Compradores de viagens: a COVID descobriu lacunas em seu programa de riscos de viagens?

O webinar da semana passada, “Discussão do comprador: A COVID descobriu lacunas em sua política, programa e continuidade de negócios de riscos de viagens?”, contou com especialistas em viagens e gerenciamento de riscos de quatro organizações diferentes compartilhando suas experiências na pandemia: Jafles Pacheco, chefe de gastos com materiais indiretos Gestão na Oerlikon; Catherine Rigby, GTP, CCTE, gerente de Risco e Segurança em Viagens do CFA Institute; Jan Uecker, GTP, CTE, gerente de viagens globais da UL LLC; e Julie Kleim, gerente de compras de viagens corporativas e despesas da CLEAResult.

 

Cada painelista partilhou ideias sobre o papel das organizações, fornecedores e viajantes na avaliação dos riscos de saúde e segurança, bem como ferramentas e recursos utilizáveis para ajudar a mitigar esses riscos na sua própria empresa:

 

Jan Uecker: Na UL LLC, desenvolvemos um processo chamado “Regras de trânsito – Os 10 'Rs' para navegar em viagens em meio a uma pandemia global”, que fornece etapas que o viajante deve considerar antes e durante a viagem: Reconsiderar; Pesquisar; Análise; Requisitos; Reuso; Reajustar; Lembrar; Reconfirmar; Descanse, relaxe e repouse; e Relatório. Mais detalhes sobre cada “R” podem ser encontrados no kit de ferramentas de gerenciamento de risco do comprador GBTA, disponível no Member Hub do gbta.org.

 

Catarina Rigby: Antes de colocar os viajantes de volta na estrada, considere a Política (identificar e preencher lacunas no seu programa de viagens antes que os funcionários reiniciem a viagem); Fatos (ter recursos, como quarentena ou requisitos de fronteira, prontamente disponíveis); Suporte (fornecer uma lista de verificação de viagem segura para os funcionários preencherem antes da viagem); e Planejar (criar um guia de recursos “balcão único” com informações como requisitos de entrada/saída, seguros e recursos do governo local que os funcionários podem consultar durante a viagem).

 

Júlia Kleim: Considere desenvolver uma força-tarefa interna contra a pandemia para analisar as políticas da empresa (como requisitos de aprovação de viagens), envolver-se com parceiros de negócios (avaliando os riscos da cadeia de suprimentos e obter ferramentas úteis dos fornecedores para gerenciar durante a pandemia) e desenvolver processos para alinhar os objetivos de negócios com novos protocolos de segurança (políticas de trabalho em casa, exames de saúde dos funcionários, como trazer os funcionários de volta ao escritório com segurança).

 

Jafles Pacheco: Crie um plano de contingência de negócios de gerenciamento de riscos da cadeia de suprimentos, observando os riscos “Upstream”/Sourcing e “Downstream”/riscos operacionais. Criar um processo contínuo que analise e identifique riscos; quantifica o impacto dos riscos; e que cria, comunica e monitoriza planos de contingência. Priorize as áreas ou fornecedores

a ser avaliado com base no risco e no valor representado pela categoria.

 

Todos os painelistas concordaram que a mitigação de riscos precisa ser um processo constante e em evolução – não apenas durante esta pandemia, mas também depois dela. Outro ponto de acordo para todos os painelistas: neste momento de mudança, mantenha-se ágil, flexível e aberto a mudanças. Seja como uma esponja e aproveite todos os recursos disponíveis para aprender. E não tenha medo de admitir o que você não sabe e de pedir ajuda a outras pessoas.

 

Para obter mais informações sobre os recursos e informações mencionados acima, verifique o Kit de ferramentas de gerenciamento de risco do comprador GBTA disponível no Member Hub do gbta.org.