Vous avez du mal à obtenir le soutien de la direction pour mettre en œuvre ou améliorer un programme de gestion des risques de voyage (TRM) ? - ESSAYE ÇA!

En tant que personne responsable du programme de voyages de votre organisation, vous vous trouvez peut-être dans une situation très typique en essayant d'amener les dirigeants à parler ou à se concentrer sur les risques liés aux voyages et à mettre en œuvre un processus pour atténuer les risques liés aux voyages.

En règle générale, vous êtes conscient de la nécessité pour votre organisation de disposer d'une solution de bout en bout d'atténuation des risques liés aux voyages afin de répondre aux obligations sociales et juridiques associées au devoir de diligence envers les voyageurs d'affaires. Ou encore, vous savez que les ressources ou les processus actuellement en place concernant les risques liés aux voyages sont minimes et doivent être plus complets.

Comment attirer l'attention des dirigeants et obtenir leur soutien pour aller de l'avant avec une solution de bout en bout en matière de risques liés aux voyages ou faire passer votre programme existant au niveau supérieur ?

Est-ce la position de votre leadership sur la gestion des risques liés aux voyages ?

Souvent, les dirigeants estiment que le niveau de risque lié au voyage au sein de l'entreprise est minime, voire nul, et pensent souvent : « nous n'avons eu aucun problème ; il n’y a pas eu d’incident concernant un voyageur ou un expatrié… alors où est le souci ? Et peut-être ont-ils même le sentiment que l'organisation est probablement capable de répondre avec l'accompagnement nécessaire au voyageur avec l'aide de la Travel Management Company (TMC) sous contrat. Mais l’organisation est-elle vraiment prête à fournir ce soutien ?

Valider le niveau de support

Je suis sûr que la plupart d'entre vous ont entendu l'adage selon lequel « la preuve est dans le pudding ». Une définition typique de cela signifie que vous ne connaissez vraiment pas la qualité de quelque chose tant que vous ne l'avez pas essayé, utilisé ou expérimenté. Dans cette optique, les capacités de votre organisation ont-elles été testées pour répondre à un incident lié au voyage, même s'il n'y a jamais eu de réel besoin jusqu'à présent ?

Une solution suggérée pour attirer l'attention et le soutien des dirigeants consiste à organiser un exercice simulé au cours duquel vous répondez à un incident concernant un voyageur d'affaires. Une fois que vous avez approuvé l'exercice simulé, créez un incident bref et « réaliste » (lié à la santé ou à la sécurité) impliquant un ou plusieurs voyageurs d'affaires, puis effectuez un exercice sur table pour « jouer » comment l'organisation réagira et soutiendra l'exercice. voyageur(s). Il s'agit d'un excellent moyen de valider le niveau réel de soutien qui existe au sein de votre organisation. Ce qui suit est un plan simpliste à suivre pour un exercice simulé.

Premièrement, il est d'une importance vitale que les domaines d'activité appropriés soient représentés lors de l'exercice, c'est-à-dire les ressources humaines, la santé, la sûreté, la sécurité, les affaires juridiques, le leadership du secteur d'activité avec une majorité de voyageurs, etc. Ce sont des domaines d'activité typiques qui devraient être impliqué dans la réponse et le soutien aux voyageurs et dans les processus organisationnels internes. Et, bien sûr, vous devez avoir à la table des dirigeants seniors qui seront les décideurs en matière d’atténuation des risques liés aux voyages.

Gardez à l’esprit que le but de cet exercice simulé n’est pas d’effrayer ou d’alarmer qui que ce soit. L'objectif est de 1) comprendre le niveau d'assistance que votre organisation est prête à fournir à l'employé en voyage, 2) de savoir où existent des lacunes dans votre procédure pour soutenir le voyageur, et 3) quelles mesures doivent être prises pour atténuer les lacunes identifiées. .

La dernière étape de votre exercice simulé est l'analyse des écarts ou « l'audit » du niveau de soutien de l'organisation envers le voyageur. Cette analyse validera les domaines dans lesquels des lacunes existent, l'importance de ces lacunes pour la santé et la sécurité du voyageur, ainsi que la santé de la marque et financière de l'organisation. Vous pouvez choisir de fournir l’analyse aux dirigeants ou de faire appel à des ressources contractuelles spécialisées dans l’atténuation des risques liés aux voyages pour vous aider à toutes les étapes de l’exercice simulé.

Grâce à cet exercice, vous pourrez rapidement attirer l'attention des dirigeants pour vous aider, vous et les autres membres de l'organisation, à consacrer du temps, à contracter des ressources et à mettre en œuvre un programme complet de gestion des risques liés aux voyages. Essayez-le !!

N'oubliez pas que les lacunes dans l'assistance aux voyageurs constituent des risques potentiels, qui constituent des problèmes de responsabilité potentiels pour la santé financière de l'entreprise.