Empresas cada vez mais expostas a perdas financeiras e violações do dever de cuidado à medida que cresce o número de reuniões

Mais da metade das empresas em todo o mundo reservam reuniões simples fora dos canais gerenciados; Mais de 70% dos entrevistados nos EUA usam canais de consumo para reuniões simples

Alexandria, VA (18 de julho de 2018) – Globalmente, metade das reuniões realizadas pelas empresas são reuniões simples, mas cerca de metade dos entrevistados relatam que suas organizações não usam um canal de reuniões “gerenciado” para reuniões simples, de acordo com uma nova pesquisa divulgada hoje pela Global Business Travel Association (GBTA), em parceria com HRS.

Este estudo inédito concentra-se exclusivamente no gerenciamento de reuniões simples, que são pequenas reuniões com requisitos básicos e replicáveis. Pela primeira vez, tanto os membros da GBTA quanto os membros da Meeting Professionals International (MPI) foram entrevistados para o mesmo estudo para fornecer perspectivas tanto de compradores de viagens quanto de planejadores de reuniões.

Os destaques da pesquisa incluem:

• 50% das reuniões corporativas em todo o mundo (49% nos EUA, 58% na Europa) são reuniões simples
• 52% das empresas reservam suas reuniões simples fora dos canais de reuniões “gerenciados”
• 70 por cento dos entrevistados não seguem um processo de licitação obrigatório para compras/reservas de reuniões simples
• Quando as empresas não utilizam uma solução simples para reuniões, 77% procuram hotéis ou locais exclusivamente através de canais de consumo
• Quando as empresas têm uma solução, 72% dos planejadores preferem usá-la para planejar/agendar reuniões simples
• 52 por cento das empresas não possuem tecnologia e-RFP para reuniões simples, sem planos de adquirir uma
• Apenas 4% dos compradores de viagens baseados nos EUA têm KPIs corporativos associados ao valor criado por pequenas reuniões, enquanto quase um terço (31%) dos planejadores de reuniões têm KPIs

“Esta pesquisa dá números a algo que a indústria já suspeitava há muito tempo”, disse Jessica Collison, diretora de pesquisa da GBTA. “Reuniões simples representam despesas significativas dentro das empresas – mas são geridas de forma muito frouxa, podendo custar às empresas no que diz respeito aos resultados financeiros, à satisfação das reuniões e ao cumprimento do dever de diligência.”

Reservar reuniões simples
Ao reservar reuniões simples, a maioria dos entrevistados residentes nos EUA (84% dos compradores de viagens, 73% dos planejadores de reuniões) relatam usar canais de consumo, como ligar para um hotel ou visitar o site de um local e/ou um site de viagens do consumidor. Muitos dependem exclusivamente de canais de consumo (38% dos compradores de viagens e 39% dos organizadores de reuniões). Apenas 30% dos entrevistados afirmam que sua empresa possui um processo de licitação obrigatório para reuniões simples.

Ao utilizar canais de consumo ou seguir políticas informais, pode ser difícil utilizar tarifas de grupo negociadas, fazer comparações iguais, avaliar a segurança dos locais e garantir o cumprimento das políticas internas. O uso do canal pelo consumidor também elimina essencialmente a possibilidade de obter tarifas mais baixas e/ou outras comodidades que poderiam ser obtidas através da alavancagem do volume transitório de hotéis de uma empresa.

“Os planejadores de reuniões preveem um crescimento de quase 4% no próximo ano, portanto, a dura realidade que esta pesquisa revela ressalta a urgência que as empresas devem ter quando se trata de melhorar o gerenciamento simples de reuniões”, disse Abbie Michaelson, vice-presidente de reuniões e grupos do HRS. “As métricas fora do processo para compras, reservas e comparação de locais disparariam alarmes em outras áreas de compras corporativas. Com estas descobertas, os responsáveis pelas reuniões têm agora a munição para implementar mudanças mensuráveis nesta categoria.”

Processos e Medição
Apenas um em cada cinco (22%) entrevistados usa uma plataforma e-RFP para reuniões simples. Estas plataformas permitem às empresas solicitar e comparar propostas para as suas reuniões. Nos Estados Unidos, os planejadores de reuniões (35%) têm maior probabilidade do que os compradores de viagens (19%) de usar uma ferramenta e-RFP para reuniões simples.

