Près de 30 % des Travel Managers ne savent pas combien de temps il faudrait pour localiser les employés en situation de crise.

BOSTON (16 juillet 2017) – Selon une nouvelle étude publiée aujourd'hui par la GBTA Foundation, la recherche et branche éducative de la Global Business Travel Association. Dans l'ensemble, la moitié (50 %) des gestionnaires de voyages déclarent qu'en cas d'urgence, ils peuvent localiser tous leurs employés dans la zone touchée en deux heures ou moins. De plus, trois gestionnaires de voyages sur cinq (60 %) comptent sur les voyageurs pour les contacter s'ils ont besoin d'aide et n'ont pas réservé via les canaux appropriés.

L'étude, intitulée Comment combler les lacunes en matière de gestion des risques, menée en partenariat avec Concur, explore la manière dont les protocoles de sécurité des voyageurs sont établis et exécutés, y compris la mesure dans laquelle la technologie est utilisée et intégrée dans le programme de voyage plus vaste.

"La recherche révèle des lacunes importantes dans l'éducation des voyageurs sur les ressources disponibles et l'existence de protocoles en cas d'imprévu", a déclaré Kate Vasiloff, directrice de la recherche de la Fondation GBTA. « Ne pas établir et communiquer des mesures de sécurité rend les voyageurs et les organisations vulnérables. À mesure que les menaces de sécurité et la technologie évoluent, même les protocoles les plus robustes qui servaient autrefois bien aux entreprises peuvent désormais présenter des faiblesses nécessitant une attention et une modification immédiates.

« Avec les voyages d'affaires et les incertitudes mondiales croissantes, les entreprises sont aujourd'hui plus que jamais confrontées à une pression pour assurer la sécurité de leurs voyageurs », a déclaré Mike Eberhard, président de Concur. « Si une crise ou un incident survient, il est essentiel que les entreprises soient prêtes à localiser rapidement les employés et à déterminer qui pourrait avoir besoin d'aide. »

Quel que soit le département qui supervise officiellement le programme de devoir de diligence, les gestionnaires de voyages jouent toujours un rôle clé en aidant les voyageurs en cas de catastrophe. C'est pourquoi la grande majorité (85 %) des programmes de voyages incluent des protocoles de gestion des risques. Au cours des deux dernières années, la prévalence des protocoles de gestion des risques liés aux voyages nationaux a augmenté pour rivaliser avec celle des voyages internationaux. Malgré ces progrès, des progrès restent possibles puisque seuls trois voyageurs internationaux sur cinq (62 %) reçoivent des informations préalables au voyage et encore moins (53 %) reçoivent des informations sur les prestataires locaux de services d'assistance médicale et de sécurité avant de quitter le pays. pays.

Une fois qu’il a été déterminé que les voyageurs se trouvent dans une zone confrontée à une menace pour la sécurité, chaque minute passée à essayer d’entrer en contact pourrait les exposer à un risque accru. Les appels personnels en direct (58 %) et les e-mails automatisés vers des adresses professionnelles (52 %) sont les méthodes les plus populaires pour communiquer avec les voyageurs en cas d'urgence.

Pour gérer la complexité liée à la création et au maintien d’un solide programme de diligence, les deux tiers (65 %) des organisations font appel aux services d’entreprises tierces de sûreté et de sécurité. Dans les organisations qui font appel à des sociétés de sûreté et de sécurité tierces, quatre gestionnaires de voyages sur cinq déclarent que les voyageurs peuvent être suivis n'importe où (84 %) et à tout moment (81 %).

Tout sur les données
En fonction de la maturité du programme, les travel managers peuvent avoir accès à de nombreuses sources de données différentes, dont la plupart sont automatisées. Le plein potentiel des données automatisées ne peut toutefois être atteint que si les systèmes sont intégrés, et moins de la moitié (47 %) des gestionnaires de voyages déclarent que leur outil de réservation en ligne (OBT) et leurs outils de gestion des dépenses sont intégrés, tandis que seulement un sur cinq (21 %) déclarent que leurs outils de sûreté et de sécurité sont intégrés à leurs outils OBT et de gestion des dépenses.

