O que todos os novatos em viagens gerenciadas devem saber

A gestão de viagens abrange uma variedade de players do setor: corporações sem fins lucrativos, hoteleiros, pequenas e médias empresas, companhias aéreas, empresas de gerenciamento de viagens, consolidadores de dados, consultores que atuam como uma ligação entre compradores e fornecedores – a lista continua.

Apesar da riqueza de informações disponíveis, mergulhar em viagens gerenciadas como um indivíduo com pouca ou nenhuma experiência certamente pode ser intimidante. A GBTA organizou recentemente um webinar no qual Mark Williams, da GoldSpring Consulting, forneceu uma visão geral sobre em que indivíduos novos em viagens gerenciadas devem concentrar seus esforços.

1. Determine sua estratégia

Primeiro, determine sua estratégia e práticas recomendadas no que diz respeito a cada elemento do gerenciamento do programa, como política de viagens, TMCs e OBTs, aéreo, hotel, pagamento e quaisquer recursos adicionais. Considere as seguintes perguntas: O que você precisa de uma perspectiva política? Que tipo de serviços você precisa de um TMC e qual TMC pode fornecer esses serviços? Qual companhia aérea é a mais adequada com base em seus padrões de viagem, requisitos e cultura corporativa? Que tipo de sistema de pagamento ajudaria?

2. Iniciar um Comitê

As empresas normalmente adotam uma abordagem de comitê para redigir e revisar uma política de viagens. O comitê idealmente seria composto por pelo menos cinco pessoas: um gerente de viagens, o funcionário responsável pelas contas a pagar, alguém que audita os relatórios de despesas, um representante de um departamento com alta atividade de viagens e uma pessoa de fora para orientar o processo.

3. Desenvolva uma política de viagens

A política de viagens é a base de qualquer programa de viagens. Sem uma política de viagem concisa ou bem escrita, seus viajantes não têm orientação ou direção. Para desenvolver uma política, primeiro determine quais são as práticas atuais de sua empresa e como você deseja que elas mudem. Além de ter termos claramente definidos, uma política de viagens deve ser executável, facilmente acessível aos viajantes e capaz de medir e rastrear a conformidade. Como o setor de viagens passa por mudanças frequentes, Williams enfatizou a importância de manter sua política atualizada e revisá-la pelo menos anualmente.

Uma vez que sua política esteja em vigor, você pode determinar quais relacionamentos fazem sentido do ponto de vista do fornecedor. Williams também aprofundou a importância dos TMCs e OBTs e ofereceu as melhores práticas para companhias aéreas, hotéis, pagamentos e muito mais.

Para uma visão mais aprofundada das viagens gerenciadas, os membros do GBTA podem ver o Strategy Bootcamp: O que todos os novatos em viagens gerenciadas devem saber na íntegra através do Hub. Estas sessões estão ao virar da esquina:

• Como criar um programa de pequenas reuniões que toda a sua empresa vai adorar (terça-feira, 5 de setembro – 14h ET)
• Misturando negócios e prazer: Entendendo a viagem Bleisure (quarta-feira, 6 de setembro - 14:00 ET)
• O impacto das viagens de negócios na economia dos EUA (quinta-feira, 7 de setembro - 14:00 ET)
• Risco de viagem e o valor da integração na tecnologia de ponta a ponta (quarta-feira, 13 de setembro - 14:00 ET)

A programação completa dos webinars está disponível aqui.