O Papel da Tecnologia no Planejamento de Eventos

Um novo estudo da Fundação GBTA revelou os recursos mais valorizados e desejados quando se trata de tecnologia de sourcing de sites. Realizado em parceria com a Lanyon, o estudo é divulgado hoje durante um Lanyon ao vivo sessão de descanso. O planejamento de reuniões e eventos começa muito antes de alguém pisar no local, é claro, e muitos fatores podem contribuir muito ou prejudicar o sucesso de um evento.

A maioria dos planejadores (57%) usa tecnologia ou software de gerenciamento de eventos ou reuniões ao planejar eventos e quase todos os que o fazem (96%) encontram valor no uso da tecnologia para gerenciar suas reuniões e eventos. Além disso, quase seis em cada dez (58 por cento) daqueles que não a utilizam atualmente vêem o potencial da tecnologia para melhorar os seus processos e programas.

“A tecnologia tornou mais fácil do que nunca ser um comprador inteligente”, disse Anthony Miller, Diretor de Marketing da Lanyon. “Isso acontece porque agora temos acesso a muitas informações atualizadas sobre quase tudo que compramos – desde cortinas até carros usados. Por que comprar um local para eventos deveria ser diferente? Se pudermos fornecer aos planejadores mais informações de alta qualidade, eles poderão escolher o local que melhor atenda às suas necessidades – em menos tempo e com menos contratempos.”

Decidindo onde hospedar um evento
A localização (27%) e o custo (26%) são os principais fatores na escolha de uma propriedade para sediar uma reunião ou evento. Como a tecnologia desempenha um papel na seleção de um local? Atualmente, apenas dois em cada cinco planejadores (43%) têm acesso à tecnologia que preenche automaticamente as especificações da cidade, incluindo tudo, desde a proximidade do local a outros hotéis, restaurantes e aeroportos, além de tarifas de hotéis, preços de alimentos e bebidas ou até mesmo as taxas de criminalidade de uma cidade. Metade dos planeadores que utilizam este tipo de tecnologia consideram muito valioso tomar decisões mais informadas, tal como o fariam 45% daqueles que não têm acesso a ela. Alguns planejadores até disseram que esse recurso estaria no topo de sua lista de desejos se criassem seu próprio produto de planejamento de reuniões e eventos.

Outra ferramenta valiosa ao selecionar uma cidade e local de evento seria um site estilo Yelp para planejadores de reuniões. No entanto, esta abordagem formalizada à consulta de especialistas da indústria só funcionaria com algumas ressalvas importantes, dizem os planeadores. O site precisaria ser limitado a planejadores experientes, preenchido com informações atualizadas e protegido dos olhos do fornecedor para ser visto como um recurso confiável e útil.

RFPs
Depois que a cidade é escolhida, as RFPs são frequentemente enviadas a vários locais para coletar informações adicionais antes de tomar uma decisão. Quatro em cada cinco (81 por cento) planejadores usam atualmente tecnologia que lhes permite enviar uma única RFP para várias propriedades e permite que as propriedades respondam diretamente à RFP dentro da plataforma para comparações fáceis – ambos recursos altamente valorizados. Sete em cada dez (70%) planejadores usam tecnologia para comparar detalhes de propriedades lado a lado e quase todos (88%) consideram esse recurso muito valioso.

Os planejadores também gostariam de poder acompanhar o preço de cada local, desde a proposta inicial até o preço final negociado, o que se torna muito útil quando as empresas enfatizam o controle do orçamento e a economia de custos.

Visitas ao local, preparação inicial e análise do evento
Os planejadores consideram as visitas ao local um aspecto inestimável do planejamento e do sucesso de reuniões e eventos; no entanto, muitos ainda adotam uma abordagem de baixa tecnologia para elas. Sete em cada dez (70 por cento) dizem que usam caneta e papel para registar informações recolhidas em visitas ao local. Embora muitos planejadores prefiram o método de caneta e papel, outros estão demonstrando interesse em passar a registrar eletronicamente as informações coletadas nas visitas ao local, incluindo a capacidade de registrar anotações ou fazer upload de fotos eletronicamente.

O planejamento e a comunicação não param após a escolha do local. Dois terços dos planejadores usam (63%) e valorizam (67%) tecnologia de planejamento de reuniões e eventos que permite a comunicação bidirecional com os fornecedores. Tornar este portal compatível com dispositivos móveis seria uma grande melhoria para muitos planejadores. Além disso, sete em cada dez planejadores usam tecnologia de reuniões e eventos para ajudá-los a carregar e rastrear informações orçamentárias ao longo do caminho, e embora apenas um terço (33%) tenha atualmente tecnologia que permite aos planejadores pesquisar seu local e fornecedores pós-evento, muitos manifestar interesse em ter esta opção como parte de sua tecnologia de gerenciamento de reuniões e eventos.

Qual é o próximo?
A educação é fundamental, pois muitos planejadores expressam frustração por não saberem onde ir para aprender sobre produtos no mercado que possam atender às suas necessidades específicas. Porém, com uma infinidade de tecnologia já disponível, é imperativo que os planejadores consultem as publicações comerciais do setor para aprender sobre os recursos mais recentes, participem de eventos do setor para ver as novas tecnologias em ação e conversem com seus colegas para aprender sobre as ofertas mais atuais.

Metodologia: Este estudo utilizou uma abordagem qualitativa e quantitativa. O lado qualitativo é baseado em nove entrevistas individuais e aprofundadas realizadas com indivíduos com responsabilidades significativas no planejamento de eventos. Eles ocorreram em abril e agosto de 2016. O lado quantitativo consistiu em uma pesquisa concluída por 94 indivíduos norte-americanos com responsabilidades de planejamento de eventos de médio (25-500 participantes) a grande escala (mais de 500 participantes) que eram pelo menos “um pouco envolvido” no planejamento ou supervisão de reuniões e eventos em sua empresa e “envolvido” ou “muito envolvido” no processo de sourcing do site. Esta pesquisa foi realizada entre 18 de maio e 2 de junho de 2016.

Leia o Relatório Completo: O estudo, Tecnologia de sourcing de sites: recursos valiosos e desejados, está disponível gratuitamente exclusivamente para membros GBTA por clicando aqui e não membros podem adquirir o relatório através da Fundação GBTA enviando um e-mail pyachnes@gbtafoundation.org. Ver um visualização gratuita da pesquisa agora.

Saber mais: Um webinar com especialistas do setor de Lanyon e da Fundação GBTA discutirá tendências e tecnologias quando se trata de fornecimento de locais. Dê um mergulho mais profundo nesta pesquisa em 10 de novembro às 14h (horário do leste dos EUA). O registro gratuito já está disponível.