Comunicação do programa de viagens durante o COVID-19 e além: o que os viajantes a negócios desejam saber e como desejam ouvi-lo

Nova pesquisa revela preferências de comunicação de viajantes de funcionários em um mundo em rápida mudança

Alexandria, VA  – À medida que as viagens de negócios são retomadas em meio a uma pandemia em andamento, manter-se conectado com os viajantes de negócios assumiu uma urgência renovada para as empresas e seus gerentes de viagens. É fundamental que os funcionários em viagem estejam atualizados sobre as mudanças e acelerou a necessidade de os gerentes de viagens comunicarem informações frequentemente complexas e em rápida mudança, enquanto não apenas decidem o que comunicar, mas também Como as para comunicar de forma mais eficaz.

Este é o tema abordado em uma pesquisa recente realizada pela Global Business Travel Association (GBTA) e possibilitada pela Dinova Inc. A pesquisa — “Sem reservas: comunicações do programa de viagens da perspectiva do viajante de negócios dos EUA” — examina como os programas de viagens se comunicam versus como os viajantes de negócios dos EUA querem que eles se comuniquem com eles, na era COVID e além.

“À medida que continuamos a passar pela pandemia, a comunicação e as informações em tempo real para viajantes de negócios nunca foram tão importantes, mesmo para os guerreiros da estrada mais experientes. Os gerentes de viagens corporativas estão assumindo um papel ainda mais vital como mensageiros e gerentes de mudanças quando se trata de manter seus funcionários informados e seguros”, disse Suzanne Neufang, CEO da GBTA.

“As políticas de viagem para empresas têm sido tradicionalmente bastante estáticas. Eles normalmente são comunicados durante a integração do funcionário e talvez novamente em um lembrete anual para os funcionários. No entanto, o Covid mudou completamente essa cadência. As empresas agora devem ajustar constantemente suas políticas de viagem com base nas políticas governamentais da COVID, variantes, taxas de vacinas e diferenças regionais para garantir que seus funcionários estejam seguros”, disse Alison Galik, CEO da Dinova. “A pesquisa mostra que as empresas podem estar fazendo um bom trabalho gerenciando essas políticas, mas há muito espaço para melhorias quando se trata de garantir que seus funcionários entendam as mudanças mais recentes. Acreditamos que há uma grande oportunidade para resolver isso, oferecendo mais informações sobre os requisitos locais da COVID e aproveitando os canais móveis.”

 

O papel atual de um gerente de viagens continua em áreas tradicionais, como diárias de refeições e prazos de relatórios de despesas para seus viajantes de negócios, mas agora eles também têm a tarefa mais crítica de comunicar continuamente atualizações especiais de segurança e mudanças e processos nas políticas de viagens por causa da pandemia.

Aqui estão os destaques da pesquisa sobre o que os viajantes de negócios querem agora:

• ALGUNS VIAJANTES DE NEGÓCIOS PRECISAM DE MAIS INFORMAÇÕES. A maioria dos viajantes de negócios já sente que tem informações suficientes sobre várias mudanças de viagem relacionadas ao COVID. No entanto, uma minoria bastante significativa precisa de mais informações. Se eles fizerem uma viagem de trabalho nos próximos seis meses:
  • 46% disse que precisaria de pelo menos algumas informações adicionais sobre requisitos de entrada/quarentena específicos do país
  • 42% precisaria de algumas informações adicionais sobre medidas que fornecedores de viagens, como companhias aéreas, hotéis e restaurantes, estão adotando para reduzir a propagação do COVID-19
  • 41% precisaria de algumas informações adicionais sobre recursos de emergência (ou seja, quem contatar se tiverem sintomas de COVID-19 ou outra emergência médica durante a viagem)
  • 36% precisaria de algumas informações adicionais sobre seus processo de aprovação de viagem da empresa (ou seja, as etapas que eles precisariam seguir para obter permissão para viajar no atual ambiente COVID-19)
  • 31% precisaria de algumas informações adicionais sobre as políticas de viagem relacionadas ao COVID de sua empresa (ou seja, se sua empresa atualmente permite viagens ou se eles precisam receber uma vacina antes de viajar)
• SEGURANÇA DO FORNECEDOR. A esmagadora maioria dos viajantes de negócios disse que é “importante” ou “muito importante” aprender sobre as medidas de segurança relacionadas ao COVID de hotéis (94%), companhias aéreas (93%), aeroportos (92%), restaurantes (86%), empresas de aluguel de carros (84%) e empresas de táxi compartilhado (82%). Isso pode incluir esforços de limpeza e saneamento e requisitos de máscaras e vacinas para funcionários e clientes.

Além da comunicação relacionada ao COVID, o estudo também explorou as preferências de comunicação dos viajantes de negócios em geral. Apesar da disponibilidade de novos canais e plataformas de comunicação, os viajantes de negócios ainda preferem canais de comunicação testados e comprovados.

