Améliorer le processus d'appel d'offres de l'hôtel

La Fondation GBTA a publié aujourd'hui une nouvelle étude en partenariat avec Best Western Hotels & Resorts qui a exploré le processus d'appel d'offres hôtelier du point de vue d'un responsable des voyages. Une grande majorité (81 %) des Travel Managers interrogés sont très impliqués dans le processus d'appel d'offres de l'hôtel, tandis que 56 % disent qu'ils comptent un peu ou beaucoup sur un TMC pour mener le processus d'appel d'offres.

Chaque année, la plupart des programmes de voyage travaillent en étroite collaboration avec leurs fournisseurs hôteliers pour négocier les tarifs et les commodités, afin qu'ils puissent trouver les meilleurs partenaires dans cet espace. En règle générale, 12 % des propriétés sont abandonnées et 13 % sont nouvellement signées en tant que fournisseurs privilégiés. Les trois quarts des entreprises émettent le même appel d'offres dans le monde, tandis que 21 % ont des appels d'offres personnalisés pour différentes régions. Globalement, le processus dure en moyenne 3,2 mois.

En général, la plupart des gestionnaires de voyages sont satisfaits du processus de demande de propositions (66 %), et ceux qui s'appuient quelque peu sur un TMC pour cette tâche ont des niveaux de satisfaction nettement plus élevés (75 %). Les 33 % de travel managers insatisfaits du processus d'appel d'offres notent plusieurs facteurs à l'origine de leur mécontentement, notamment le temps qu'il faut, l'absence d'avantages tangibles à suivre le processus chaque année et le manque de ressources à consacrer au processus.

Les entreprises ayant des dépenses de voyage plus importantes ont également des niveaux de satisfaction plus élevés à l'égard du processus d'appel d'offres, peut-être parce qu'elles sont en mesure de résoudre certaines des plaintes mentionnées et disposent de plus de ressources. Un plus grand nombre d'organisations dont les dépenses de voyage sont supérieures ou égales à $30 millions (67 %) déclarent compter un peu ou beaucoup sur une TMC par rapport à celles dont les dépenses de voyage sont inférieures à $30 millions (50 %).

En 2012, la GBTA Foundation et le GBTA Hotel Committee ont travaillé à l'élaboration d'un modèle d'appel d'offres pour les hôtels afin d'essayer de normaliser le processus. Deux tiers (66 %) des personnes interrogées connaissent le modèle, tandis que deux sur cinq (40 %) affirment que leur entreprise l'utilise actuellement. Les organisations dont les dépenses de voyage s'élèvent à $30 millions ou plus sont plus susceptibles que celles dont les dépenses de voyage sont inférieures non seulement de connaître l'appel d'offres GBTA Hotel (80 % contre 60 %), mais aussi plus susceptibles de l'utiliser (59 % et 26 % respectivement).

En examinant des modules spécifiques comme le module Groupes/Réunions et le module Responsabilité sociale des entreprises, une majorité de répondants au sondage ont indiqué qu'ils utilisent ces modules à des fins d'information uniquement, plutôt que dans le cadre du processus de prise de décision.

Les trois principales raisons pour lesquelles les gestionnaires de voyages utilisent le modèle GBTA Hotel RFP sont la possibilité d'ajouter des questions définies par l'utilisateur, le fait qu'il n'y a aucun coût associé à son utilisation et la possibilité de choisir les modules à utiliser. La plupart des travel managers utilisent les modules Blackout/Fair Dates (85 %) et Safety and Security (82 %).

« Les résultats de cette étude confirment la valeur que les TMC apportent au processus d'appel d'offres, car il s'agit de l'un de leurs principaux domaines d'expertise. En s'appuyant sur un TMC pour faciliter le processus d'appel d'offres, les gestionnaires de voyages peuvent se concentrer sur d'autres domaines de responsabilité et, en fin de compte, offrir plus de valeur à leurs voyageurs et à leurs fournisseurs », a déclaré Dorothy Dowling, vice-présidente principale et directrice du marketing chez Best Hôtels et centres de villégiature occidentaux. "Cette étude est précieuse car elle nous permet vraiment de mieux comprendre le processus d'appel d'offres hôtelier du point de vue des gestionnaires de voyages, ce qui aidera finalement des marques telles que Best Western à mettre en œuvre des changements pour améliorer le processus."

Comment les gestionnaires de voyages et les fournisseurs peuvent-ils rendre le processus d'appel d'offres hôtelier plus efficace ? Utilisez les TMC pour les activités chronophages liées au processus d'appel d'offres tout en restant impliqué dans le processus de prise de décision. Comprenez qu'il n'y a pas d'approche unique et que même si les examens annuels peuvent fonctionner pour certains programmes, d'autres peuvent réussir avec des examens tous les deux ans.

Les programmes de voyage doivent analyser leur processus de prise de décision pour comprendre les éléments clés qui les concernent, les organiser en niveaux d'importance et identifier les principaux éléments comme essentiels à la prise de décision. Les éléments de niveau inférieur ne doivent pas nécessairement être collectés chaque année. Avec cette méthode, les gestionnaires de voyages peuvent gagner du temps et des ressources et les fournisseurs sauront quelles données sont vraiment nécessaires pour développer des partenariats solides avec les programmes de voyages.

Plus d'information: Le rapport, Hotel RFPs - The Decision Making Process, est disponible exclusivement pour les membres de GBTA en cliquant ici et les non-membres peuvent acheter le rapport via la Fondation GBTA en envoyant un e-mail à pyachnes@gbtafoundation.org.

Méthodologie: Cette fondation GBTA a mené une enquête en ligne auprès de 161 gestionnaires de voyages qui sont membres directs de GBTA aux États-Unis et au Canada. Elle a été réalisée en février 2017.