Atténuer les risques dans l'économie du partage

Le partage des services de transport et d’hébergement facilité par des entreprises telles que Lyft, Uber et Airbnb a considérablement transformé les voyages de loisirs. Les services peer-to-peer utilisent la technologie pour mettre en relation les voyageurs avec des prestataires de services, offrant ainsi une plus grande flexibilité, une plus grande facilité d'utilisation et souvent un meilleur rapport qualité-prix. Maintenant que les services de l’économie partagée ont atteint un large niveau d’acceptation, les leaders du secteur se tournent vers les voyageurs d’affaires.

En 2014, près de 10 % des clients en hébergement partagé voyageaient pour affaires, et les voyageurs et les gestionnaires de voyages demandaient un produit dédié aux voyages d'affaires en hébergement partagé. En conséquence, les services partagés ont fait des voyages d’affaires une initiative stratégique clé. Étant donné que les services d'hébergement partagé fonctionnent dans un environnement moins réglementaire, l'un des principaux problèmes auxquels ils sont confrontés est de savoir si les gestionnaires de voyages peuvent leur faire confiance pour offrir un niveau acceptable de sûreté et de sécurité à leurs voyageurs d'affaires.

Dans le passé, certaines histoires désagréables ont soulevé des problèmes de sécurité concernant l'utilisation des services d'hébergement partagé. Dans le même temps, les gestionnaires de voyages étaient aux prises avec les problèmes de diligence les plus élémentaires. Comment pourraient-ils suivre leurs voyageurs ? Comment une entreprise pourrait-elle contrôler l’utilisation et les dépenses des services d’hébergement partagé ? Leurs voyageurs seront-ils en sécurité n’importe où grâce aux services d’hébergement partagé ? L'un des principaux acteurs de l'hébergement partagé a pris des mesures pour accroître leur compatibilité avec les voyageurs d'affaires, en mettant l'accent sur le transfert de données et la transparence, la sécurité et le confort. Cela pourrait leur permettre de devenir un perturbateur majeur au sein de l’économie des voyages d’affaires.

Les services d'hébergement partagé ont mis à jour leurs sites avec des listes spéciales ciblant les voyageurs d'affaires et adaptées à leurs besoins. Il doit y avoir un minimum d'avis positifs en ce qui concerne la propreté générale et l'exactitude de la description, les hôtes doivent répondre aux demandes dans les 24 heures, les voyageurs peuvent s'enregistrer 24 heures sur 24, le logement doit concerner l'ensemble de l'espace. (par opposition à une chambre ou un appartement partagé) et il doit s'agir d'un environnement non-fumeur. Ces logements adaptés aux entreprises doivent également offrir le Wi-Fi et des produits essentiels tels que du shampoing, des détecteurs de fumée et de monoxyde de carbone, un sèche-cheveux, un fer à repasser et un espace de bureau. Certains services d'hébergement partagé fournissent également une assurance au voyageur. Pour les gestionnaires de voyages, un fournisseur d'hébergement partagé a développé un tableau de bord qui permet la synchronisation des données avec ISOS, iJet et UHC, et permet aux entreprises de suivre ses voyageurs en temps réel et de donner visibilité et contrôle sur l'activité de leurs voyageurs.

Les prestataires de services de l'économie partagée proposent désormais des solutions dédiées aux voyages d'affaires et intègrent des fonctionnalités avec des applications professionnelles telles que des outils de gestion des dépenses et le suivi des voyageurs. Selon l'indice de confiance des voyageurs d'affaires GBTA^MT Rapport mondial – janvier 2017, en partenariat avec American Express, les politiques de voyage des entreprises ont été plus lentes à autoriser les services de partage de maison que les services de covoiturage, avec seulement 30 % des voyageurs d'affaires déclarant que les options de partage de maison sont autorisées par les politiques de leur employeur. Le recours à des services d’hébergement partagé pour les voyages d’affaires crée un certain nombre de nouveaux risques pour les entreprises qui doivent être pris en compte. Avant de permettre aux voyageurs d'utiliser des services d'hébergement partagé pour des voyages d'affaires, les entreprises doivent évaluer leurs raisons commerciales en ce qui concerne les politiques et procédures existantes.

Les recherches montrent qu'une majorité d'organisations n'ont pas de politique claire concernant les services d'hébergement partagé pour les voyages d'affaires. Les avantages des économies de coûts et de la commodité accrue des prestataires d'hébergement partagé doivent être mis en balance avec les hôtels d'affaires dotés de normes de sécurité plus élevées, généralement exploités par des prestataires hôteliers internationaux de renom. D'un point de vue juridique et du devoir de diligence, pour savoir si le service d'hébergement partagé utilisé est légal dans le pays réel et même dans la juridiction où se trouvera le voyageur, le service fourni est comparable à un hôtel dans ce pays et fait le travail local. risque permettent le recours à des services d’hébergement partagé.

Lors de la sélection d'un hébergement approprié, les conditions locales et l'itinéraire global du voyageur doivent toujours être gardés à l'esprit. L’approche universelle n’est pas recommandée, car les services d’hébergement partagé peuvent varier en termes de sécurité selon l’emplacement. Les emplacements spécifiques et leur risque local ainsi que l'âge, le sexe, la santé, les préférences sexuelles, l'origine ethnique et la religion doivent tous être pris en considération. En outre, le risque associé au type de travail impliqué, à la durée du séjour des voyageurs et aux raisons pour lesquelles ils séjournent peut différer selon l'itinéraire et le voyageur et doit tous être pris en compte.

Les services de l’économie partagée sont là pour rester et évolueront probablement étape par étape pour devenir un perturbateur majeur des voyages d’affaires. La manière dont les entreprises décident d'intégrer ces services dans leur programme de voyages d'affaires nécessite une évaluation et une considération minutieuses de la part des gestionnaires de voyages, des experts en sécurité et du voyageur d'affaires lui-même.