modelos alternativos podem reduzir a dependência de pagamentos de fornecedores para o sistema de tecnologia de reunião ou, em certos casos, podem permitir um sistema de reservas sem contato que elimina completamente a necessidade de um eRFP.

“Estamos gratos por poder reunir o trabalho e as conversas de dois grupos de trabalho independentes da indústria em um whitepaper que articula nossas questões e oportunidades coletivas”, disse Christine “Shimo” Shimasaki, CDME, CMP, presidente do grupo de trabalho APEX da CIC sobre eRFP e diretora administrativa do empowerMINT.com da DMAI. “Agora o trabalho real começa à medida que educamos compradores e vendedores e buscamos processos mais eficientes.”

Os profissionais do setor podem encontrar o whitepaper e recursos adicionais tanto no Site do CIC e a Hub GBTA.