Colaboração da equipe de marketing e planejamento de eventos muito valorizada para a criação de eventos de sucesso

Alexandria, VA (4 de outubro de 2016) – Metade (49%) dos planejadores de eventos surpreendentemente relatam que os departamentos de marketing de suas respectivas empresas estão sempre ou frequentemente envolvidos no planejamento e execução de eventos, e uma esmagadora maioria encontra valor nesse tipo de parceria. Hoje, a Fundação GBTA, o braço de educação e pesquisa da Global Business Travel Association (GBTA), em parceria com a Cvent, divulgou uma nova pesquisa que explora a prevalência e os tipos de colaboração entre planejadores de eventos e departamentos de marketing.

“Como qualquer colaboração entre empresas, chegar a um bom relacionamento de trabalho muitas vezes vem com desafios ao longo do caminho, incluindo falta de comunicação, problemas de controle, restrições orçamentárias e atrasos”, disse Kate Vasiloff, Diretora de Pesquisa da Fundação GBTA. “Embora não haja um roteiro único para uma colaboração bem-sucedida entre as equipes de marketing e planejamento de eventos, estabelecer linhas de comunicação claras, demonstrar abertura a novas ideias e contabilizar o tempo e o dinheiro gastos é um bom ponto de partida.”

“Os eventos são essenciais para os resultados dos negócios, portanto, as funções de marketing e planejamento de eventos devem estar sincronizadas para garantir que os eventos atinjam as metas do departamento de marketing”, disse Stacey Fontenot, vice-presidente de marketing de plataforma. “Os profissionais de marketing business-to-business dependem muito de eventos, para que os planejadores de eventos possam criar um valor comercial significativo colaborando com seus pares de marketing, elevando a importância da equipe de planejamento de eventos dentro de uma organização.”

Mais da metade (53%) dos planejadores de eventos acham que definir objetivos para apoiar as metas gerais de negócios é o fator mais importante a ser considerado ao planejar uma reunião ou evento. Esta é uma área em que os planejadores de eventos se destacam e estão bem equipados para lidar. O design e o conteúdo de uma reunião ou evento, muitas vezes menos familiar para os planejadores de eventos, podem ser igualmente vitais para seu sucesso geral. É aqui que a colaboração entre departamentos entra em ação e pode ajudar as empresas a aumentar o sucesso de suas reuniões e eventos.

Quando você analisa as oportunidades de colaboração, atualmente o nível mais alto de colaboração (59%) está relacionado à comunicação por e-mail. Durante os estágios de planejamento do evento, as equipes de marketing e os planejadores de eventos frequentemente trabalham juntos para determinar o tema do evento (49%), logotipo (49%) e esquema de cores (37%). A maioria continua a trabalhar em conjunto no local com sinalização (54%), mas a colaboração diminui quando se trata de comunicações pós-evento (41%) e do debrief do evento (33%), mostrando oportunidades para continuar a colaboração para determinar o sucesso do evento .

Os desafios identificados entre os que atualmente colaboram entre os departamentos incluem falta de comunicação (43%), problemas de controle entre departamentos (42%) e restrições orçamentárias (41%). Os entrevistados compartilharam as melhores práticas para enfrentar esses desafios, como identificar uma pessoa de cada departamento para servir como principal ponto de contato e formalizar uma parceria entre os departamentos com a adesão da liderança. Para melhores propósitos de orçamento, os planejadores recomendaram rastrear os gastos com reuniões e eventos, incluindo esforços de marketing, para entender melhor o grande volume de recursos que entram em um evento.

Metodologia: Este estudo é baseado em 10 entrevistas individuais em profundidade por telefone com indivíduos com responsabilidades de planejamento de eventos de grande escala que residem e trabalham na América do Norte. Além disso, uma pesquisa online complementar com 157 compradores de viagens na América do Norte que têm algum nível de envolvimento no planejamento ou supervisão de reuniões ou eventos para sua organização foi realizada em fevereiro.

Leia o relatório completo: O estudo, Colaboração entre departamentos: quando o planejamento de eventos encontra o marketing, está disponível gratuitamente exclusivamente para membros do GBTA clicando aqui e não membros podem adquirir o relatório através da Fundação GBTA enviando um e-mail para pyachnes@gbtafoundation.org .

Saiba mais: Um webinar com especialistas do setor da Cvent e da GBTA Foundation discutirá com que frequência as equipes de marketing e eventos colaboram para planejar e executar eventos, o valor da colaboração e as melhores práticas. Dê um mergulho mais profundo nesta pesquisa em 6 de outubro às 14h ET.

Sobre a Cvent
A Cvent, Inc. (NYSE: CVT) é uma empresa líder em gerenciamento de eventos corporativos baseada em nuvem, com aproximadamente 16.000 clientes e 2.000 funcionários em todo o mundo. A Cvent oferece soluções de software para planejadores de eventos para registro de eventos online, seleção de locais, gerenciamento de eventos, aplicativos móveis para eventos, e-mail marketing e pesquisas na web. A Cvent fornece aos hoteleiros uma plataforma integrada, permitindo que as propriedades aumentem a demanda de negócios do grupo por meio de publicidade direcionada e melhorem a conversão por meio de soluções proprietárias de gerenciamento de demanda e inteligência de negócios. As soluções da Cvent otimizam toda a cadeia de valor de gerenciamento de eventos e permitem que clientes em todo o mundo gerenciem centenas de milhares de reuniões e eventos. Para obter mais informações, visite www.cvent.com ou conecte-se conosco no Facebook, Twitter ou LinkedIn.

Sobre a Fundação GBTA
A GBTA Foundation é a fundação de educação e pesquisa da Global Business Travel Association (GBTA), a principal organização comercial de viagens de negócios e reuniões do mundo, com sede na área de Washington, DC, com operações em seis continentes. Coletivamente, os mais de 8.000 membros do GBTA gerenciam mais de $345 bilhões de despesas globais com viagens de negócios e reuniões anualmente. A GBTA fornece à sua crescente rede de mais de 28.000 profissionais de viagens e 125.000 contatos ativos com educação, eventos, pesquisa, advocacia e mídia de classe mundial. A Fundação foi criada em 1997 para apoiar os membros da GBTA e a indústria como um todo. Como a principal fundação de educação e pesquisa no setor de viagens de negócios, a GBTA Foundation busca financiar iniciativas para promover a profissão de viagens de negócios. A Fundação GBTA é uma organização sem fins lucrativos 501(c)(3). Para obter mais informações, consulte gbta.org e gbta.org/foundation.