Funcionários em toda a Europa preocupados com atrasos no reembolso de despesas   

Quinta-feira, 10 de novembro – Um novo estudo da SAP Concur descobriu que mais de metade (58%) dos funcionários em toda a Europa estão preocupados com o impacto dos atrasos nos reembolsos de despesas nas suas finanças pessoais. O "Gestão de despesas em tempos de inflação: como melhorar a experiência dos funcionários”O relatório analisa mais de perto o tema da inflação e descreve os desafios que as empresas enfrentam quando se trata de proporcionar uma boa experiência aos colaboradores, as consequências de errar e as ferramentas digitais que as empresas europeias estão a implementar para ajudar a enfrentar estes riscos no futuro. 

À medida que os trabalhadores sentem o aperto financeiro, os processos de despesas abaixo do ideal que foram anteriormente aceites podem tornar-se um ponto-chave de discórdia entre empregadores e empregados. De acordo com a pesquisa, 58% de funcionários também estão preocupados com a possibilidade de estarem perdendo financeiramente devido a despesas não reclamadas devido à falta de recibos ou ao esquecimento de entrega no prazo. Na verdade, quase metade dos funcionários (46%) afirmam que o processo de recuperação de despesas é tão difícil que não gastam quantias menores. 

Os responsáveis pela gestão de despesas também acreditam que a crise do custo de vida está a criar atritos no processo. 

• 37% dos tomadores de decisão de RH e finanças esperam ver funcionários alegando despesas fraudulentas para combater o impacto do aumento do custo de vida  
• 59% prevê gastar mais tempo revisando despesas para garantir que estejam em conformidade com suas políticas 
• 60% prevê auditorias cada vez mais rigorosas sobre suas despesas para garantir que estejam em conformidade com políticas ajustadas para refletir a inflação 
• 36% dizem que a situação econômica atual pode significar que as despesas dos funcionários serão pagas com atraso, fazendo com que os funcionários não consigam pagar as contas 

Além disso, o estudo concluiu que existe uma necessidade clara de uma mudança nos processos e políticas que envolvem a gestão de despesas, para melhor apoiar os funcionários no meio da situação económica turbulenta. De acordo com o questionário: 

• 51% dos tomadores de decisão de finanças e RH acreditam que dependem de muitos processos manuais que não são adequados para o novo ambiente de trabalho híbrido  
• Este é um problema que é agravado em organizações de média dimensão (55%), mas metade (50%) das grandes organizações (mais de 1000 funcionários) também o citam como um problema. O problema está presente apenas em menos de metade das pequenas empresas (45%). 
• Os funcionários desejam receber feedback sobre o processo de gerenciamento de despesas, mas muitos não têm a oportunidade de fazê-lo. 47% dos tomadores de decisão de finanças e RH dizem que, para simplificar o gerenciamento de despesas, deveriam pedir sugestões aos funcionários sobre maneiras de melhorar o processo. 
• Embora 79% dos funcionários afirmem que sua empresa realiza iniciativas de feedback para medir a satisfação com processos como recuperação de despesas, apenas 27% relatam que isso acontece com frequência. 

Pierre-Emmanuel Tetaz, vice-presidente sênior da EMEA e gerente geral da SAP Concur, explica: 

“É claro que a evolução da situação económica está a colocar as questões de gestão de despesas no centro das atenções. As empresas procuram reduzir as ineficiências para garantir que oferecem os melhores serviços aos funcionários, enquanto os funcionários se preocupam com a velocidade com que os processos existentes podem suportar as suas novas necessidades. 

As consequências para as equipes financeiras e de RH de não fazer isso da maneira certa não devem ser subestimadas. Nossa pesquisa descobriu que mais de um terço dessas equipes – 36% – acredita que sua organização não tem visibilidade em tempo real sobre o que está sendo gasto e que terão uma surpresa desagradável, como ultrapassar o orçamento depois que todas as despesas forem reivindicadas. 

Para enfrentar estes desafios, as equipas financeiras e de RH precisam de implementar novas tecnologias, como IA e ferramentas de automação, para ajudar a administrar a gestão de despesas. Ao mesmo tempo, garantir a transparência e a comunicação aberta é crucial para que os funcionários compreendam e naveguem no processo – ajudando a melhorar a sua experiência com o seu empregador nestes tempos difíceis.” 

O relatório “Gerenciamento de despesas em tempos de inflação: como melhorar a experiência dos funcionários” baseia-se nas opiniões de 2.500 funcionários que viajam regularmente a trabalho, bem como de 750 tomadores de decisões financeiras e 750 tomadores de decisões de RH nas empresas. A pesquisa foi realizada em França, Alemanha, Áustria, Itália, Benelux, países nórdicos, Espanha e Reino Unido, por Coleman Parkes, em julho e agosto de 2022. 

Nota aos editores: para obter mais informações sobre as conclusões do relatório “Gerenciamento de despesas em tempos de inflação: como melhorar a experiência dos funcionários”, entre em contato com Alistair.ket@sap.com.