Novo whitepaper revela as melhores práticas para aumentar a eficiência com eRFPs

ALEXANDRIA, VA – 25 de junho de 2015 – O Comitê de Reuniões da Global Business Travel Association (GBTA) e o Grupo de Trabalho APEX (APEX) do Conselho da Indústria de Convenções (CIC) lançaram hoje um novo documento conjunto, Melhorando a Eficiência e Eficácia do eRFP para a Indústria de Reuniões. O whitepaper combina resultados de pesquisas complementares conduzidas pelos dois grupos em 2014, examinando o uso, motivadores e efeitos do eRFP para fornecer recomendações para melhorar o processo eRFP.

A GBTA realizou uma pesquisa online com 412 compradores, fornecedores e agências terceirizadas em março de 2014 que analisou o impacto dos eRFPs em compradores, terceiros e fornecedores. A pesquisa do CIC incluiu 20 entrevistas com indivíduos que representam uma seção transversal de planejadores que fornecem locais para eventos e foi conduzida por Terri Breining (Grupo Breining) e Mariela McIlwraith (Meeting Change).

O uso de Solicitações de Propostas eletrônicas (eRFPs) para fornecer hotéis e locais cresceu nos últimos anos. Este whitepaper conjunto se concentra nas tendências no uso de eRFP da perspectiva de todos os públicos envolvidos no processo de fornecimento, incluindo compradores corporativos/associados, hoteleiros, compradores terceirizados, empresas de gerenciamento de reuniões, empresas de tecnologia de reuniões e escritórios de convenções e visitantes. Embora isso tenha trazido muitos benefícios para o setor de reuniões, também traz desafios significativos devido ao alto volume de eRFPs emitidos, descritos no whitepaper.

“Os eRFPs são claramente uma ferramenta positiva para a indústria de reuniões, mas não há dúvida de que nos últimos anos seu uso em rápido crescimento criou desafios significativos”, disse Shimon Avish, membro do Comitê de Reuniões GBTA e diretor da Shimon Avish Consulting LLC. “Tivemos o prazer de trabalhar com o APEX Workgroup da CIC para criar este whitepaper identificando as próximas etapas para tornar o processo eRFP mais eficiente e eficaz em um esforço para continuar fortalecendo o setor de reuniões.”

O whitepaper revela várias práticas recomendadas emergentes para reduzir o número de eRFPs chegando ao mercado e aumentar a satisfação de todas as partes interessadas envolvidas no processo:

Educação – os profissionais de sourcing devem educar os compradores sobre os impactos da emissão excessiva de eRFPs, bem como os benefícios de ambas as pesquisas para garantir que os hotéis/locais apropriados sejam adquiridos e a importância de fornecer informações completas.
Processos – a adoção de templates padronizados e melhores comunicações estão entre as formas de melhorar os processos no tratamento de eRFPs.
Limites – os limites podem ser impostos por meio de política ou tecnologia para manter o número de eRFPs baixo.
Soluções Tecnológicas – a tecnologia pode ser usada para facilitar os processos de gerenciamento de leads para hotéis/locais.
Modelos alternativos de tecnologia – modelos alternativos podem reduzir a dependência de pagamentos de fornecedores para o sistema de tecnologia de reunião ou, em certos casos, podem permitir um sistema de reservas sem contato que elimina completamente a necessidade de um eRFP.

“Estamos gratos por poder reunir o trabalho e as conversas de dois grupos de trabalho independentes da indústria em um whitepaper que articula nossas questões e oportunidades coletivas”, disse Christine “Shimo” Shimasaki, CDME, CMP, presidente do grupo de trabalho APEX da CIC sobre eRFP e diretora administrativa do empowerMINT.com da DMAI. “Agora o trabalho real começa à medida que educamos compradores e vendedores e buscamos processos mais eficientes.”

Os profissionais do setor podem encontrar o white paper e recursos adicionais no site do CIC e no GBTA Hub.

CONTATO: Colleen Gallagher, +1 703-236-1133, cgallagher@gbta.org
Giselle-Marie Roig, +1 703-299-3404, giselle@epicprgroup.com

Sobre CIC
O Convention Industry Council (CIC) defende o valor econômico e social da profissão de reuniões e eventos. Nosso objetivo é promover uma forte indústria de reuniões, convenções e exposições. Um recurso para excelentes padrões e práticas dentro da indústria com mais de 30 organizações membros que representam mais de 103.500 indivíduos e 19.500 empresas e propriedades, conseguimos isso conectando pessoas, formando parcerias globais fortes, promovendo a excelência através de programas de certificação e acreditação e padrões voluntários e melhores práticas e promovendo a colaboração em questões da indústria e apoiando-as e divulgando-as ativamente. Visite Conventionindustry.org/ ou Conventionindustry.org/StandardsPractices/APEX/RequestsforProposals.aspx

Sobre a Fundação GBTA:
A Fundação GBTA é a fundação de educação e pesquisa da Global Business Travel Association (GBTA), a principal organização comercial de viagens de negócios e reuniões do mundo, com sede na área de Washington, DC, com operações em seis continentes. Coletivamente, os mais de 7.000 membros da GBTA gerenciam anualmente mais de $345 bilhões em despesas globais com viagens de negócios e reuniões. A GBTA fornece à sua rede crescente de mais de 28.000 profissionais de viagens e 125.000 contatos ativos com educação, eventos, pesquisa, defesa e mídia de classe mundial. A Fundação foi criada em 1997 para apoiar os membros da GBTA e a indústria como um todo. Como principal fundação de educação e pesquisa no setor de viagens de negócios, a Fundação GBTA busca financiar iniciativas para promover a profissão de viagens de negócios. A Fundação GBTA é uma organização sem fins lucrativos 501(c)(3). Para obter mais informações, consulte gbta.org e gbta.org/foundation.

Sobre a Global Business Travel Association
A Global Business Travel Association (GBTA) é a principal organização comercial de viagens de negócios e reuniões do mundo, com sede na área de Washington, DC, com operações em seis continentes. Os mais de 9.000 membros do GBTA gerenciam mais de $345 bilhões de despesas globais com viagens e reuniões de negócios anualmente. GBTA e a Fundação GBTA oferecem educação, eventos, pesquisa, advocacia e mídia de classe mundial para uma rede global crescente de mais de 28.000 profissionais de viagens e 125.000 contatos ativos. Para saber como as viagens de negócios impulsionam o crescimento duradouro dos negócios, gbta.org