Ce que tout le monde qui découvre les voyages gérés devrait savoir

La gestion des voyages englobe une variété d'acteurs de l'industrie : les sociétés à but non lucratif, les hôteliers, les petites et moyennes entreprises, les compagnies aériennes, les sociétés de gestion de voyages, les consolideurs de données, les consultants qui agissent comme agent de liaison entre les acheteurs et les fournisseurs - la liste est longue.

Malgré la richesse des informations disponibles, plonger dans les voyages gérés en tant qu'individu avec peu ou pas d'expérience peut certainement être intimidant. GBTA a récemment organisé un webinaire dans lequel Mark Williams de GoldSpring Consulting a donné un aperçu de ce sur quoi les personnes novices en matière de voyages gérés devraient concentrer leurs efforts.

1. Déterminez votre stratégie

Tout d'abord, déterminez votre stratégie et vos meilleures pratiques en ce qui concerne chaque élément de la gestion du programme, comme la politique de voyage, les TMC et les OBT, les vols, l'hôtel, le paiement et toutes les ressources supplémentaires. Considérez les questions suivantes : De quoi avez-vous besoin d'un point de vue politique ? De quel type de services avez-vous besoin d'un TMC et quel TMC peut fournir ces services ? Quelle compagnie aérienne vous convient le mieux en fonction de vos habitudes de voyage, de vos exigences et de votre culture d'entreprise ? Quel type de système de paiement serait utile ?

2. Créer un comité

Les entreprises adoptent généralement une approche de comité pour rédiger et réviser une politique de voyage. Idéalement, le comité serait composé d'au moins cinq personnes : un responsable des voyages, l'employé qui s'occupe des comptes fournisseurs, une personne qui vérifie les notes de frais, un représentant d'un service ayant une activité de voyage élevée et une personne extérieure pour guider le processus.

3. Élaborer une politique de voyage

La politique de voyage est le fondement de tout programme de voyage. Sans une politique de voyage concise ou bien rédigée, vos voyageurs n'ont aucune orientation ni direction. Afin d'élaborer une politique, déterminez d'abord quelles sont les pratiques actuelles de votre entreprise et comment vous voulez qu'elles changent. En plus d'avoir des termes clairement définis, une politique de voyage doit être exécutoire, facilement accessible aux voyageurs et capable de mesurer et de suivre la conformité. Étant donné que l'industrie du voyage subit de fréquents changements, Williams a souligné l'importance de maintenir votre politique à jour et de la revoir au moins une fois par an.

Une fois votre politique en place, vous pouvez déterminer quelles relations ont du sens du point de vue du fournisseur. Williams a également approfondi l'importance des TMC et des OBT et a proposé les meilleures pratiques pour les compagnies aériennes, les hôtels, les paiements et plus encore.

Pour un examen plus approfondi des voyages gérés, les membres de la GBTA peuvent consulter le Strategy Bootcamp : Ce que tout le monde découvre dans le domaine des voyages gérés devrait savoir dans son intégralité via le Hub. Ces sessions arrivent à grands pas :

• Comment créer un programme de petites réunions que toute votre entreprise adorera (mardi 5 septembre - 14h00 HE)
• Mélanger affaires et plaisir : comprendre le voyage Bleisure (mercredi 6 septembre – 14 h 00 HE)
• L'impact des voyages d'affaires sur l'économie américaine (jeudi 7 septembre - 14h00 HE)
• Risque de voyage et valeur de l'intégration dans la technologie de bout en bout (mercredi 13 septembre - 14h00 HE)

Le programme complet des webinaires est disponible ici.