Quando o planejamento de eventos encontra o marketing

Metade (49%) dos planejadores de eventos relata que os departamentos de marketing de suas respectivas empresas estão sempre ou frequentemente envolvidos no planejamento e execução de eventos, e a esmagadora maioria encontra valor nesse tipo de parceria. Hoje, a Fundação GBTA, o braço de educação e pesquisa da Global Business Travel Association (GBTA), em parceria com a Cvent, divulgou uma nova pesquisa que explora a prevalência e os tipos de colaboração entre planejadores de eventos e departamentos de marketing.

Muitas organizações de todos os setores organizam eventos ou reuniões de grande escala que exigem horas de planejamento e coordenação. Embora essas responsabilidades possam recair nos ombros dos planejadores de eventos em tempo integral dentro de uma empresa, na maioria das vezes, um funcionário que usa muitos cargos, como um gerente de viagens, pode assumir isso.

“Os eventos são críticos para os resultados dos negócios, portanto, as funções de marketing e planejamento de eventos devem estar sincronizadas para garantir que os eventos atinjam as metas do departamento de marketing”, disse Stacey Fontenot, vice-presidente de marketing de plataforma da Cvent. “Os profissionais de marketing business-to-business dependem muito de eventos, para que os planejadores de eventos possam criar um valor comercial significativo colaborando com seus pares de marketing, elevando a importância da equipe de planejamento de eventos dentro de uma organização.”

Mais da metade (53%) dos planejadores de eventos acham que definir objetivos para apoiar as metas gerais de negócios é o fator mais importante a ser considerado ao planejar uma reunião ou evento. Esta é uma área em que os planejadores de eventos se destacam e estão bem equipados para lidar. O design e o conteúdo de uma reunião ou evento, muitas vezes menos familiar para os planejadores de eventos, podem ser igualmente vitais para seu sucesso geral. É aqui que a colaboração entre departamentos entra em ação e pode ajudar as empresas a aumentar o sucesso de suas reuniões e eventos.

Quando você analisa as oportunidades de colaboração, atualmente o nível mais alto de colaboração (59%) está relacionado à comunicação por e-mail. Durante os estágios de planejamento do evento, as equipes de marketing e os planejadores de eventos frequentemente trabalham juntos para determinar o tema do evento (49%), logotipo (49%) e esquema de cores (37%). A maioria continua a trabalhar em conjunto no local com sinalização (54%), mas a colaboração diminui quando se trata de comunicações pós-evento (41%) e do debrief do evento (33%), mostrando oportunidades para continuar a colaboração para determinar o sucesso do evento .

Como qualquer colaboração entre empresas, chegar a um bom relacionamento de trabalho geralmente traz desafios ao longo do caminho, incluindo falta de comunicação, problemas de controle, restrições orçamentárias e atrasos no cronograma. Embora não haja um roteiro único para uma colaboração bem-sucedida entre as equipes de marketing e planejamento de eventos, estabelecer linhas de comunicação claras, demonstrar abertura a novas ideias e contabilizar o tempo e o dinheiro gastos é um bom ponto de partida. Ao ter um alinhamento constante entre os programas de SMM (Strategic Meetings Management), equipes de marketing e comunicação, as empresas podem fornecer mensagens consistentes e manter a integridade de sua marca em todas as plataformas.

Metodologia: Este estudo é baseado em 10 entrevistas individuais e detalhadas por telefone com indivíduos com responsabilidades de planejamento de eventos de grande escala que residem e trabalham na América do Norte. Além disso, uma pesquisa online complementar com 157 compradores de viagens na América do Norte que têm algum nível de envolvimento no planejamento ou supervisão de reuniões ou eventos para sua organização foi realizada em fevereiro.

Leia o Relatório Completo: O estudo, Colaboração entre departamentos: quando o planejamento de eventos encontra o marketing, está disponível gratuitamente exclusivamente para membros GBTA por clicando aqui e não membros podem adquirir o relatório através da Fundação GBTA enviando um e-mail pyachnes@gbtafoundation.org.

Saber mais: Um webinar com especialistas do setor da Cvent e da GBTA Foundation discutirá com que frequência as equipes de marketing e eventos colaboram para planejar e executar eventos, o valor da colaboração e as melhores práticas. Mergulhe mais fundo nesta pesquisa em 6 de outubro às 14h ET. A inscrição gratuita já está disponível.