Apenas um quarto (28%) dos entrevistados possui KPIs implementados quando se trata de medir reuniões simples e o valor que elas criam – embora esse número seja muito maior na América Latina (38%) do que na América do Norte (20%) ou na Europa ( 21 por cento). Nos Estados Unidos, os planejadores de reuniões (31%) têm muito mais probabilidade do que os compradores de viagens (4%) de ter KPIs em vigor.

Os entrevistados classificaram encontrar a sala/local certo (73%), maximizar o orçamento/economia (64%) e a conformidade com a política da empresa (40%) como os fatores mais importantes ao reservar e gerenciar reuniões simples.

“Para uma categoria que representa milhões em gastos empresariais todos os anos, reuniões simples normalmente escapam ao nível de escrutínio dado a outras despesas”, disse Bernie Schraer, vice-presidente sénior do MPI. “Este relatório, com a sua profundidade de métricas e visão do processo, oferece aos gestores de compras, organizadores de eventos e outros influenciadores uma imagem real da realidade atual. Também esclarece as prioridades que os planejadores devem considerar ao aprimorar seus respectivos programas de reuniões simples.”

Metodologia
Uma pesquisa on-line foi realizada com gerentes de viagens corporativas e planejadores de reuniões. A pesquisa foi realizada entre 24 de abril e 7 de junho de 2018. Um convite por e-mail foi enviado aos membros e contatos do GBTA em todo o mundo, e os membros do MPI nos EUA. Quinhentos e sessenta e dois destinatários responderam pelo menos uma pergunta. Destes, 408 qualificados, dado que (1) estão pelo menos um pouco envolvidos “com o planejamento, organização ou supervisão de reuniões e eventos em sua empresa” e (2) são profissionais de viagens ou reuniões. Dos que se qualificaram, 260 completaram toda a pesquisa, que incluiu: 123 membros do GBTA, 66 membros do MPI, 15 membros de ambas as organizações e 56 membros de nenhuma organização.

Mais Informações
Baixe aqui um infográfico com os principais destaques da pesquisa. O relatório, Como as empresas abordam reuniões simples, está disponível exclusivamente para membros do GBTA clicando aqui e os não-membros podem adquirir o relatório através do GBTA enviando um e-mail para Paul Yachnes.
Para solicitar uma entrevista com um especialista da GBTA ou HRS para um mergulho mais profundo e para saber mais sobre as tendências em reuniões simples reveladas na pesquisa, entre em contato com Colleen Gallagher.

Durante a Convenção GBTA 2018 em San Diego, a GBTA realizará uma sessão educativa sobre reuniões simples no dia 14 de agosto às 9h45.

Sobre a Global Business Travel Association
A Global Business Travel Association (GBTA) é a principal organização comercial de viagens de negócios e reuniões do mundo, com sede na área de Washington, DC, com operações em seis continentes. Os mais de 9.000 membros da GBTA gerenciam anualmente mais de $345 bilhões em despesas globais com viagens de negócios e reuniões. A GBTA oferece educação, eventos, pesquisa, defesa e mídia de classe mundial para uma rede global crescente de mais de 28.000 profissionais de viagens e 125.000 contatos ativos. Para saber como as viagens de negócios impulsionam o crescimento duradouro dos negócios, visite www.gbta.org.

Sobre o HRS
HRS simplifica viagens de negócios. Gestores de viagens corporativas e viajantes de negócios em todo o mundo confiam na HRS para encontrar a melhor acomodação em hotel e simplificar todos os processos relacionados às suas viagens de negócios. Além da contratação de hotéis e da negociação de tarifas corporativas com hotéis, o HRS otimiza o pagamento sem papel de acomodações e reuniões em hotéis, bem como o processamento automatizado de faturas. Mais de 3.000 empresas multinacionais confiam no HRS; os clientes incluem várias empresas da Fortune 500, incluindo Google, Siemens, Alibaba, China Mobile e Volkswagen. Fundada na Alemanha em 1972, a HRS tem mais de 1.500 funcionários em 34 escritórios em todo o mundo. Mais informações em corporate.hrs.com.