• O E-MAIL AINDA É REI. Viajantes de negócios querem predominantemente que sua empresa use o email para compartilhar informações sobre políticas de viagens e recursos relacionados a viagens. Quatro em cada cinco (81%) incluem o e-mail como um dos cinco principais métodos de comunicação que eles desejam que sua empresa use (de 13 testados), o que é muito maior do que o compartilhamento de qualquer outro método.
• PLATAFORMAS DE COLABORAÇÃO INTERNA GANHAM TRAÇÃO – MAS ATRAS DA INTRANET: As empresas usam amplamente plataformas de colaboração interna ─ como Slack e Microsoft Teams ─ para facilitar a colaboração entre colegas. No entanto, estes não são amplamente utilizados para a comunicação do programa de viagens.
  • Apenas um terço dos viajantes de negócios (32%) diz que sua empresa usa uma plataforma interna de mensagens ou colaboração para se comunicar sobre viagens. Além disso, apenas um terço (33%) inclui esse método como um dos cinco principais usados para comunicar sobre viagens.
  • Um número maior de viajantes de negócios (51%) inclui o Intranet da empresa/funcionário portal como um dos cinco principais métodos de comunicação preferidos. Este é um dos pilares da comunicação do programa de viagens que os viajantes de negócios continuam a valorizar.
• FICAR MAIS MÓVEL. Apesar do progresso recente, os programas de viagens em grande parte não usam mobile-first métodos de comunicação. Ou, se usarem esses métodos, os viajantes de negócios podem não saber. Apenas cerca de um terço dos viajantes de negócios (36%) dizem que sua empresa se comunica sobre viagens por meio de mensagens de texto e apenas cerca de um quarto (21%) diz que se comunica por meio de notificações push por meio de um aplicativo móvel.

• ME ENVIE UM TEXTO. Os viajantes de negócios preferem mensagem de texto sobre notificações push. Metade dos viajantes de negócios (51%) inclui mensagens de texto como um dos cinco principais métodos que eles desejam que sua empresa use para se comunicar sobre viagens. Isso se compara a apenas 23% que inclui notificações push por meio de um aplicativo móvel como um dos principais métodos.
• PEÇAS DE TAMANHO. A maioria das empresas tem uma política de viagens formal e escrita. Mas eles estão usando outros métodos para fornecer informações em pedaços menores? Apenas 12% dos entrevistados dizem que sua empresa usa vídeos sob demanda para comunicar sobre viagens e apenas 9% dizer infográficos são usados. E os viajantes de negócios indicaram que preferem vídeos sob demanda a infográficos. Um quarto (25%) inclui vídeos sob demanda como um dos cinco principais métodos que eles desejam que sua empresa use para se comunicar sobre viagens. Isso se compara a apenas 8% que incluem infográficos como um dos cinco principais métodos.

 

Quando perguntados sobre responsabilidade social, três em cada cinco (61%) viajantes de negócios estão interessados na sustentabilidade de um fornecedor de viagens, bem como em certificações/benchmarks de diversidade e inclusão.

• Os viajantes de negócios mais jovens estão mais interessados, com os viajantes da Geração Z (77%) e Millennial (78%) mais interessados em diversidade e inclusão de fornecedores benchmarks em comparação com os viajantes da Geração X (58%). A geração do milênio (79%) está mais interessada do que a geração X (63%) e a geração Z (53%) em receber informações de sustentabilidade do fornecedor. Pouco mais de um terço dos Boomers indicaram interesse em receber informações de fornecedores de viagens para qualquer uma das áreas.

 

INFORMAÇÕES DE BÔNUS. Embora o tópico principal da pesquisa tenha sido a comunicação do programa de viagens, ele também incluiu algumas perguntas sobre os comportamentos e preferências gastronômicas dos viajantes de negócios. Entre as principais descobertas:

• Os viajantes de negócios ainda valorizam jantar sentado. Quando solicitados a classificar quais restaurantes atendem às suas necessidades gastronômicas de viagens de negócios, quase um terço (31%) escolhe o jantar casual como sua principal opção. Um em cada cinco (22%) escolhe casual sofisticado, enquanto alguns escolhem serviço rápido/fast food (17%), jantar requintado (16%) ou casual rápido (13%).

• Os entrevistados usam fontes diferentes para descobrir restaurantes durante a viagem. Isso inclui sites de avaliação de restaurantes, como Yelp ou Open Table (63%), recomendação de um colega de trabalho ou amigo (52%) e um guia local/concierge de hotel (47%) e mídia social (43%). No entanto, os Millennials são mais propensos do que outras faixas etárias a usar as mídias sociais para descobrir restaurantes, enquanto os Baby Boomers costumam confiar no boca a boca de um colega de trabalho ou amigo ou de um concierge ou guia de hotel.

A pesquisa foi realizada de 20 de agosto a 8 de setembro de 2021 pela GBTA com respostas de 508 viajantes de negócios nos EUA. Os membros da GBTA podem acessar o relatório completo da pesquisa e o infográfico que acompanha aqui.