Desafios de gerenciamento de risco de viagem para programas pequenos e grandes também!

Gerenciar riscos de viagens é importante para todas as organizações, independentemente do tamanho. Investir em um programa de gerenciamento de risco de viagens (TRM) ajuda seus viajantes a evitar problemas, garante que haja ajuda disponível caso seus viajantes precisem e protege sua organização contra perdas financeiras no caso de algo acontecer.

Elementos essenciais de um programa TRM

Embora os elementos de um programa TRM sejam basicamente os mesmos para todas as organizações, é mais provável que as organizações mais pequenas tenham dificuldade em compreender a importância de um programa TRM e tenham mais desafios para identificar um “proprietário” para o mesmo.

A maioria das organizações mais pequenas não tem uma função ou posição dedicada responsável pelas viagens, segurança ou gestão de riscos. Em vez disso, estas responsabilidades são divididas e atribuídas a indivíduos que têm outras responsabilidades essenciais. E muitas vezes, estas responsabilidades só são atribuídas quando existe um defensor de nível sénior, possivelmente o CEO, impulsionando a necessidade de um programa TRM e garantindo a adesão de toda a organização.

Depois que um defensor apaixonado é identificado, a adesão garantida e as responsabilidades atribuídas, o trabalho árduo começa. Antes mesmo de começar a desenvolver uma política de gestão de riscos em viagens, a organização precisa ter uma apólice de seguro de acidentes em viagens de negócios (BTA). O BTA garante que uma empresa tenha proteção financeira caso ocorra um evento e, tão importante quanto, auxilia seus viajantes quando eles precisam. Estes dois elementos essenciais são fundamentais para qualquer programa TRM; se não existir um BTA, a organização deve obter um e comunicar ao seu pessoal o que a política cobre e como a política do BTA fornece assistência quando necessária.

Com uma política de BTA em vigor, uma organização tem a base para um Programa TRM básico centrado na resposta e na proteção financeira. Os próximos passos são desenvolver o programa, considerar as ferramentas e os processos necessários para ajudar o seu pessoal e a sua organização a evitar problemas, em vez de apenas estar pronto para lhes responder.

Algumas áreas a serem consideradas ao desenvolver e amadurecer seu programa TRM incluem:

• Documentar políticas e procedimentos – Como parte do seu processo de planeamento, você precisa definir a estratégia global, vincular as políticas aos objetivos organizacionais e certificar-se de integrar o seu programa TRM com os seus planos locais de gestão de crises e planos de emergência organizacionais.
• Formação – O desenvolvimento contínuo das competências e conhecimentos da equipa é fundamental e deve incorporar a formação de viajantes, a formação de consultores de viagens e a formação de equipas de gestão de crises.
• Monitoramento 24×7 – O aviso prévio é a melhor defesa para mitigar o impacto de um evento. Com monitoramento de eventos 24 horas por dia e a capacidade de fornecer alertas quase em tempo real às pessoas potencialmente afetadas, sua organização e seu pessoal estão mais bem equipados para evitar ou se preparar para problemas.
• Resposta a incidentes – Seus funcionários precisam ter alguém para contatar dia ou noite para obter ajuda em casos de emergência. Um programa TRM otimizado deve incluir uma única linha direta de emergência apoiada por especialistas experientes em gestão de crises e segurança e um serviço que esteja equipado para responder para apoiar estratégias de mitigação a nível global, incluindo a evacuação de viajantes.
• Revisão pós-ação – Após qualquer incidente, é fundamental realizar uma revisão pós-ação para avaliar o incidente, se poderia ter sido evitado, a eficácia da resposta e se são necessárias modificações na política, nos procedimentos ou nas estratégias de mitigação.

Elementos essenciais de uma política de riscos em viagens

Uma política de risco de viagem precisa abordar os três elementos essenciais de um programa TRM: 1) ajudar a organização e o viajante a evitar problemas; 2) prestar ajuda quando o viajante precisar; e 3) proteger o negócio de perdas financeiras. Além de abordar estas questões, a política precisa de abordar o seu âmbito, bem como os papéis e responsabilidades de todos os envolvidos, incluindo o viajante.

Aqui estão os elementos essenciais de uma política de risco de viagem que devem ser abordados.

1. Escopo da Política
2. Meta e objetivos da política
3. Papéis e responsabilidades
4. Planejamento e aprovação de viagens
5. Avaliação de risco de viagem
6. Relatórios de incidentes
7. Seguro

No geral, o objetivo de uma política de riscos em viagens é ajudar a manter uma organização e os seus colaboradores protegidos contra danos e riscos. Ao implementar os elementos essenciais de uma política de risco de viagem aqui descrita, você pode ajudar a garantir a saúde, a segurança e a proteção dos seus viajantes, ao mesmo tempo que protege a organização legal e financeiramente.

Para saber mais sobre os desafios que as pequenas organizações enfrentam e entender melhor as considerações para construir e amadurecer um programa TRM, você pode baixar este pequeno artigo em Fundamentos do programa de risco de viagem da WorldAware.

Além disso, "O que deve constar em uma política de risco em viagens?” postado em 16 de agosto de 2019 na Security Magazine é um artigo mais detalhado sobre como redigir uma Política de Risco em Viagens.