10 conseils sur le devoir de diligence du comité des risques de GBTA

La mission du comité des risques de GBTA est d'éduquer et d'informer GBTA et ses membres sur la nécessité d'intégrer la gestion des risques dans leurs programmes de voyages et de réunions à l'échelle mondiale. Dans le dernier numéro de Magazine mondial des voyages d'affaires, le comité a partagé ses meilleures pratiques en matière de devoir de diligence.

*Cette article paru à l'origine dans Magazine mondial des voyages d'affaires Volume Deux, Numéro Cinq.*

Les meilleures pratiques

Planifier. Planifier. Planifier.

Le comité des risques de la Global Business Travel Association propose des conseils sur le devoir de diligence basés sur des décennies d'expérience combinée.

1. Assurez-vous que votre organisation tierce de gestion des risques (iJet, iSOS, société TMC, etc.) peut fournir des services à tous les types de voyageurs (personnel, bénévoles et autres non-employés) et triez par groupe pour les besoins de déclaration et le suivi précis de divers groupes. Assurez-vous que tous les coûts sont fournis à l'avance et avant de conclure un contrat.

2. Instituer un plan d'intervention d'urgence pour les voyages internationaux, couvrant toutes les éventualités, y compris les actions militaires, les troubles politiques et les catastrophes naturelles. Il est de notre responsabilité - et de notre entreprise intelligente - de ramener chez eux en toute sécurité chaque employé et sous-traitant lorsque nous leur demandons de se rendre à l'étranger pour poursuivre la mission de l'entreprise. N'oubliez pas d'inclure vos principaux fournisseurs dans la conception du plan de votre entreprise.

3. Ayez un bon plan de communication mis en place pour vos voyageurs. Gardez-le simple et clair, donc si un voyage tourne mal, ils savent qui appeler pour quoi.

4. Éduquez vos voyageurs, par le biais de politiques, de communications de voyage intelligentes, de pages Web, d'alertes spéciales, etc.

5. Assurez-vous que les voyageurs comprennent leur propriété, en particulier si un voyage est reprogrammé ou si les compagnies aériennes prennent en charge leurs réservations de vol (soulignez qu'elles sont responsables de communiquer les modifications aux parties appropriées). La qualité des données réservées dont vous disposez pour votre programme de suivi des voyageurs dépend de l'intégrité de vos données. Les changements d'itinéraires lorsqu'ils ne sont pas communiqués au responsable des voyages peuvent handicaper la capacité d'être efficace.

6. Sortez des sentiers battus. Soyez prêt pour l'inattendu. Les voyages internationaux ne sont pas des affaires comme d'habitude. Il est important de rechercher les ressources disponibles en cas d'urgence, tout comme de conseiller aux voyageurs de revoir leur couverture d'assurance et les autres services dont ils pourraient avoir besoin afin de s'assurer qu'ils sont disponibles. La planification avant le voyage est essentielle.

7. Assurez-vous d'avoir le mode de paiement et les moyens financiers pour payer de gros volumes de billets, de chambres d'hôtel et de vols charters à tout moment en cas d'évacuation.

8. Ayez une approche d'équipe. En ce qui concerne la gestion des risques et le devoir de diligence, il est préférable d'impliquer toutes les parties prenantes, y compris les voyages, la sécurité, les RH, la haute direction et le personnel chargé des risques. Vous souhaitez également rechercher une solution intégrée qui englobe tous les besoins de vos voyageurs, tout en soulignant que chacun, de la haute direction aux employés qui voyagent, a des responsabilités de devoir de loyauté pour la sécurité et le bien-être des voyageurs.

9. Sollicitez les commentaires de vos voyageurs sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, de la gestion des réservations ouvertes à la possibilité de suivre leur voyage. Pendant que l'équipe travaille en interne, assurez-vous d'utiliser un fournisseur éprouvé qui peut répondre à vos besoins en matière de préparation médicale et de sécurité, de suivi, d'informations et d'analyse des menaces, de conseils et de réponse à vos voyageurs.

10. N'abandonnez pas ! Il faudra peut-être un certain temps pour convaincre la direction qu'un programme complet de gestion des risques liés aux voyages est absolument essentiel en fournissant des informations sur les cas réels et les coûts à d'autres organisations qui n'ont pas fourni d'obligation de diligence. Utilisez les ressources de gestion des risques GBTA (disponibles sur le Hub). Et rappelez-vous : un incident peut détruire une famille ou une organisation.