Contas virtuais de uso único reduzem o risco, controlam os gastos e melhoram a conformidade

Todos os anos, as empresas gastam milhões de dólares em despesas de viagem através de vários métodos de pagamento. Embora os cartões corporativos, as Contas Centrais de Viagem (CTAs) e o cartão pessoal de um funcionário sejam atualmente os métodos de pagamento mais populares, alternativas, como pagamentos virtuais, para viagens corporativas estão surgindo como opções com menos controle inicial e visibilidade, como dinheiro avanços, estão caindo no esquecimento.

Um novo estudo da Fundação Global Business Travel Association (GBTA), Contas virtuais de uso único: estado da indústria, realizado em parceria com Banco dos EUA, identifica alguns motivos pelos quais os compradores e fornecedores de viagens gostam de contas virtuais descartáveis e explica o que impede uma adoção mais ampla.

Como funcionam as contas virtuais de uso único?
Pagamentos virtuais de uso único são números de conta exclusivos gerados para um fornecedor, valor de transação e/ou período de tempo específico. Na maioria dos casos, uma vez processada a transação, o número da conta não está mais ativo. Eles combinam a conveniência, aceitação e familiaridade dos cartões de crédito tradicionais com recursos aprimorados de segurança e controle.

Por que usar contas virtuais descartáveis?
Os compradores de viagens identificaram várias vantagens importantes do uso de pagamentos virtuais. Primeiro, o risco de fraude é reduzido graças à correspondência 1:1 entre o número da conta e o pagamento. Em segundo lugar, os pagamentos virtuais de utilização única melhoram o controlo sobre as despesas de viagem do pessoal externo à organização, como candidatos a entrevistas, prestadores de serviços ou consultores.

Além disso, as empresas podem optar por definir limites de gastos ou restringir o uso a fornecedores aprovados. Isto abre uma série de portas quando se trata de controlar os gastos com viagens de negócios e melhorar a conformidade com a política de viagens da empresa.

Outro benefício importante para os compradores de viagens surge na reconciliação de despesas. A compra e o pagamento são reconciliados eletronicamente, eliminando a tarefa demorada e cheia de erros de associar manualmente as despesas aos métodos de pagamento após o processamento da compra. Um pequeno grupo de compradores entrevistados relatou gastar apenas uma hora por semana reconciliando despesas feitas com contas virtuais descartáveis. Isso se compara a duas horas e meia gastas na reconciliação de despesas usando um CTA e duas horas para cartões corporativos.

Os fornecedores de viagens também veem um lado positivo no uso de contas virtuais descartáveis – principalmente, recebimento mais rápido de pagamentos e dados de pagamento aprimorados. É possivelmente por isso que atualmente há muito mais fornecedores aceitando pagamentos virtuais do que compradores que os utilizam.

O que impede a adoção generalizada dessas contas?
O principal problema relatado pelos compradores é a confusão no ponto de venda em fornecedores de viagens específicos, como hotéis. Os compradores também relatam que os fornecedores têm problemas para processar pagamentos e dizem que as contas virtuais descartáveis não são flexíveis o suficiente para acomodar cobranças incidentais. No entanto, isto pode ser menos uma limitação do método de pagamento e mais uma lacuna de conhecimento, uma vez que os limites da conta podem ser definidos para acomodar compras acessórias com base na política corporativa.

Há claramente uma lacuna educacional quando se trata do uso de contas virtuais descartáveis em viagens corporativas. Com metade dos compradores alegando pura falta de conhecimento sobre os benefícios, é provável que a educação sobre o produto seja a forma mais eficaz de aumentar o uso.

Também existe um pouco de situação do ovo e da galinha quando se trata desses tipos de pagamento. Os fornecedores citam a falta de demanda dos compradores como o principal motivo pelo qual não aceitam contas virtuais descartáveis. Os compradores citam a falta de aceitação do fornecedor como razão pela qual não buscam esta opção. Para que a utilização aumente, tanto os compradores como os fornecedores devem ser proactivos.

Finalmente, a consistência é fundamental. Tanto os compradores como os fornecedores mencionam a confusão e os desafios no ponto de venda como barreiras à utilização, especialmente no caso de fornecedores de viagens cujos preços são variáveis, como os hotéis. Isso provavelmente decorre de outro ponto problemático: não há um único aplicativo ou processo em todos os fornecedores. Sem uma prática unificada e igualmente aplicada, a confusão persistirá entre aqueles que tentam utilizar contas virtuais descartáveis.

Saiba mais na Convenção GBTA
Na terça-feira, 19 de julho, o Banco dos EUA patrocinará um sessão de educação no Academy Hall da GBTA no Centro de Convenções do Colorado, que se concentrará nos benefícios e barreiras dos pagamentos virtuais de uso único. Com base nos resultados desta pesquisa, a sessão reunirá compradores e hoteleiros para discutir as práticas atuais e trabalhar para identificar formas de minimizar as barreiras à aceitação e utilização. Participe desta sessão para saber se adicionar esta solução de pagamento às ofertas da sua empresa é ideal para você.