Novo estudo identifica as perspectivas dos viajantes de negócios sobre as políticas de viagens da empresa, conformidade e comodidades valiosas

Quatro em cada cinco viajantes a negócios relatam que a política de viagens da empresa tem maior impacto nas decisões de reserva

Frankfurt, Alemanha (15 de novembro de 2016) – Quatro em cada cinco (79 por cento) viajantes de negócios relatam que a política de viagens da sua empresa tem o maior impacto na sua decisão ao reservar viagens para trabalho, à frente da conveniência (71 por cento) e do custo (70 por cento) , de acordo com um novo relatório divulgado hoje pela Fundação GBTA em parceria com o HRS. Políticas flexíveis de alteração (58%) e cancelamento (56%) também são importantes, e metade afirma que os relatórios automatizados de despesas (52%) e a adesão a um programa de fidelidade ou recompensas (50%) também desempenham um papel importante.

O relatório, Travel Policy Communication: Understanding Disconnects and Increasing Compliance, também revela que o e-mail é a forma mais frequente (49%) e mais desejada (56%) de comunicação da política de viagens da empresa aos viajantes.

No entanto, uma abordagem única não é a resposta, pois é importante compreender a empresa, a sua demografia e cultura. Inesperadamente, a maioria dos Millennials (18-34) prefere aprender sobre as políticas da empresa numa reunião presencial (51 por cento). Provavelmente, isso ocorre porque eles são mais novos no mercado de trabalho e nas viagens de negócios e preferem um briefing mais detalhado com a oportunidade de fazer perguntas. Aqueles da Geração X (35-54) e Baby Boomers (55+) provavelmente já estão mais familiarizados com a política de viagens da empresa, preferem métodos eletrônicos como e-mail (52% e 69%, respectivamente) e postagens na intranet da empresa (47% e 53%, respectivamente). ).

Também existem diferenças regionais. Os europeus têm uma preferência ligeiramente mais forte do que os seus homólogos norte-americanos pelo e-mail como método ideal para comunicar a política de viagens (60% vs. 53%) e uma preferência muito mais forte pela utilização da Intranet da empresa (51% vs. 34%). Por outro lado, o manual do funcionário é utilizado em quase metade das empresas norte-americanas (49 por cento), mas apenas em menos de um terço (29 por cento) das empresas europeias.

“Embora o relato do profissional de viagens possa ser mais confiável para determinar como a política de viagens é comunicada, o que importa é a percepção e a lembrança do viajante, uma vez que suas ações podem ter o dever de diligência e implicações de custos para a empresa”, disse Kate Vasiloff, diretora de serviços da Fundação GBTA. pesquisar. “Não é a falta de desejo ou vontade de seguir as diretrizes da empresa que leva a reservas fora da política, é a falta de compreensão causada por uma falha na comunicação entre os profissionais de viagens e o viajante.”

“Os resultados do estudo mostram que os viajantes querem fazer a coisa certa. Comunicar a política de viagens através dos canais certos, no momento certo e ouvir o feedback dos seus viajantes é fundamental. Os resultados também destacam que a conveniência e a facilidade de uso são cruciais para manter os viajantes corporativos em conformidade com o programa de viagens, disse Tobias Ragge, CEO da HRS. “Isso vai além da usabilidade de ferramentas individuais. Um programa de viagens que atenda às necessidades dos viajantes é a base, mas as empresas precisam levar em conta todo o processo de ponta a ponta para fornecer valor adicional aos seus viajantes. Desde o processo de pesquisa e reserva até soluções abrangentes de pagamento automatizado e despesas.”

Ao comparar os resultados com um estudo anterior da Fundação GBTA que examinou as formas como os profissionais de viagens comunicam a sua política de viagens e o sucesso destes esforços, este relatório encontrou diferenças significativas entre as percepções e recordações dos viajantes de negócios e dos profissionais de viagens:

De acordo com os profissionais de viagens, metade (54 por cento) realiza reuniões presenciais para comunicar a política de viagens, mas os viajantes têm uma impressão diferente (20 por cento).
Existem enormes disparidades entre a frequência com que os profissionais de viagens pensam que os seus viajantes utilizam canais de reserva aprovados para organizar voos (90%) e aluguer de automóveis (81%) e o que os viajantes de negócios estão realmente a fazer (63% e 57%, respetivamente).
A importância de colmatar esta lacuna torna-se cada vez mais clara quando se trata de viagens para locais de alto risco. Um em cada seis viajantes de negócios afirma não receber qualquer informação adicional antes de se deslocar para áreas de alto risco – um claro factor de risco, considerando o dever de diligência da empresa.
Embora exista tecnologia disponível para alertar os viajantes de negócios sobre reservas fora da apólice, um em cada cinco (20%) afirma que nunca recebe este tipo de alertas.

Comodidades valiosas
Uma responsabilidade importante para os profissionais de viagens envolve a negociação de serviços e comodidades mais valorizados e relevantes para os seus viajantes em contratos aéreos, hoteleiros e terrestres da forma mais rentável possível. No entanto, esses complementos significam muito pouco se o viajante não tiver conhecimento dos benefícios incluídos. O estudo mostrou que existem grandes lacunas entre as comodidades valorizadas pelos viajantes e o que eles realmente utilizam; uso de comodidades pelos viajantes e com que frequência isso é incluído nos contratos; e a frequência com que os viajantes são reembolsados por comodidades ou despesas acessórias que já foram incluídas em acordos pré-negociados.

Metodologia
O estudo é baseado em uma pesquisa on-line com 492 viajantes de negócios norte-americanos (50%) e europeus (50%), todos empregados de uma empresa, que devem aderir à política de viagens ou às diretrizes declaradas da empresa e que viajaram pelo menos quatro vezes. vezes no ano passado para os negócios. A pesquisa foi realizada de 26 de maio a 14 de junho de 2016.

Mais Informações
O relatório Comunicação sobre política de viagens: Compreendendo as desconexões e aumentando a conformidade está disponível exclusivamente para membros do GBTA clicando aqui e os não-membros podem adquirir o relatório através da Fundação GBTA enviando um e-mail para pyachnes@gbtafoundation.org. Os resultados do estudo serão apresentados hoje em uma sessão Center Stage durante a Conferência GBTA 2016 em Frankfurt, em parceria com a VDR.

Além disso, no dia 8 de dezembro, às 10h (horário do leste dos EUA), especialistas do HRS e da Fundação GBTA discutirão os resultados do estudo em um webinar gratuito.

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CONTATO:
Colleen Lerro Gallagher, +1 703-236-1133, cgallagher@gbta.org

Sobre a Fundação GBTA
A GBTA Foundation é a fundação de educação e pesquisa da Global Business Travel Association (GBTA), a principal organização comercial de viagens de negócios e reuniões do mundo, com sede na área de Washington, DC, com operações em seis continentes. Coletivamente, os mais de 9.000 membros do GBTA gerenciam mais de $345 bilhões de despesas globais com viagens e reuniões de negócios anualmente. A GBTA fornece à sua crescente rede de mais de 28.000 profissionais de viagens e 125.000 contatos ativos com educação, eventos, pesquisa, advocacia e mídia de classe mundial. A Fundação foi criada em 1997 para apoiar os membros da GBTA e a indústria como um todo. Como a principal fundação de educação e pesquisa no setor de viagens de negócios, a GBTA Foundation busca financiar iniciativas para promover a profissão de viagens de negócios. A Fundação GBTA é uma organização sem fins lucrativos 501(c)(3). Para obter mais informações, consulte gbta.org e gbta.org/foundation.