Os Cinco Pilares da Gestão de Riscos em Viagens

Nas últimas três semanas, assistimos a uma série de ataques devastadores, desde o ataque terrorista na Manchester Arena, que matou 22 pessoas e feriu 116, até aos dois ataques em Teerão, que deixaram 12 mortos e 42 feridos. Se os seus viajantes de negócios se deparassem com essas tragédias, você seria capaz de contatá-los ou orientá-los para um local seguro? Um programa sólido de gestão de riscos de viagens teria uma estratégia abrangente de dever de cuidado e um processo de gestão de crises para identificar os viajantes de negócios envolvidos nestas situações e protegê-los de danos.

O Comité de Risco da GBTA Europa convocou recentemente um webinar para apresentar os elementos essenciais de um programa de gestão de riscos de viagens e delinear as responsabilidades que podem resultar do incumprimento, por parte de uma organização, das responsabilidades do dever de cuidado. O dever de diligência abrange uma série de responsabilidades que o gestor de viagens deve assumir para proteger os seus viajantes de negócios contra danos. Embora isto certamente se aplique a circunstâncias imprevistas, como desastres naturais e os ataques acima mencionados, os gestores também devem preparar os viajantes para mitigar riscos mais comuns, como o roubo de computadores portáteis ou de passaportes.

Os cinco pilares da gestão de riscos em viagens consistem no seguinte:

1. Uma política de saúde, segurança e proteção em viagens de negócios. A maioria das empresas já possui uma política de segurança e proteção em vigor, mas cada empresa precisa de um conjunto específico de políticas relacionadas a viagens de negócios.
2. Informações de segurança e proteção em viagens. As empresas devem basear os seus conselhos em informações de viagem fiáveis, que devem ser transmitidas aos viajantes antes de embarcarem numa viagem.
3. Restrições de viagens para países de maior risco. Você deve ter um plano para controlar viagens para países de alto risco. As empresas podem definir o alto risco de forma diferente com base no seu apetite corporativo pelo risco.
4. Saber onde seu pessoal está. No caso de um incidente de segurança ou saúde, você deve ser capaz de entrar em contato com seus viajantes para garantir sua segurança e oferecer apoio.
5. Um plano de gerenciamento de incidentes e crises para quando as coisas dão errado.

Um desafio que as empresas enfrentam é envolver a gestão de alto nível na garantia da conformidade. Os membros do comité sugeriram educar a gestão de nível superior sobre os elevados riscos associados às viagens, uma vez que recai sobre eles a responsabilidade de garantir que os funcionários tenham o nível certo de informação e estejam sempre seguros. Além disso, os quadros superiores devem ser informados dos riscos a que eles próprios estariam sujeitos caso algo acontecesse a um funcionário durante uma viagem ao estrangeiro.

Outra questão fundamental é a gestão de riscos no caso de viagens para ambientes desafiadores. O Comité de Risco da GBTA Europe recomenda a existência de um processo de gestão de exceções para governar a forma como o risco é gerido nestas situações. Depois de avaliar inicialmente o risco, você deverá ser capaz de identificar medidas de mitigação e determinar se o risco foi eliminado ou reduzido significativamente. No caso de existir uma componente de risco remanescente, os empregadores devem ser proativos na divulgação dos riscos de viagem associados aos empregados. Também deve haver firme aceitação e reconhecimento por parte do funcionário em tais casos.

O gerenciamento de riscos em viagens consiste, em última análise, em fazer a coisa certa, protegendo seus ativos mais valiosos. Uma visão geral do gerenciamento de riscos de viagens (TRM) e por que toda organização precisa de um programa TRM está disponível para membros do GBTA aqui.

Os membros do GBTA podem assistir ao webinar na íntegra através do Hub. Estas sessões estão chegando:

• Equilibrando a satisfação do viajante com a conformidade do programa (terça-feira, 13 de junho - 14h horário do leste dos EUA)
• Auditoria de tarifas de hotéis: não deixe dinheiro na mesa! (Quarta-feira, 14 de junho - 10h ET)
• Dicas internas para maximizar seu investimento na convenção (quinta-feira, 15 de junho - 11h ET)

A programação completa dos webinars está disponível aqui.