Profissionais de viagens aceitam que a reserva direta veio para ficar, trabalham para obter visibilidade sobre economia de custos e gerenciamento de riscos

Um novo estudo da Fundação GBTA, em parceria com a Concur, explora as prioridades e os desafios que os programas de viagens corporativas enfrentam hoje. À medida que o setor de viagens evolui em resposta à tecnologia móvel e ao comportamento de reservas diretas dos funcionários, os profissionais de viagens estão descobrindo que precisam modernizar seus programas de viagens não apenas para controlar custos, mas também para aumentar a visibilidade geral das viagens e despesas.

Reserva direta: aqui para ficar
Quando se trata da eficácia do programa de viagens, os profissionais de viagens relatam a reserva direta como o principal desafio. As reservas diretas estão se tornando cada vez mais populares devido à crescente preferência entre os viajantes de negócios por uma abordagem de autoatendimento para reservas – sem mencionar o fato de que a satisfação do viajante com as ferramentas de reserva preferidas da empresa nem sempre acompanhou as ferramentas do fornecedor. Cada vez mais, os fornecedores estão oferecendo incentivos para reservas diretas, e a tecnologia móvel também facilita a conexão dos viajantes de negócios com os fornecedores.

Os profissionais de viagens estão tentando unir a tecnologia móvel e o processo de viagens corporativas para não apenas aprimorar a experiência do viajante, mas também aumentar a conformidade dos funcionários. Os profissionais de viagens não podem atingir plenamente suas prioridades de nível superior de dever de cuidado e economia de custos, no entanto, sem abordar a reserva direta.

Implicações da Reserva Direta
Os profissionais de viagens concordam que a falta de visibilidade causada pela reserva direta tem implicações no dever de cuidado. A grande maioria concorda que, em tempos de crise, as ferramentas tradicionais de gestão de viagens corporativas não conseguem localizar viajantes que reservaram diretamente com fornecedores.

Educar os funcionários, que geralmente querem fazer a coisa certa, em técnicas adequadas de reserva direta, não apenas aumentará a visibilidade dos gastos, mas também ajudará as empresas a economizar em seus resultados. Algumas dessas técnicas adequadas de reserva direta incluem:

• Reservas através de canais aprovados
• Acompanhamento de gastos

A reserva direta do fornecedor não gerenciada pode levar os viajantes a inadvertidamente 'perder' em tarifas e amenidades negociadas e, finalmente, pagar preços mais altos.

Próximos passos: O que um profissional de viagens deve fazer?
Impulsionados pela necessidade de controlar os gastos invisíveis e ajustar-se às novas tendências no comportamento dos viajantes, os profissionais de viagens estão recorrendo à tecnologia para capturar dados de reservas diretas. Alguns estão tornando mais fácil para os viajantes compartilhar suas informações de viagem, enquanto outros estão usando um sistema automatizado de captura de dados, entre outros métodos. Alguns também contam com dados de relatórios de despesas - mas como são recebidos após a viagem - essa abordagem causa sérias implicações de dever de cuidado.

Por meio da implementação de soluções de viagem simplificadas que incluem tecnologia móvel, os profissionais de viagens esperam melhorar as chances de receber dados de reservas diretas e obter visibilidade do panorama geral do comportamento de viagem dos funcionários. No entanto, eles ainda estão procurando a capacidade de capturar informações detalhadas da viagem, incluindo classe, número do bilhete e atribuição de assentos. Essas áreas também precisam de mais cobertura de dados:

• Visibilidade em tempo real dos gastos
• Relatórios de despesas automatizados
• Melhor integração entre sistemas de tecnologia
• Maior alcance do fornecedor para programas automatizados de captura de dados

Com as rápidas mudanças no setor, os profissionais de viagens percebem que estar preparado para mudanças futuras é mais crítico agora do que nunca. Eles concordam que ainda há obstáculos a serem superados com tecnologia e gestão de riscos, mas estão confiantes de que a evolução da tecnologia nessas áreas continuará a oferecer maiores capacidades. Eles sentem que estão avançando na obtenção de dados valiosos que podem gerar maiores economias de custos e implementar mais responsabilidades de dever de cuidado.

Tanto os profissionais de viagens quanto os viajantes querem o melhor para sua empresa – e embora a reserva direta possa representar alguns desafios – também existem muitas oportunidades. É possível que os profissionais de viagens atinjam prioridades críticas do programa e, ao mesmo tempo, atendam às preferências dos viajantes, se a tecnologia adequada for implementada.

“O estudo da Fundação GBTA confirmou fortemente que quase 40% dos viajantes de negócios frequentes gerenciados compram e reservam regularmente diretamente com fornecedores e OTAs, além do canal OBT/TMC tradicional”, disse Mike Koetting, vice-presidente executivo de fornecedores e serviços TMC da Concur. . “Esse comportamento multicanal é uma realidade bem arraigada em todas as geografias e em todos os grupos demográficos estudados. As empresas que continuam limitando o escopo de seu programa de gerenciamento de viagens ao canal tradicional quase certamente perderam visibilidade, economia e controle sobre os gastos nos canais não tradicionais. Capturar e gerenciar viagens, não importa onde foi comprada, não é mais opcional para um programa de viagens bem gerenciado.”

Metodologia: Este estudo utilizou uma abordagem qualitativa e quantitativa. O lado qualitativo é baseado em 11 entrevistas em profundidade de gerentes de viagens nos Estados Unidos e na Europa, principalmente de organizações com programas de viagens maduros, realizadas em junho de 2016. O lado quantitativo consistiu em uma pesquisa complementar concluída por 84 agências de viagens sediadas nos EUA gerentes em campo de 7 a 12 de julho de 2016.

Leia o Relatório Completo: O estudo, Programas de viagem: desafios, prioridades e implicações, está disponível gratuitamente exclusivamente para membros GBTA por clicando aqui e não membros podem adquirir o relatório através da Fundação GBTA enviando um e-mail pyachnes@gbtafoundation.org.