La consolidation des données dans un système central permet une récupération plus rapide des informations en cas de besoin. Pourtant, moins d'un tiers (29 %) des gestionnaires de voyages disposent actuellement de systèmes qui fusionnent automatiquement toutes les sources de données, tandis que deux sur cinq (41 %) maintiennent des systèmes séparés. Notamment, une personne sur six (17 %) compte sur les employés pour demander de l’aide en cas de besoin.

Seul un gestionnaire de voyages sur cinq (20 %) déclare utiliser la technologie pour capturer les données des voyageurs réservés en dehors de son programme de voyages. Un tiers (31 %) des gestionnaires de voyages surveillent les voyageurs une fois à destination grâce aux données GPS, comme un enregistrement mobile, mais cela dépend du voyageur. Le fait de ne pas collecter les données des voyageurs – pour quelque raison que ce soit – ne dispense pas une organisation de son devoir de diligence.

Plus d'information:
Le rapport, intitulé Comment combler les lacunes en matière de gestion des risques, est disponible exclusivement pour les membres de la GBTA en cliquant ici et les non-membres peuvent acheter le rapport via la Fondation GBTA en envoyant un e-mail à pyachnes@gbtafoundation.org. Cliquez ici pour voir un aperçu gratuit de la recherche.

La Fondation GBTA organisera une séance de formation lors de la Convention GBTA 2017, avec le soutien de Concur, le 18 juillet 2017 à 9 h 30 HE pour discuter des risques liés aux voyages et de la valeur de l'intégration dans des solutions technologiques de bout en bout.

Méthodologie : La Fondation GBTA a mené une enquête en ligne auprès de 148 gestionnaires de voyages aux États-Unis du 12 au 21 avril 2017.

CONTACT : Ligne Colleen Gallagher, +1 703-236-1133, cgallagher@gbta.org Marianne Varkiani, mvarkiani@gbta.org

À propos de Concur
Depuis plus de deux décennies, Concur, une société SAP, accompagne les entreprises de toutes tailles et de toutes étapes au-delà de l'automatisation vers une solution de gestion des dépenses entièrement connectée englobant les déplacements, les dépenses, les factures, la conformité et les risques. Notre expertise mondiale et notre innovation de pointe donnent à nos clients une longueur d’avance grâce à des outils permettant de gagner du temps, une technologie de pointe et des données connectées, dans un écosystème dynamique de partenaires et d’applications diversifiés. Convivial et prêt pour l'entreprise, Concur libère des informations puissantes qui aident les entreprises à réduire la complexité et à voir clairement les dépenses, afin qu'elles puissent les gérer de manière proactive.

À propos de la Fondation GBTA
La Fondation GBTA est la fondation d'éducation et de recherche de la Global Business Travel Association (GBTA), la première organisation commerciale de voyages d'affaires et de réunions au monde dont le siège est situé dans la région de Washington, DC et qui opère sur six continents. Collectivement, les plus de 9 000 membres de GBTA gèrent chaque année plus de $345 milliards de dépenses mondiales de voyages d'affaires et de réunions. GBTA fournit son réseau croissant de plus de 28 000 professionnels du voyage et 125 000 contacts actifs avec une éducation, des événements, des recherches, des plaidoyers et des médias de classe mondiale. La Fondation a été créée en 1997 pour soutenir les membres de GBTA et l'industrie dans son ensemble. En tant que principale fondation d'éducation et de recherche dans l'industrie du voyage d'affaires, la Fondation GBTA cherche à financer des initiatives visant à faire progresser la profession du voyage d'affaires. La Fondation GBTA est une organisation à but non lucratif 501(c)(3). Pour plus d'informations, voir gbta.org et gbta.org/foundation.